commit to user 68
Hasil wawancara yang lainnya oleh staf Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
adalah sebagai berikut : ” Hal-hal yang menyebabkan Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta belum pernah mengadakan kegiatan penyusutan arsip diantaranya :
a.
Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk menangani arsip. Hal ini menyebabkan kurangnya perhatian
terhadap keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya untuk dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat
berupa keterbatasan waktu yang dimiliki.
b. Pegawai yang menangani arsip merupakan pegawai yang tidak
khusus, jadi para pegawai tersebut harus menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya sesuai
dengan bidang masing-masing sehingga mereka tidak tahu arsip mana yang harus disusutkan ”.
Wawancara 6 April 2010.
4. Fasilitas kearsipan
Fasilitas merupakan peralatan atau perlengkapan yang digunakan dalam proses penyelesaian suatu pekerjaan. Suatu pekerjaan tidak akan
selesai tanpa adanya fasilitas yang memadai. Fasilitas kearsipan merupakan salah satu faktor pendukung dari kelancaran kegiatan
kearsipan. Fasilitas kearsipan yang tersedia di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
a. Alat-alat kearsipan
1. Alat penerimaan surat
· Meja, adalah fasilitas yang sangat sederhana di mana setiap
arsip yang masuk langsung ditempatkan pada meja pegawai yang bertugas menyortir surat masuk.
· Alat pelubang kertas, yaitu alat yang digunakan untuk
melubangi kertas setelah arsip tersebut dimasukkan ke dalam folder.
· Steples, yaitu alat untuk menjepit kertas agar terlihat rapi.
commit to user 69
· Rak surat, alat yang digunakan untuk meletakkan surat
yang sudah disortir. ·
Gunting, alat yang digunakan untuk membuka sampul surat agar isi surat tersebut tidak rusak.
2. Alat penyimpanan arsip
· Folder, yaitu alat yang digunakan untuk tempat arsip.
Folder mempunyai tab untuk tempat kode dan indeks atau title.
· Guide, yaitu sekat atau alat yang digunakan sebagai batas
petunjuk antara pokok masalah dengan rinciannya. ·
Rak arsip, yaitu alat yang digunakan untuk menyimpan arsip yang seukuran surat.
· Filling cabinet, yaitu alat yang berfungsi untuk menyimpan
arsip yang berbentuk segi empat panjang dan terbuat dari bahan metal dengan laci yang beraneka ragam seperti 2 laci
atau 4 laci. 3.
Alat korespodensi Adalah alat-alat yang digunakan untuk melaksanakan
korespodensi atau surat-menyurat. Alat-alat korespodensi yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta antara lain : ·
Kertas, adalah material tata usaha yang berbentuk lembaran untuk keperluan tulis-menulis serta mencetak naskah surat
dinas. Kertas yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah ukuran folio.
· Stempel atau cap dinas, alat yang digunakan untuk
menyetempel naskah surat dinas dan jumlahnya hanya ada 1 satu buah.
· Buku agenda, buku agenda yang ada di Dinas Perindustrian
dan Perdagangan Kota Surakarta adalah buku agenda surat masuk, buku agenda surat keluar, buku agenda undangan,
commit to user 70
dan buku agenda ekspedisi. Buku agenda ekspedisi terdiri dari 4 empat macam yaitu buku ekspedisi sekretariat,
buku ekspedisi perindustrian, buku ekspedisi perdagangan dan buku ekspedisi pengawasan dan perlindungan
konsumen. ·
Mesik ketik manual, alat yang digunakan untuk mengetik surat atau arsip yang jumlahnya ada 6 enam buah.
· Komputer, sebagai alat elektronik yang dapat menerima
data, mengolah data, melaksanakan perhitungan aritmatika dan bermacam-macam kegunaan lainnya. Untuk fasilitas
komputer ini terdapat 14 empat belas unit, yang salah satunya adalah laptop.
Berdasarkan uraian di atas berarti fasilitas kearsipan yang terdapat di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota
Surakarta sudah baik sehingga dapat memenuhi kebutuhan pelaksanaan pekerjaan dan dapat memperlancar jalannya
pekerjaan. b.
Ruang kearsipan Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta sudah
terdapat ruang khusus untuk tempat penyimpanan arsip yaitu di gudang dengan luas ruangan 5x4 m
2
yang letaknya terpisah dengan ruang kerja. Dalam pengelolaan ruang kearsipan itu sendiri, Dinas
Perindustrian dan
Perdagangan Kota
Surakarta sudah
memperhatikan mengenai faktor cahaya, udara, warna dan kebersihan ruangan.
1. Mengenai cahaya
Sebagian dinding terbuat dari kaca sehingga cahaya matahari dapat masuk dan menerangi hampir seluruh ruangan.
Sedangkan untuk lampu hanya digunakan pada waktu malam hari atau dalam keadaan cuaca mendung sehingga ruangan
tidak menjadi gelap.
commit to user 71
2. Mengenai udara
Ventilasi dan jendela sudah cukup sehingga sirkulasi udara berjalan lancar dan ruangan tidak menjadi pengap dan lembab.
3. Mengenai warna
Warna atau cat pada dinding gudang kantor sebagian besar adalah warna putih kecoklatan atau krem yang dapat
memberikan kesan bersih dan sejuk. 4.
Mengenai kebersihan ruangan Mengenai kebersihan ruangan yang selama ini dilakukan
oleh pegawai Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah dengan menyapu lantai dan membersihkan
tempat penyimpanan arsip seperti almari, filling cabinet dan rak-rak arsip dari segala debu dan kotoran. Sedangkan untuk
pemeliharaan dan pengamanan arsip yang dilakukan adalah dengan memberikan kapur barus yang dimasukkan ke dalam
almari penyimpanan arsip. Selain itu, pegawai juga selalu mengecek keadaan di dalam gudang. Hal ini dilakukan agar
arsip-arsip yang ada tetap terpelihara dengan baik.
5. Pegawai kearsipan
