commit to user 20
3. Penyusutan arsip
Pada setiap unit yang ada di dalam suatu organisasi tentunya memiliki arsip. Arsip-arsip tersebut akan selalu bertambah dan
berkembang sejalan dengan perkembangan organisasi tersebut. Tidak semua arsip itu mempunyai nilai guna yang abadi dan harus disimpan
untuk selama-lamanya. Arsip-arsip yang sudah tidak berguna lagi harus dimusnahkan, karena jika tetap disimpan maka akan
menimbulkan masalah yaitu terjadinya pemborosan tenaga, ruang dan biaya dalam perawatannya.
Sebagian besar masalah yang sering muncul dan dihadapi oleh setiap organisasi adalah kurangnya ruang penyimpanan. Dengan
demikian tidak semua arsip harus disimpan secara terus-menerus tetapi harus disusutkan dan ada yang dimusnahkan sesuai dengan
jangka waktu penyimpanan yang telah ditetapkan oleh organisasi. Seperti yang dikemukakan oleh A. W. Widjaja 1986 : 180 yang
mengatakan bahwa penyingkiran atau penyusutan arsip dapat berupa pemindahan arsip dari tempat arsip aktif ke tempat arsip pasif dan
pemusnahan arsip pasif yang benar-benar sudah tidak memiliki nilai guna sama sekali.
Dalam Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip, yang dimaksud dengan penyusutan dalam buku Ig.
Wursanto 1995 : 208 adalah : 1.
Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam lingkungan Lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan
Pemerintah masing-masing.
2. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang
berlaku. 3.
Menyerahkan arsip-arsip statis oleh Unit Kearsipan kepada Arsip Nasional.
a Pemindahan arsip
Dengan demikian dalam penyimpanan arsip terdapat 2 dua kegiatan pokok yaitu pemindahan dan pemusnahan arsip.
commit to user 21
Dalam kegiatan pemindahan arsip dilakukan dari tempat penyimpanannya untuk arsip aktif ke arsip inaktif. Meskipun
disebut dengan arsip inaktif, tetapi dalam jenis arsip ini masih ada yang masih digunakan tetapi sebagian lagi sudah benar-benar tidak
dipergunakan lagi bagi organisasi. Untuk arsip inaktif yang masih diperlukan, maka sebaiknya dilakukan penyingkiran untuk
sementara atau dipisahkan dari arsip aktif, sedangkan arsip inaktif yang memang sudah tidak bermanfaat langsung dimusnahkan.
Dalam pemindahan arsip ini, prinsip yang harus dipegang seperti yang dikemukakan oleh Zulkifli Amsyah 1998 : 212
adalah : 1.
Apabila kantor tidak mempunyai unit sentral arsip, maka arsip inaktif hanya dipisahkan letaknya dari arsip aktif.
2. Untuk kantor yang mempunyai unit sentral arsip, maka
pemindahan berarti berpindah tempat dan pengawasan dari unit ke unit sentral arsip.
Dengan demikian, petugas harus membuat : a.
Berita acara pemindahan arsip yang ditandatangani oleh pihak yang menyerahkan dan pihak yang menerima. Berita
acara ini adalah surat keterangan timbang terima penyerahan arsip sebagai bagian dari prosedur pemindahan arsip.
b. Daftar jenis arsip yang diserahkan.
b Penyusutan arsip
Keuntungan dengan dilakukannya pemindahan dan pemusnahan menurut Zulkifli Amsyah 1998 : 211 sebagai berikut
: 1.
Penghematan penggunaan ruangan kantor. 2.
Penghematan pemakaian peralatan dan perlengkapan kearsipan. 3.
Tempat arsip yang agak longgar akan memudahkan petugas bekerja dengan arsip.
Salah satu langkah yang harus dipenuhi atau ditempuh dalam
melakukan penyusutan
arsip adalah
menentukan penggolongan warkat. Penggolongan warkat menurut A.W.
Widjaja 1986 : 181 adalah sebagai berikut :
commit to user 22
a. Menurut John Cameroon Aspley ada 4 empat macam
golongan warkat yaitu : 1.
Vital Record
warkat sangat penting. 2.
Important Record
warkat penting. 3.
Useful Record
warkat berguna. 4.
Nomessontial
warkat tidak penting. b.
Menurut GR. Terry membaginya menjadi 4 empat golongan, yaitu :
1.
Nonessential
warkat tidak penting. 2.
Helpful
warkat berguna. 3.
Important
warkat penting. 4.
Vital
warkat sangat penting. Dalam
rangka penyusutan
arsip biasanya
kantor membentuk tim khusus dan dibuatkan Jadwal Retensi Arsip. Tim
ini mula-mula membentuk dan memilah-milah nilai guna arsip yang sudah layak untuk dimusnahkan. Ketentuan dalam
menentukan nilai sesuatu jenis arsip tergantung dari organisasi masing-masing yang disesuaikan dengan bidang kerja, kebutuhan,
ciri khusus dari organisasi tersebut. Adapun yang dimaksud dengan Jadwal Retensi Arsip
menurut Basir Barthos 1990 : 103 adalah daftar yang berisi tentang jangka waktu penyimpanan arsip yang dipergunakan
sebagai pedoman
penyusutan arsip.
Sedangkan dalam
pelaksanaannya, pemusnahan arsip didasarkan pada ketentuan seperti yang dikemukakan oleh Ig. Wursanto 1995 : 222 yaitu
sebagai berikut : 1.
Harus dibuatkan daftar secara lengkap tentang arsip-arsip yang akan dimusnahkan itu. Daftar tersebut berisi :
a. Nama instansi atau departemen yang akan memusnahkan
arsip. b.
Kode dan pokok masalah. c.
Kode dan masalah. d.
Jenis fisik arsip. e.
Tanggal, bulan dan tahun berkas yang bersangkutan. f.
Jumlah berkas. 2.
Perumusan arsip baru disertai Berita Acara Pemusnahan Arsip.
commit to user 23
4. Fasilitas Kearsipan
Kategori