commit to user 1
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Kearsipan yang teratur dan tertib adalah alat informasi dan referensi dasar yang sistematik yang modelnya dapat membantu pimpinan
dalam mengambil keputusan serta mengambil langkah tertentu dalam rangka menunjang pelaksanaan tugas pokok. Suatu organisasi dalam
mencapai tujuan harus memperhatikan pengelolaan yang menyangkut segala macam kegiatan organisasinya. Salah satu inti dari pengelolaan itu
adalah kearsipan. Kearsipan merupakan jembatan bagi semua administrasi dalam suatu organisasi dan merupakan tumpuan dari semua pusat ingatan
dari segala macam kegiatan. Tanpa adanya arsip yang disempurnakan menjadi dokumen tidak mungkin akan adanya penulisan sejarah dan
penulisan buku-buku ilmiah lainnya. Arsip record yang dalam istilah Indonesia ada yang menyebutnya
sebagai ” warkat ”, menurut Basir Barthos 1990 : 1 pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik dalam bentuk
gambar maupun bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu objek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang
untuk membantu daya ingatan orang itu pula. Administrasi kearsipan memegang peranan yang sangat penting
bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai pusat ingatan dan sumber informasi dalam rangka melakukan kegiatan perencanaan,
penganalisaan, perumusan kebijakan, pengambilan keputusan, pembuatan laporan, penilaian, pengendalian dan pertanggungjawaban secepat-
cepatnya. Dengan adanya administrasi kearsipan yang baik maka akan
mencapai pencapaian tujuan dari masing-masing organisasi yang bersangkutan. Hal ini menjadikan administrasi kearsipan sebagai salah
1
commit to user 2
satu bagian yang paling penting untuk diperhatikan pelaksanaannya di setiap instansi atau organisasi yang bersangkutan.
Administrasi kearsipan sangatlah penting bagi seorang pimpinan dalam mengambil suatu keputusan serta mengambil langkah tindakan
tertentu untuk menunjang pelaksanaan tugas-tugas pokoknya dan penting bagi seorang petugas arsip untuk dapat mengingat semua catatan dan
dokumen secara lengkap. Oleh karena itu, suatu kantor dalam mengelola kearsipannya harus memperhatikan sistem kearsipan yang sesuai dengan
keadaan organisasinya dalam mencapai tujuannya. Efektivitas pengelolaan kearsipan pada suatu kantor dipengaruhi pula oleh pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan, sarana atau fasilitas yang dipergunakan dalam membantu pengelolaan arsip dan dana yang tersedia untuk pemeliharaan
arsip tersebut. Fungsi arsip sebagai ingatan, pusat informasi dan sumber sejarah perlu dikelola dengan baik agar dapat memperlancar seluruh
kegiatan dan proses pekerjaan kantor yang berhasil guna dan berdaya guna. Dalam hal ini, unit kearsipan harus senantiasa siap untuk
memberikan pelayanan informasi yang akurat dalam memecahkan masalah administrasi pada umumnya dan dalam manajemen kearsipan pada
khususnya. Untuk dapat mengemban tugas seperti ini, pegawai yang bekerja
pada unit kearsipan tentunya ditunjang oleh faktor kemauan terhadap pekerjaannya tersebut. Di samping itu tanggung jawab terhadap pekerjaan
yang diberikan harus dijalankan dengan sebaik-baiknya. Namun pada kenyataannya, sebagian pegawai masih enggan untuk menerima tugas-
tugas kearsipan karena mereka memandang bahwa unit kearsipan pada setiap kantor adalah tempat yang membosankan. Adanya pandangan yang
seperti ini menunjukkan bahwa pegawai tersebut kurang menyadari akan pentingnya pengelolaan arsip dalam suatu kantor dalam menunjang
efektivitas suatu pekerjaan. Pemikiran-pemikiran seperti inilah yang harus dihindari dan sebaiknya ditanamkan rasa cinta terhadap arsip sehingga
manusia sebagai faktor penentu dalam pengelolaan kearsipan yang
commit to user 3
berdaya guna dan berhasil guna dapat tercapai dengan baik. Juga harus diakui bahwa sampai saat ini masih ada organisasi atau kantor yang belum
menunjukkan pengembangan di bidang kearsipan sehingga proses kegiatan administrasinya kurang begitu lancar. Parahnya lagi, ini tidak
dijadikan sebagai hal yang penting untuk dibenahi. Keperluan akan pengelolaan arsip yang baik dan benar sangat diharapkan oleh organisasi
dalam menunjang efektivitas kerja dan kelancaran administrasi perkantoran.
Dalam pasal 3 Undang-undang No. 7 Tahun 1971 dirumuskan bahwa tujuan kearsipan adalah untuk menjamin keselamatan bahan
pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan
pertanggungjawaban tersebut bagi kegiatan pemerintahan. Dalam pengertian tersebut nampak bahwa arti penting arsip
mempunyai jangkauan yang sangat luas, yaitu sebagai alat bantu daya ingat manusia dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan. Serta
melihat pengertian dan peranan kearsipan seperti tersebut di atas, maka perlu diusahakan peningkatan dan penyempurnaan kearsipan secara
optimal dalam arti berdaya guna dan berhasil guna. Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta adalah salah
satu instansi pemerintah yang memiliki tugas dan fungsi yang sangat penting bagi pengembangan perekonomian kota Surakarta. Tugas Dinas
Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam hal ini adalah menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang perindustrian dan
perdagangan. Fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan yaitu melakukan penyelenggaraan kesekretariatan dinas; melakukan penyusunan
rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan; melakukan penyelenggaraan
bimbingan terhadap
perindustrian; melakukan
pembinaan dan pengembangan pengusaha industri menengah, besar, kecil dan pengendalian pencemaran; melakukan penyelenggaraan perlindungan
commit to user 4
terhadap konsumen; melakukan penyelenggaraan sosialisasi; melakukan pembinaan jabatan fungsional.
Untuk memperlancar tugas dan fungsi Dinas Perindustrian dan Perdagangan tersebut maka sangat diperlukan dukungan data-data dan
informasi dari arsip. Hal tersebut dimaksudkan untuk menyelaraskan penyusunan rencana-rencana pengembangan perekonomian yang akan
atau baru mulai disusun dengan rencana-rencana yang telah disusun sebelumnya.
Dari uraian di atas, Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta merupakan salah satu instansi pemerintah yang berperan penting
dalam bidang perekonomian kota Surakarta melalui jalur perindustrian dan perdagangan. Oleh karena itu, tentunya arsip-arsip yang ada terutama
surat-surat, data-data baik berupa barang cetakan, buku catatan, peraturan pemerintah dan sebagainya diperlukan adanya suatu sistem penyimpanan
dan penataan yang tepat. Berikut ini adalah jumlah data arsip surat masuk dan surat keluar
selama bulan Februari 2010 – Maret 2010.
TABEL 2.1
Data Jumlah Arsip Surat Masuk Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010
No. Bulan
Jumlah Ditujukan Kepada
Kepala Dinas
Sekretaris Perindustrian
Perdagangan Pengawasan
PK 1.
2. Februari
Maret 143
129 0,84
6,36 37,28
30,15 24,56
38,09 27,96
19,04 9,32
6,36
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
TABEL 2.2
Data Jumlah Arsip Surat Keluar Selama Bulan Februari 2010 – Maret 2010
No. Bulan
Jumlah 1.
2. Februari
Maret 105
98
Sumber : Sub Bagian Umum dan Kepegawaian
commit to user 5
Dari data jumlah arsip di atas baik arsip surat masuk maupun surat keluar, dapat dilihat bahwa jumlah surat masuk maupun surat keluar yang
terjadi tiap bulannya berbeda-beda. Bahkan tiap harinya pun surat masuk maupun surat keluar juga berbeda-beda, minimal 5-10 surat masuk dan
surat keluar terjadi di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta. Untuk surat masuk, jelas berbeda kepada siapa surat itu
ditujukan. Sedangkan surat keluar yang dibuat juga berbeda tujuan suratnya. Sebagian besar surat keluar yang dibuat ditujukan untuk
keperluan seperti hal surat pengantar, surat keterangan, surat tugas, nota dinas, berbagai undangan, pengiriman laporan-laporan baik laporan
keuangan, laporan kinerja, laporan rapat kerja, laporan data kepegawaian dan sebagainya.
Apabila arsip-arsip tersebut tidak disimpan dan diatur dengan baik maka akan dapat mengganggu kelancaran tugas Dinas Perindustrian dan
Perdagangan pada khususnya. Karena pada dasarnya, kegiatan dari pekerjaan kantor adalah pengorganisasian administrasi arsip secara baik
dan tepat. Hal inilah yang mendorong penulis untuk mempelajari secara lebih mendalam mengenai kegiatan pelaksanaan administrasi kearsipan
pada Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta.
B. Perumusan Masalah
