commit to user 67
6 Menyusun arsip
Arsip-arsip yang sudah diberi judul atau caption kemudian disusun oleh petugas sesuai dengan sistem susunan yang
digunakan dalam sistem penyimpanan. Dalam hal ini Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta menggunakan
sistem nomor. 7
Memfile arsip Kegiatan terakhir yang dilakukan oleh petugas kearsipan di
Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dalam prosedur penyimpanan arsip adalah memfile arsip. Kegiatan ini
adalah mengatur pembentukan arsip-arsip sesuai dengan klasifikasi dan mengatur penyusunan-penyusunan arsip-arsip di
dalam file-file atau folder-folder pada tempat yang sesuai.
3. Penyusutan arsip
Pada setiap unit kerja yang ada di dalam suatu organisasi seharusnya ada penyusutan arsip. Sebab arsip akan terus-menerus
bertambah sedangkan ruang penyimpanan arsip mempunyai daya tampung yang terbatas. Untuk mengatasi penumpukan dokumen arsip
di setiap unit kerja, maka perlu diadakan penyusutan arsip. Arsip-arsip yang akan disusutkan yaitu arsip-arsip yang nilai kegunaannya sudah
mulai menurun dan arsip-arsip yang jarang digunakan. Berdasarkan wawancara dengan Ibu Mastuti, SH selaku Kepala
Sub Bagian Umum dan Kepegawaian di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta tanggal 6 April 2010, mengatakan bahwa
: ” Di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta belum
pernah diadakan kegiatan penyusutan arsip. Arsip di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta mempunyai masa aktif
5 lima tahun, itu artinya sebuah arsip yang ada di Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta dikategorikan sebagai in aktif setelah
5 lima tahun atau lebih ”.
commit to user 68
Hasil wawancara yang lainnya oleh staf Sub Bagian Umum dan Kepegawaian Dinas Perindustrian dan Perdagangan Kota Surakarta
adalah sebagai berikut : ” Hal-hal yang menyebabkan Dinas Perindustrian dan Perdagangan
Kota Surakarta belum pernah mengadakan kegiatan penyusutan arsip diantaranya :
a.
Belum adanya pegawai yang ditunjuk secara khusus untuk menangani arsip. Hal ini menyebabkan kurangnya perhatian
terhadap keberadaan arsip-arsip yang seharusnya sudah waktunya untuk dilakukan penyusutan. Kurangnya perhatian tersebut dapat
berupa keterbatasan waktu yang dimiliki.
b. Pegawai yang menangani arsip merupakan pegawai yang tidak
khusus, jadi para pegawai tersebut harus menangani atau menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugas utamanya sesuai
dengan bidang masing-masing sehingga mereka tidak tahu arsip mana yang harus disusutkan ”.
Wawancara 6 April 2010.
4. Fasilitas kearsipan
