secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan format field akan lebih meningkatkan
akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang di dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa
yang memeriksa formulir tersebut membuktikan bahwa transaksi tersebut telah disahkan secara benar. Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen
memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke dokumen kosong, jika dokumen kertas masih digunakan dan membatasi akses
ke program yang membuat dokumen akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.
Berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam siklus pendapatan dan prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan
ancaman – ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apapun itu lini usahanya menghadapi ancaman – ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting
untuk memahami bagaimana SIA dapa didesain untuk mengatasinya.
2.5.1. Aktivitas Entri Pesanan Penjualan
Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah untuk secara akurat dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastika bahwa perusahaan dibayar
untuk semua penjualan secara kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan hilangnya pendapatan akibat dari manajemen persediaan yang
kurang baik.
Universitas Sumatera Utara
Ancaman 1 : Pesanan Pelanggan yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat
Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan
hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara
negative mempengaruhi secara persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa
pengendalian entri data dapat menghilangkan ancaman ini. Contohnya, pemeriksaan kelangkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan
dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi, seperti alamat pelanggan, yang telah disimpan dalam file induk pelanggan, mencegah kesalahan dengan
meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari pengendalian
edit entri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam Web site untuk memastikan bahwa para pelanggan memasukkan semua data yang dibutuhkan.
Ancaman 2 : Penjualan Kredit ke Pelanggan yang Memiliki Catatan Kredit Buruk
Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang
benar untuk setiap penjualan secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan
memberikan pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui
Universitas Sumatera Utara
penjualam kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang
disetujui. Dalam kasus – kasus yang membutuhkan otorisasi khusus, seperti pelanggan baru atau pemberian tambahan kredit ke pelanggan lama persetujuan
harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupakan sales representative, terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar berdasarkan komisi.
Manajer bagian kredit yang menetapkan kebijakan kredit dan menyetujui pemberian kredit ke pelanggan baru dan kenaikan batas kredit bagi pelanggan
lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini dalam sistem on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan
penjualan harus diberikan akses baca saja ke informasi mengenai batas kredit tiap pelanggan.
Ancaman 3 : Keabsahan Pesanan
Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah
ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan
untuk memverifikasi identitas setiap pihak.
Universitas Sumatera Utara
Ancaman 4 : Kehabisan Persediaan, Biaya Penggudangan, dan Pengurangan Harga
Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang lebih akan
meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Guna mengatasi masalah ini, perusahaan – perusahaan
membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.
2.5.2. Aktivitas Pengiriman
