2.3.1. Prosedur Manual
Urutan aktivitas manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen khusus, jurnal, dan buku
besar yang akan ditemui di setiap tahap dari sistem ini. Menurut Hall 2006 : 225 urutan aktivitas pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual
adalah sebagai berikut : a. Departemen Penjualan
Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta.
Pada tahap ini, pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon,
atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggan juga merupakan entitas bisnis, pesanan tersebut biasanyaberupa salinan dari pesanan
pembelian pelanggan. Jika pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar sesuai dengan sistem pemrosesan pesanan penjual, maka pesanan ini harus
diterjemahkan ke dalam format pesanan penjualan yang formal. Tujuan dari dokumen sumber adalah untuk menangkap inti ekonomi dari
transaksi. Dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan adalah pesanan penjualan sales order.
Pesana penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan; nomor akun pelanggan; nama; nomor dna deskripsi barang
yang dijual; jumlah dan harga per unit; serta informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga, dan biaya pengiriman. Beberapa salinan pesanan penjualan
Universitas Sumatera Utara
dibuat untuk berbagai tujuan. Jumlah salinan yang dibuat berbeda antara satu sistem dengan sistem lainnya, bergantung pada operasi yang akan didukung.
Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka custumer
open order file untuk referensi di masa yang akan datang. Pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan ke pelanggan bisa menghabiskan waktu beberapa hari
atau bahkan berminggu – minggu. Para pelanggan sering menghubungi pemasok untuk mengetahui status mereka. Untuk memfasilitasi pertanyaan pelanggan, file
pesanan pelanggan sering disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pelanggan. Meskipun nama pelanggan bukan merupakan kunci primer yang efisien untuk
mengakses data, namun dapat digunakan sebagai kunci sekunder untuk memeriksa pesanan pelanggan karena pelanggan tidak selalu mengetahui nomor
pelanggan dan mungkin tidak mempunyai salinan tagihan. Dalam situasi seperti ini, file pelanggan memungkinkan staf administrasi untuk menentukan pesanan
penjualan dan merespons pertanyaan dari pelanggan. b. Departemen Kredit
Langkah awal dalam departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan
penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya, penjual dapat melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru untuk
menentukan batas kredit. Akan tetapi setelah batas kredit ditentukan, pemeriksaan kredit pada penjualan berikutnya hanya mencakup pemastian bahwa penjualan
saat ini tidak melebihi batas yang sudah ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam sistem fiktif kita, salinan persetujuan kredi untuk pesanan penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan yang
dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai
transaksi selesai. c. Departemen Pengiriman
Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari
departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan bisa
ditaruh didalam kotak pengiriman atau dilekatkan diluarnya dengan kantong plastic khusus. Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan
bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data – data seperti tanggan pengiriman, barang dan jumlah barnag yang dikirim,
perusahaan jasa angkutan, dan biaya pengiriman. Dalam beberapa sistem, dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas
pengiriman. Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan
bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut : 1. Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.
2. Menyerahkan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.
3. Menyimpan satu salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman.
Universitas Sumatera Utara
d. Departemen Penagihan Departemen penagihan memainkan peranan penting dalam sistem pesanan
penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke
departemen lainnya. Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan
merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Penagihan sebelum pengiriman dilaksanakan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pencatatan
dan ketidakefisienan dalam operasi. Ketika pesanan penjualan yang asli disiapkan, beberapa perincian transaksi belum dapat diketahui secara pasti dan tidak bisa
berubah. Sebagai contoh, persediaan mungkin tidak memadai untuk memebuhi pesanan. Ketika hal ini terjadi, staf gudang akan menempatkan barang ini dalam
daftar pesanan barang back-order dan menyesuaikan dokumen pengeluaran barang untuk menunjukkan jumlah sesungguhnya yang akan dikirim ke
pelanggan. Biasanya, pemasok tidak menagih pelanggan untuk pesanan barang sebelum barang tersebut dikirimkan. Tagihan untuk barang yang belum dikirim
menyebabkan kebingungan, memperburuk hubungan dengan pelanggan, dan memerlukan pekerjaan tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan
akuntansi. Untuk mencegah terjadinya permasalahan seperti ini, departemen penagihan
menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum melakukan penagihan. Dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman
mendeskripsikan barang yang memang dikirim ke pelanggan. Ketika informasi ini
Universitas Sumatera Utara
sampai di departemen penagihan, staf administrasi akan mencari faktur dan salinan buku besar dari file sementara.
Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan – sesuai dengan tugas – tugas berikut :
1. Menncatat penjualan pada jurnal penjualan. 2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang.
3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan. 4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan.
e. Jurnal Penjualan Sales Journal Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan.
Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher
journal journal voucher yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini :
Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendalian XXXX,XX
Penjualan XXXX,XX
f. Departemen Pengendalian Persediaan Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran
barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan inventory subsidiary ledger. Setelah proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang
disimpan. Pada akhir periode, nilai keuangan dari total penurunan di persediaaan,
Universitas Sumatera Utara
dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk dibukukan kea kun berikut ini :
Debit Kredit
Harga Pokok Penjualan XXXX,XX
Persediaan - Pengendali XXXX,XX
g. Departemen Piutang Dagang Departemen piutang dagang accounts receivable akan membukukan dari
salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang accounts receivable subsidiary ledger. Setiap pelangganmempunyai record pada
buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi berikut ini : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit
pembayaran, retur, dan saldo. Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk
menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan. Setelah membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala,
petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke buku besar umum.
h. Departemen Buku Besar Umum Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum
telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. Informasi tersebut
mempunyai dua tujuan :
Universitas Sumatera Utara
1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendali di bawah ini :
Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX
Harga Pokok Penjualan XXXX,XX
Persediaan – Pengendali XXXX,XX
Penjualan XXXX,XX
Buku besar umum hanya berisi akun pengendali dan hanya membutuhkan informasi ikhtiar pembukuan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses.
Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis
kesalahan.
2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas
Kategori