10.Menyusun laporan keuangan dan laporan lain yang diperlukan.
2.2. Aktivitas Bisnis Siklus Pendapatan 2.2.1. Entri Pesanan Penjualan
Sales Order Entry
Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 7 siklus pendapatan dimulai dengan penerimaan pesanan dari para pelanggan. Departemen bagian pesanan
penjualan, yang bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran melakukan proses entri pesanan penjualan. Gambar 2.2. menunjukkan bahwa
proses entri pesanan penjualan mencakup tiga tahap : mengambil pesanan dari pelanggan, memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, serta memeriksa
ketersediaan persediaan. Gambar 2.2. juga memasukkan kegiatan penting terkait yang mungkin ditangani oleh bagian pesanan penjualan ataupun oleh departemen
terpisah untuk pelakayanan pelanggan yang umumnya juga bertanggung jawab pada wakil direktur utama bagian pemasaran, yang menjawab permintaan
pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11e RomneySteinbart 14 of 161
1.1 Take
Order Customer
Shipping 1.2
Approve Credit
1.3
Check Inv.
Avail.
Billing Ware-
house Purchas-
ing 1.4
Resp. to Cust. Inq.
Customer
Sales Order Customer
Inventory
Orders
Orders
Approved Orders
Packing List
Sales Order
Sales Order
In q
u ir
ie s
R esp
o n
se
DFD for Sales Order Entry
Gambar 2.2. Diagram Arus Data Untuk Entri Pesanan Penjualan Sales Order Entry
Sumber: Romney Steinbart 2008 : 14
2.2.1.1. Mengambil Pesanan Pelanggan Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 7 pesanan pelanggan dapat
diterima dalam berbagai cara: di toko, melalui surat, melalui telepon, melalui Web site, atau melalui tenaga penjualan di lapangan. Pada tahun – tahun terakhir ini,
berbagai organisasi telah menemukan beberapa cara untuk menggunakan TI guna meningkatkan efisiensi dan efektivitas proses entri pesanan penjualan. Salah satu
cara untuk meningkatkan efisiensi entri pesanan penjualan adalah dengan mengizinkan para pelangggan untuk memasuki data pesanan penjualan sendiri.
Hal ini secara otomatis akan tercapai untuk penjualan melalui Web site, tetapi hal ini juga dapat dicapai baik dalam penjualan melalui toko maupun melalui surat.
Universitas Sumatera Utara
Web site menyediakan cara lain untuk mengotomatisasikan pengentrian pesanan penjualan. Kegunaannya tidak hanya untuk mengurangi
biaya yang berkaitan dengan pengambilan pesanan pelanggan, tetapi juga memberikan peluang untuk meningkatkan penjualan dengan memungkinkan
pelanggan untuk mendesain produk mereka sendiri. Ssitem entri pesanan penjualan interaktif semacam ini disebut sebagai choiceboards.
Teknologi informasi juga menyediakan banyak peluang untuk meningkatkan efisiensi dan efektivitas tenaga penjualan, sebuah proses yang
disebut sebagai otomatisasi tenaga penjualan. Contohnya, e-mail adalah cara yang ekonomis untuk menginformasikan para pegawai bagian penjualan mengenai
perubahan harga dan promosi penjualan, serta untuk mengingatkan mereka kebutuhan khusus dan ketertarikan tertentu para pelanggan. E–mail juga
menyediakan sarana untuk persetujuan real – time bagi kesepakatan penjualan khusus.
Bagaimana pun data pesanan pelanggan diterima pada awalnya, merupakan hal yang penting bahwa semua data yang dibutuhkan untuk
memproses pesanan tersebut dikumpulkan dan dicatat secara akurat. Oleh sebab itu, pemeriksaan edit berikut ini harus dilakukan untuk memastikan akurasi yang
menyeluruh : • Pemeriksaan validitas rekening pelanggan dan nomor persediaan, dengan cara
mencocokkannya dengan informasi dalam file induk pelanggan dan persediaannya.
Universitas Sumatera Utara
• Uji kelengkapan untuk memastikan bahwa semua informasi yang dibutuhkan, temasuk alamat pengiriman dan penagihan untuk pelanggan, telah tercantum.
• Uji kewajaran yang membandingkan kuantitas yang dipesan dengan pengalaman terdahulu untuk barang dan pelanggan tersebut.
2.2.1.2. Persetujuan Kredit
Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 11 sebagian besar penjualan antarperusahaan business-to-business sales dilakukan secara kredit. Penjualan
secara kredit harus disetujui sebelum diproses. Bagi pelanggan lama dengan catatan pembayaran yang baik, pemeriksaan kredit formal untuk setiap penjualan
biasanya tidak dibutuhkan. Sebagai gantinya, pengambil pesanan memiliki otorisasi umum untuk menyetujui pesanan dari pelanggan yang baik, artinya
mereka yang tidak memiliki saldo yang lewat jatuh tempo. Hal ini biasanya dicapai dengan membuat batas kredit saldo kredit maksimum yang diizinkan
untuk setiap pelanggan berdasarkan pada catatan kredit pelanggan terdahulu dan kemampuannya untuk membayar. Pada kasus semacam ini, menyetujui kredit bagi
pelanggan melibatkan pemeriksaan file induk pelanggan untuk memverifikasi saldo yang ada, mengidentifikasi batas kredit pelanggan, dan memverifikasi
bahwa jumlah pesanan tersebut ditambah dengan saldo rekening yang ada tidak melebihi batas kredit ini. Proses ini dapat diotomatisasikan dengan menggunakan
pemeriksaan edit lainnya selama proses entri pesanan, yaitu pemeriksaan batas. • Pemeriksaan batas dapat membandingkan jumlah pesanan dan saldo rekening
pelanggan yang ada dengan batas kredit pelanggan tersebut. Apabila pesanan
Universitas Sumatera Utara
baru tersebut tidak menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka pesanan tersebut diterima. Apabila pesanan yang diajukan akan
menyebabkan saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit, maka e-mail akan dikirim ke manajer bagian kredit untuk memutuskan apakah pesanan tersebut
disetujui atau ditolak. Otorisasi khusus untuk menyetujui kredit digunakan bagi para
pelanggan baru, ketika sebuah pesanan melebihi batas kredit pelanggan tersebut, atau ketika pelanggan tersebut memiliki saldo lewat jatuh tempo yang belum
dibayar. Otorisasi jenis ini harus dilakukan oleh manajer bagian kredit.
2.2.1.3. Memeriksa Ketersediaan Persediaan
Langkah berikutnya menurut Romney dan Steinbart 2005 : 12 adalah menetapkan apakah tersedia cukup persediaan untuk memenuhi pesanan
tersebut, agar pelanggan dapat diinformasikan mengenai perkiraan tanggal pengiriman. Akurasi proses ini adalah hal yang penting, karena apabila catatan
persediaan tidak akurat dan sesuai dengan kondisi terakhir, pelanggan bisa saja kecewa ketika terjadi penundaan tidak terduga dalam pemenuhan pesanan mereka
tersebut. Ketika ketersediaan persediaan telah dipastikan, sistem tersebut
kemudian akan membuat kartu pengambilan barang picking ticket yang berisi daftar jenis barang – barang, dan jumlah setiap jenis barang, yang dipesan
Universitas Sumatera Utara
pelanggan. Kartu pengambilan memberikan otorisasi bagi bagian pengawasan persediaan untuk melepaskan barang dagangan ke bagian pengiriman. Walaupun
secara tradisional merupakan dokumen dari kertas, kartu pengambilan sekarang sering kali merupakan formulir elektronis yang dapat ditampilkan ke alat yang
mudah dibawa dengan tangan atau pada layar monitor yang terdapat dalam forklift. Guna lebih meningkatkan efisiensi, kartu pengambilan barang seringkali
mendaftar barnag dalam urutan tempat mereka disimpan dalam gudang, daripada dalam bentuk pesanan yang didaftar dalam pesanan penjualan.
2.2.1.4. Menjawab Permintaan Pelanggan
Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 13 selain memproses pesanan pelanggan, gambar 2.1. menunjukkan bahwa proses entri pesanan
penjualan meliputi pemberian jawaban atas permintaan pelanggan. Kadang kala, permintaan – permintaan ini mendahului suatu pesanan, dan sering kali mereka
terjadi setelah pesanan dibuat. Pelayanan pelanggan adalah hal yang begitu penting hingga
perusahaan – perusahaan menggunakan software khusus, yang disebut dengan sistem manajemen pelayanan pelanggan customer relationship management –
CRM, untuk mendukung proses penting ini. Sistem CRM membantu mengatur data terinci mengenai para pelanggan hingga data tersebut dapat digunakan untuk
memfasilitasi layanan yang lebih efisien serta personal. Contohnya, informasi mengenai preferensi pelanggan dan catatan transaksi dapat digunakan untuk
menyarankan produk – produk lainnya yang mungkin akan dipertimbangkan oleh
Universitas Sumatera Utara
pelanggan. Data terinci mengenai permintaan dan praktik bisnis pelanggan juga dapat digunakan untuk secara pro aktif menghubungi para pelanggan mengenai
kebutuhan untuk pemesanan kembali. Banyak permintaan pelanggan merupakan hal yang bersifat rutin.
Sebagai konsekuensinya, perusahaan dapat dan harus menggunakan TI untuk mengotomatisasikan jawaban atas permintaan yang umum, seperti pertanyaan
mengenai saldo rekening dan status pesanan, agar pegawai bagian pesanan penjualan dan pelayanan pelanggan dapat memusatkan waktu dan tenaga mereka
untuk menangani permintaan yang lebih rumit dan tidak biasa. Contohnya, Web site memberikan alternatif yang efektif dari segi biaya daripada telepon bebas
pulsa pelayanan pelanggan cara lama, yaitu dengan mengotomatisasikan prose situ dengan sebuah daftar pertanyaan yang sering ditanyakan frequently asked
questions – FAQs. Ruang diskusi juga bisa disediakan, agar para pelanggan dapat berbagi informasi dan tips – tips yang berguna, antara satu sama lain. Web site
juga memungkinkan para pelanggan untuk menggunakan PIN agar dapat secara langsung mengakses informasi rekening mereka dan untuk memeriksa status
pesanan mereka. Akan tetapi, merupakan hal yang tidak mungkin untuk
mengantisipasi setiap pertanyaan yang mungkin ditanyakan pelanggan. Oleh sebab itu, Web site yang didesain untuk pelayanan pelanggan mungkin harus
memasukkan pesan instan atau fitur perbincangan untuk memungkinkan para pelanggan mendapatkan bantuan ahli dan saran real – time untuk masalah –
Universitas Sumatera Utara
masalah khusus yang tidak dapat terjawab dengan memuaskan dalam FAQs frequently asked questions.
2.2.2. Pengiriman Shipping
Aktivitas dasar kedua menurut Romney dan Steinbart 2005 : 15 adalah memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkannya sesuai yang diinginkan
tersebut. Seperti yang diperlihatkan dalam gambar 2.3. proses ini terdiri dari dua tahap :
1. Mengambil dan mengepak pesanan, dan 2. Mengirim pesanan tersebut.
Departemen bagian penggudangan dan pengirirman aktivitas ini. Kedua fungsi tersebut mencakup penyimpanan persediaan dan akhirnya
mempertanggungjawabkannya pada wakil direktur utama bagian produksi.
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11e RomneySteinbart 49 of 161
2.1 Pick
Pack Sales Order
2.2 Ship
Goods
Sales Order
Entry
Shipping
Carrier
Inventory Shipments
Billing Accts.
Rec.
Picking List Goods
Packing List
Goods, Packing Slip,
Bill of Lading
Bill of Lading
Packing Slip
Sales Order
Gambar 2.3. Diagram Arus Data Untuk Pengiriman Shipping
Universitas Sumatera Utara
Sumber: Romney dan Steinbart 2008 : 49
1. Ambil dan Pak Pesanan Kartu pengambilan barang sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu
proses pengambilan dan pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap
produk, untuk mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah setiap barang, baik dalam kartu pengambilan barang itu sendiri
jika menggunakan dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan
dipindahkan ke departemen pengiriman. 2. Kirim Pesanan
Departemen pengiriman membandingkan eprhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah
yang ditunjukkan dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian pengiriman dari entri pesanan penjualan. Penyimpangan dapat timbul,
baik karena barang tersebut tidak disimpan di lokasi yang ditunjukkan di kartu pengambilan barang atau catatan persediaan perpetual tidak akurat. Pada kasus
seperti ini, departemen pengiriman perlu memulai pemesanan kembali barang – barang yang tidak ada dan memasukkan jumlah yang benar dalam slip
pengepakan. Setelah staf administrasi bagian pengiriman menghitung barang yang dikirim
dari gudang, jumlah pesanan penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan terminal on-line. Proses ini memperbarui field
Universitas Sumatera Utara
jumlah yang dimiliki dalam file induk persediaan. Proses ini juga menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Slip pengepakan
mendaftar jumlah dan keterangan setiap barang yang dimasukkan dalam pengirirman tersebut dapat saja berupa salinan dari daftar pengambilan barang.
Dokumen pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan dan
instruksi pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa pelanggan atau pemasok yang harus membayar kurir tersebut.
Sebuah salinan dokumen pengiriman dan slip pengepakan akan menyertai pengiriman tersebut. Apakah pelanggan harus membayar biaya pengiriman,
salinan dokumen ini dapat berlaku sebagai tagihan pengiriman, untuk menunjukkan jumlah yang harus dibayar pelanggan kepada kurir tersebut. Pada
kasus lainnya, tagihan pengiriman adalah dokumen terpisah. Departemen pengiriman menyimpan salinan kedua dokumen pengiriman untuk
melacak dan mengkonfirmasikan pengiriman barang ke kurir tersebut. Salinan lainnya dari dokumen pengiriman dan slip pengepakan dikirim ke departemen
penagihan untuk menunjukkan bahwa barang tersebut telah dikirim dan bahwa faktur tersebut harus dibuat dan dikirim. Kurir tersebut juga menahan satu salinan
dokumen pengiriman untuk catatan mereka. Salah satu keputusan utama yang perlu dibuat ketika memenuhi dan
mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada truk sendiri untuk pengiriman.
Perusahaan – perusahaan besar bahkan menugaskan semua departemen untuk
Universitas Sumatera Utara
fungsi ini. Akan tetapi semakin banyak perusahaan yang melakukan outsourching fungsi ini ke kurir komersial. Pengiriman dengna jasa outsourching mengurangi
biaya dan memungkinkan pabrik untuk berfokus pada aktivitas inti bisnis mereka pembuatan barang. Akan tetapi, memilih kurir yang tepat memerlukan proses
pengumpulan dan pemeliharaan informasi mengenai kinerja kurir contoh, persentase pengiriman tepat waktu, frequensi kerusakan dan mengintegrasikan
informasi tersebut ke dalam sistem informasi akuntansi SIA. Keputusan penting lainnya berkaitan dengan lokasi pusat – pusat distribusi.
Semakin banyak perusahaan yang meminta para pemasok dan pabrik untuk mengirinkan berbagai produk hanya jika dibutuhkan. Akibatnya, para pemasok
dan pabrik harus menggunakan software sistem logistic untuk mengidentifikasi lokasi optimal menyimpan persediaan agar dapat meminimalkan jumlah total
persediaan yang dimiliki serta untuk memenuhi setiap permintaan pengiriman pelanggaran.
Globalisasi menambah kerumitan logistik outbound. Efisiensi dan efektivitas metode distribusi yang berbeda, seperti menggunakan truk atau kereta, berbeda di
seluruh dunia. Pajak dan peraturan di berbagai Negara dapat juga mempengaruhi pilihan atas distribusi. Jadi, SIA sebuah organisasi harus memasukkan software
logistik yang dapat memaksimumkan efisiensi dan efektivitas fungsi pengirimannya.
Sistem komunikasi canggih dapat memberikan informasi secara real – time mengenai status pengiriman , dan oleh karenanya memberikan nilai tambah bagi
para pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
2.2.3. Penagihan ke Para Pelanggan Billing
Aktivitas dasar yang ketiga dalam siklus pendapatan menurut Romney dan Steinbart 2005 : 19 adalah penagihan ke para pelanggan dan memelihara
data piutang usaha. Gambar 2.4. menunjukkan penagihan dan pembaruan piutang usaha sebagai proses terpisah dan, dlaam praktiknya, kedua fungsi ini dilakukan
oleh dua fungsi terpisah dalam departemen akuntansi.
© 2008 Prentice Hall Business Publishing Accounting Information Systems, 11e RomneySteinbart 66 of 161
3.1 Billing
Customer
3.2 Maintain
Accts. Rec.
Sales Order
Entry
Billing and Accounts
Receivable
Customer
Sales
General Ledger
Rept. Sys. Shipping
Mailroom
Sales Order
Sales Invoice
Remittance List
Gambar 2.4. Diagram Arus Data Untuk Penagihan ke Para Pelanggan Billing
Sumber: Romney dan Steinbart 2008 : 66
2.2.3.1. Penagihan Invoicing
Penagihan yang akurat dan tepat waktu atas barang dagangan yang dikirimkan adalah hal yang penting. Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 19
Universitas Sumatera Utara
aktivitas penagihan hanyalah aktivitas pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri pesanan penjualan dan aktivitas
pengirirman. Aktivitas ini membutuhkan informasi dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang dikirim, serta informasi mengenai
harga dan syarat khusus penjualan lainnya dari departemen penjualan. Dokumen dasar yang dibuat dalam proses penagihan adalah faktur
penjualan yang memberitahukan pelanggan mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
Teknologi informasi memberikan peluang untuk mengurangi biaya yang berhubungan dengan penagihan. Mengirimkan faktur ke parusahaan melalui
EDI Electronic Data Interchange lebih cepat dan lebih murah daripada mengirimkan dokumen kertas.
Sistem Informasi Akuntansi SIA yang terintegrasi juga memberikan peluang untuk menyatukan proses penagihan dengan fungsi
penjualan dan pemasaran, dengan memanfaatkan data pembelian seorang pelanggan sebelumnya untuk mengirim informasi mengenai produk dan jasa
terkait bersama dengan laporan bulanan.
2.2.3.2. Memutakhirkan Piutang Usaha Updating Account Receivable
Fungsi piutang usaha, yang bertanggung kepada kontroler , melakukan dua tugas dasar: menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk
mendebit rekening pelanggan dan karenanya mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran diterima.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 22 ada dua cara dasar untuk memelihara data piutang usaha adalah dengan metode faktur terbuka dan
pembayaran gabungan. Perbedaan kedua metode tersebut terletak pada kapan pelanggan mengirimkan pembayaran, bagaimana pembayaran tersebut digunakan
untuk memperbarui file induk piutang usaha, dan format laporan keuangan yang dikirim ke pelanggan.
Dibawah metode faktur terbuka, para pelanggan biasanya
membayar sesuai jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur dikirimkan ke para pelanggan yang diminta untuk mengembalikan satu salinan
bersama pembayaran. Salinan ini adalah dokumen yang dapat dikirimkan kembali
turnaround document dan disebut sebagai pemberitahuan pengiriman uang
remittance advice. Pembayaran dari para pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
Dibawah metode pembayaran gabungan, para pelanggan biasanya
membayar sesuai dengan jumlah yang diperlihatkan pada laporan bulanan, bukan membayar setiap jumlah pada faktur penjualan. Sebuah laporan bulanan yang
berisi semua transaksi, termasuk penjualan dan pembayaran, yang terjadi selama bulan terakhir dan juga informasi tentangsaldo piutang terakhir pelanggan.
Laporan bulanan sering kali berisi bagian yang dapat disobek yang berisi informasi tercetak, termasuk nama pelanggan, nomor rekening, dan saldonya. Para
pelanggan diminta untuk mengembalikan bagian ini, yang bertindak sebagai pemberitahuan pengiriman uang, bersama dengan pembayarannya. Pengiriman
Universitas Sumatera Utara
uang kemudian akan dihubungkan dengan saldo rekening total, bukan dengan faktur penjualan tertentu.
Salah satu keuntungan dari metode faktur terbuka adalah metode ini kondusif dalam menawarkan diskon untuk pembayaran awal, karena faktur akan
secara individual ditelusuri dan dihitung umurnya. Metode ini juga menghasilkan pola arus penagihan kas yang seragam disepanjang bulan. Kelemahan dari metode
faktur terbuka ini adalah metode ini menambahkan kerumitan yang harus dilakukan untuk memelihara informasi mengenai status setiap faktur untuk setiap
pelanggan. Guna mendapatkan arus penerimaan kas yang seragam, banyak dari
perusahaan – perusahaan ini menggunakan sebuah proses yang disebut sebagai penagihan berdaur untuk menyiapkan dan mengirimkan tagihan bulanan kepada
pelanggan mereka. Dibawah penagihan berdaur cycle billing, laporan bulanan dipersiapkan untuk serangkaian pelanggan di waktu yang berbeda. Contohnya, file
induk para pelanggan dapat dibagi menjadi empat bagian, dan setiap minggu laporan bulanan akan dipersiapkan untuk seperempat pelanggan dari keseluruhan
pelanggan. Penagihan berdaur menghasilkan arus penagihan kas yang lebih seragam disepanjang bulan dan mengurangi waktu yang digunakan oleh sistem
komputer perusahaan untuk mencetak laporan bulanan. Teknologi pemrosesan gambar dapat memperbaiki efisiensi dan
efektivitas pengelolaan rekening pelanggan. Gambar digital kiriman uang pelanggan dan rekening dapat disimpan dalam disk optic yang dihubungkan ke
LAN, dimana mereka akan dapat dengan mudah ditarik kembali, diubah, dan
Universitas Sumatera Utara
diintegrasikan dengan gambar dan data lainnya untuk menghasilkan berbagai jenis output. Dengan melakukan hal ini, para pegawai mengakses secara cepat semua
dokumen yang berhubungan dengan seorang pelanggan dan meniadakan waktu yang terbuang untuk mencari di sepanjang cabinet file mengenai dokumen yang
hilang. Apabila seorang pelanggan membutuhkan salinan duplikat laporan bulanan atau faktur penjualan untuk menggantikan dokumen asli yang hilang,
dokumen tersebut dapat ditarik, dicetak, dan difaks sambil berbincang – bincang dengan pelanggan tersebut ditelepon. Pemrosesan gambar juga dapat
memfasilitasi penyelesaian keluhan pelanggan, karena gambar yang sama dapat dilihat secara simultan oleh lebih dari satu orang. Jadi, account representative
seorang pelanggan dan manajer bagian kredit dapat meninjau gambar dokumen yang ditanyakan sementara mendiskusikan masalahnya dengan pelanggandi
telepon. Terakhir, pemrosesan gambar mengurangi ruang dan biaya yang terkait dengan penyimpanan dokumen kertas. Penghematan dalam hal ini dapat
merupakan hal yang penting: satu disk optic dapat menyimpan hingga 20.000 dokumen, dalam sebuah bagian tempat disk tersebut.
2.2.4. Penagihan Kas Cash Collection
Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 25 langkah terakhir dalam siklus pendapatan adalah penagihan kas. Kasir, orang yang melapor pada
bendahara, menangani kiriman uang pelanggan dan menyimpannya ke bank. Oleh karena kas dan cek dari pelanggan dapat dicuri dengan mudah,
adalah hal yang penting untuk mengambil langkah – langkah memadai agar
Universitas Sumatera Utara
menurunkan risiko pencurian. Hal ini berarti fungsi piutang usaha, yang bertanggung jawab atas pencatatan kiriman uang pelanggan, seharusnya tidak
memiliki akses fisik ke kas atau cek. Akan tetapi fungsi piutang usaha harus mampu mengidentifikasi sumber kiriman uang dari mana pun dan faktur
penjualan terkait harus dikredit. Salah satu solusinya adalah dengan mengirimkan dua salinan faktur ke pelanggan dan memintanya untuk mengembalikan salah satu
salinan tersebut bersama dengan pembayaran. Pemberitahuan pengiriman uang ini kemudian disirkulasikan ke bagian piutang usaha dan pembayaran yang
sesungguhnya dari pelanggan dikirim ke kasir. Apabila pemberitahuan pengiriman uang juga berisi bagian untuk pelanggan yang menunjukkan jumlah yang dikirim,
mesin OCR Optical Character Recognition dapat memindai data kiriman tersebut, hingga mengurangi potensi kesalahan selama entri data. Solusi
alternatifnya adalah dengan meminta petugas bagian surat – menyurat untuk
mempersiapkan daftar pengiriman uang remittance list, yaitu dokumen yang
mengidentifikasi nama dan jumlah semua kiriman uang pelanggan, serta mengirimkan daftar ini ke bagian piutang usaha. Sebagai ganti daftar pengiriman
uang, beberapa perusahaan memfotokopi semua kiriman uang pelanggan dan mengirimkan salinannya ke piutna gusaha sambil mengirim kiriman uang yang
sebenarnya ke kasir untuk disimpan. Sebelumnya kita berasumsi bahwa kiriman uang dari pelanggan dikirim
secara langsung ke perusahaan tersebut. Cara lainnya untuk menjaga kiriman uang dari pelanggan adalah dengan membuat perjanjian Lockbox dengan sebuah bank.
Lockbox adalah alamat pos yang dituju oleh pelanggan ketika mereka
Universitas Sumatera Utara
mengirimkan uang mereka. Bank yang terlibat mengambil cek dari kotak pos dan menyimpannya ke dalam rekening milik perusahaan. Bank tersebut kemudian
mengirimkan pemberitahuan pengiriman uang, sebuah daftar elektronis semua kiriman uang, dan fotokopi semua cek ke perusahaan.
Penggunaan lockbox tidak hanya mencegah pencurian kiriman uang dari pelanggan oleh pegawai, tetapi juga meningkatkan manajemen arus kas.
Dengan meminta pelanggan untuk mengirim pembayaran ke lockbox akan meniadakan penundaan yang berhubungan dengan pemrosesan kiriman uang
pelanggan sebelum menyimpannya. Arus kas juga diperbaiki dengan adanya pemilihan beberapa bank di beberapa tempat untuk memelihara lockbox, dengan
lokasi yang dipilih untuk meminimalkan waktu tersimpannya cek pelanggan di dalam surat.
Teknologi informasi dapat memberikan efisiensi tambahan dengan penggunaan lockbox. Dibawah kesepakatan electronic lockbox, bank secara
ekonomis mengirim informasi pada perusahaan mengenai nomor rekening pelanggan dan jumlah yang dikirim begitu bank menerima dan memindai cek –
cek tersebut. Metode ini memungkinkan perusahaan untuk mengakui kiriman uang rekening pelanggan sebelum fotokopi cek diterima perusahaan.
Akan tetapi, kesepakatan lockbox hanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan pemrosesan internal kiriman uang yang dikirim secara langsung
ke perusahaan. Electronic Funds Transfer memberikan peluang untuk mengurangi penyebab lain penundaan dalam mendapatkan akses ke dana pelanggan. Melalui
Electronic Funds Transfer EFT, pelanggan mengirim kiriman uang mereka
Universitas Sumatera Utara
secara elektronis ke bank perusahaan, dan karenanya meniadakan penundaan yang berkaitan dengan waktu pengiriman dalam sistem surat. Peniadaan waktu kliring
cek ini juga mengurangi kekosongan waktu sebelum bank menyatakan bahwa dana yang disimpan bisa dipakai oleh perusahaan. Mengintegrasikan EFT dengan
EDI, yaitu proses yang disebut sebagai financial electronic data interchange FEDI, melengkapi otomatisasi baik proses pembuatan tagihan maupun
penagihan kas. Akan tetapi, untuk mendapatkan manfaat FEDI secara penuh, membutuhkan baik perusahaan yang menjual maupun pelanggan, menggunakan
bank – bank yang mamou memberikan layanan EDI. Ketika berhubungan dengan pelanggan yang tidak memiliki
kemampuan FEDI, atau dengan pelanggan perorangan, perusahaan juga dapat mempercepat proses penagihan dengan cara menerima penggunaan kartu debit
atau kartu kredit. Menerima metode pambayaransemacam ini akan mempercepat penagihan, karena penerbit kartu biasanya mentransfer dana dalam dua hari
setelah penjualan. Manfaat ini harus dipertimbangkan dengan biaya untuk menerima kartu semacam ini, yang biasanya berkisar dari 2 hingga 4 persen harga
kotor penjualan. Alternatif lainnya untuk menerima pembayaran pelanggan yang memungkinkan untuk transaksi secara elektronis: penerimaan beberapa bentuk
kas elektronis atau digital.
2.3. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penjualan
Data Flow Diagram DFD dalam gambar 2.5. memberikan tinjauan umum tentang aktivitas logis yang membentuk sisitem pemrosesan pesanan penjualan.
Universitas Sumatera Utara
Menurut Hall 2006 : 223 proses ini dideskripsikan dalam langkah – langkah berikut :
1. Proses penjualan dimulai dari pelanggan menghubungi departemen penjualan. Pelanggan bisa menghubungi perusahaan melalui telepon, surat,
atau datang langsung. Departemen penjualan mencatat perincian penting dari peristiwa ini pada pesanan penjualan. Informasi ini memacu beberapa tugas.
2. Langkah pertama dari proses penjualan adalah mengesahan transaksi dengan meminta persetujuan kredit untuk pelanggan.
3. Saat kredit disetujui, informasi penjualan akan dilanjutkan ke proses penagihan, gudang dan pengiriman.
4. Langkah selanjutnya adalah mengirim barang, yang harus dilakukan segera setelah persetujuan kredit diperoleh. Kemudian informasi pengiriman akan
diteruskan ke proses penagihan. 5. Proses penagihan akan mengumpulkan dokumen – dokumen yang relevan
mengenai transaksi tersebut produk, harga, biaya pengurusan, angkutan, pajak, dan ketentuan potongan harga dan menagih pelanggan. Proses
penagihan kemudian mengirim informasi ini ke proses piutang dagang dan proses pengendalian persediaan.
6. Bagian piutang menerima informasi penagihan dan mencatatnya ke dalam akun pelanggan.
7. Sama halnya, bagian pengendalian persediaan menggunakan informasi dari bagian penagihan untuk menyesuaikan record
persediaan untuk mencerminkan penurunan persediaan.
Universitas Sumatera Utara
8. Secara berkala setelah setiap batch, harian, mingguan, bulanan, dan seterusnya proses penagihan, piutang dagang, dan pengendalian persediaan
mengirim rangkuman informasi ke proses buku besar umum. Hal ini termasuk total penjualan dari penagihan, total kenaikan piutang, dan total penurunan
persediaan. Berdasarkan informasi tersebut, buku besar umum memproses ke akun pengendali yang dipengaruhi oleh transaksi penjualan selama periode
berjalan. Sebagai tambahan, proses buku besar umum rekonsiliasi rangkuman yang dikompilasi secara independen ini untuk mengidentifikasi kesalahan
pencatatan record.
Universitas Sumatera Utara
Permintaan Kredit
Gambar 2.5. Data Flow Diagram DFD dari Sistem Pemrosesan Pesanan Penjualan
Sumber : Hall 2006 : 224
2 Periksa
Kredit Kredit
Disetujui
Informasi Penjualan
Rangkuman Persediaan
Akun Pengendali 8
Masukkan ke Buku
Besar Rangkuman
Penjualan
Informasi Persediaan
Rangkuman Piutang Dagang
Akun Pelanggan 6
Perbarui Record
Piutang Dagang
Informasi Pelanggan
7 Perbarui
Record Persediaan
Informasi Pengiriman
Barang Informasi
Penjualan Kirim
Barang Pesanan Pelanggan
Record Persediaan Jurnal Penjualan
Record Kredit
5 Tagih
Pelanggan 3
Ambil Barang
dari Gudang
4 Kirim
Barang 1
Ambil Pesanan
Pelanggan
Pelanggan
Informasi Penjualan
Tagih Pelanggan
30
Universitas Sumatera Utara
2.3.1. Prosedur Manual
Urutan aktivitas manual yang melalui departemen yang dipengaruhi oleh proses penjualan. Kita akan memeriksa dokumen khusus, jurnal, dan buku
besar yang akan ditemui di setiap tahap dari sistem ini. Menurut Hall 2006 : 225 urutan aktivitas pada sistem pesanan penjualan yang dilakukan secara manual
adalah sebagai berikut : a. Departemen Penjualan
Proses penjualan dimulai dari departemen penjualan yang menerima pesanan pelanggan yang menunjukkan jenis dan jumlah barang yang diminta.
Pada tahap ini, pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar dan mungkin tidak berbentuk dokumen fisik. Pesanan mungkin diterima melalui surat, telepon,
atau dari staf penjualan yang datang ke tempat pelanggan. Jika pelanggan juga merupakan entitas bisnis, pesanan tersebut biasanyaberupa salinan dari pesanan
pembelian pelanggan. Jika pesanan pelanggan tidak dalam format yang standar sesuai dengan sistem pemrosesan pesanan penjual, maka pesanan ini harus
diterjemahkan ke dalam format pesanan penjualan yang formal. Tujuan dari dokumen sumber adalah untuk menangkap inti ekonomi dari
transaksi. Dokumen sumber utama dalam sistem pesanan penjualan adalah pesanan penjualan sales order.
Pesana penjualan mengungkapkan informasi penting seperti nama dan alamat pelanggan; nomor akun pelanggan; nama; nomor dna deskripsi barang
yang dijual; jumlah dan harga per unit; serta informasi keuangan lainnya seperti pajak, potongan harga, dan biaya pengiriman. Beberapa salinan pesanan penjualan
Universitas Sumatera Utara
dibuat untuk berbagai tujuan. Jumlah salinan yang dibuat berbeda antara satu sistem dengan sistem lainnya, bergantung pada operasi yang akan didukung.
Setelah menyiapkan pesanan penjualan, staf penjualan menyimpan satu salinan dari dokumen tersebut dalam file pesanan pelanggan terbuka custumer
open order file untuk referensi di masa yang akan datang. Pemenuhan pesanan dan pengiriman pesanan ke pelanggan bisa menghabiskan waktu beberapa hari
atau bahkan berminggu – minggu. Para pelanggan sering menghubungi pemasok untuk mengetahui status mereka. Untuk memfasilitasi pertanyaan pelanggan, file
pesanan pelanggan sering disusun berdasarkan urutan abjad dari nama pelanggan. Meskipun nama pelanggan bukan merupakan kunci primer yang efisien untuk
mengakses data, namun dapat digunakan sebagai kunci sekunder untuk memeriksa pesanan pelanggan karena pelanggan tidak selalu mengetahui nomor
pelanggan dan mungkin tidak mempunyai salinan tagihan. Dalam situasi seperti ini, file pelanggan memungkinkan staf administrasi untuk menentukan pesanan
penjualan dan merespons pertanyaan dari pelanggan. b. Departemen Kredit
Langkah awal dalam departemen ini adalah otorisasi transaksi, yang mencakup verifikasi kelayakan pemberian kredit kepada pelanggan. Keadaan
penjualan akan menentukan cara pemeriksaan kredit. Misalnya, penjual dapat melakukan investigasi keuangan secara lengkap pada pelanggan baru untuk
menentukan batas kredit. Akan tetapi setelah batas kredit ditentukan, pemeriksaan kredit pada penjualan berikutnya hanya mencakup pemastian bahwa penjualan
saat ini tidak melebihi batas yang sudah ditentukan.
Universitas Sumatera Utara
Dalam sistem fiktif kita, salinan persetujuan kredi untuk pesanan penjualan akan diberikan ke departemen kredit untuk disetujui. Hasil persetujuan yang
dikembalikan memicu pengiriman salinan pesanan penjualan lainnya ke berbagai departemen. Salinan kredit disimpan dalam file pesanan pelanggan sampai
transaksi selesai. c. Departemen Pengiriman
Sebelum menerima barang dan salinan surat pengeluaran barang, departemen pengiriman menerima slip pengepakan dan dokumen pengiriman dari
departemen penjualan. Slip pengepakan bersama dengan barang dikirim ke pelanggan untuk menggambarkan isi kiriman tersebut. Slip pengepakan bisa
ditaruh didalam kotak pengiriman atau dilekatkan diluarnya dengan kantong plastic khusus. Slip pengiriman menginformasikan ke departemen penagihan
bahwa pesanan pelanggan sudah dipenuhi dan dikirim. Dokumen ini berisi data – data seperti tanggan pengiriman, barang dan jumlah barnag yang dikirim,
perusahaan jasa angkutan, dan biaya pengiriman. Dalam beberapa sistem, dokumen pengiriman adalah dokumen terpisah yang disiapkan oleh petugas
pengiriman. Petugas pengiriman menyerahkan barang, slip pengepakan, dan dua salinan
bill of lading ke perusahaan pengiriman, dan kemudian melakukan tugas berikut : 1. Mencatat pengiriman pada log pengiriman barang.
2. Menyerahkan dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman ke departemen penagihan sebagai bukti pengiriman.
3. Menyimpan satu salinan bill of lading dan satu salinan dokumen pengiriman.
Universitas Sumatera Utara
d. Departemen Penagihan Departemen penagihan memainkan peranan penting dalam sistem pesanan
penjualan. Departemen ini mengumpulkan informasi tentang transaksi penjualan dan merekonsiliasi, mengasimilasi, dan mendistribusikan informasi ini ke
departemen lainnya. Pengiriman barang menandai berakhirnya peristiwa ekonomi dan
merupakan saat dimana pelanggan sudah dapat ditagih. Penagihan sebelum pengiriman dilaksanakan dapat menyebabkan ketidaktepatan dalam pencatatan
dan ketidakefisienan dalam operasi. Ketika pesanan penjualan yang asli disiapkan, beberapa perincian transaksi belum dapat diketahui secara pasti dan tidak bisa
berubah. Sebagai contoh, persediaan mungkin tidak memadai untuk memebuhi pesanan. Ketika hal ini terjadi, staf gudang akan menempatkan barang ini dalam
daftar pesanan barang back-order dan menyesuaikan dokumen pengeluaran barang untuk menunjukkan jumlah sesungguhnya yang akan dikirim ke
pelanggan. Biasanya, pemasok tidak menagih pelanggan untuk pesanan barang sebelum barang tersebut dikirimkan. Tagihan untuk barang yang belum dikirim
menyebabkan kebingungan, memperburuk hubungan dengan pelanggan, dan memerlukan pekerjaan tambahan untuk membuat penyesuaian pada catatan
akuntansi. Untuk mencegah terjadinya permasalahan seperti ini, departemen penagihan
menunggu pemberitahuan dari bagian pengiriman barang sebelum melakukan penagihan. Dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman
mendeskripsikan barang yang memang dikirim ke pelanggan. Ketika informasi ini
Universitas Sumatera Utara
sampai di departemen penagihan, staf administrasi akan mencari faktur dan salinan buku besar dari file sementara.
Sebagai tambahan, departemen penagihan melakukan pembukuan – sesuai dengan tugas – tugas berikut :
1. Menncatat penjualan pada jurnal penjualan. 2. Mengirim salinan buku besar dari pesanan penjualan ke piutang dagang.
3. Mengirim dokumen pengeluaran barang ke pengendalian persediaan. 4. Menyimpan salinan faktur di file permanen dari departemen penagihan.
e. Jurnal Penjualan Sales Journal Jurnal penjualan adalah jurnal khusus yang mencatat transaksi penjualan.
Setiap faktur penjualan dicatat dalam jurnal sebagai item yang terpisah. Pada akhir periode, staf administrasi akan meringkas entri ini dan menyiapkan voucher
journal journal voucher yang akan diserahkan ke bagian buku besar umum untuk dijurnal pada akun berikut ini :
Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendalian XXXX,XX
Penjualan XXXX,XX
f. Departemen Pengendalian Persediaan Departemen pengendalian persediaan menggunakan dokumen pengeluaran
barang untuk memperbarui akun buku besar pembantu persediaan inventory subsidiary ledger. Setelah proses pembukuan, dokumen pengeluaran barang
disimpan. Pada akhir periode, nilai keuangan dari total penurunan di persediaaan,
Universitas Sumatera Utara
dirangkum dalam voucher jurnal dan dikirim ke departemen buku besar umum untuk dibukukan kea kun berikut ini :
Debit Kredit
Harga Pokok Penjualan XXXX,XX
Persediaan - Pengendali XXXX,XX
g. Departemen Piutang Dagang Departemen piutang dagang accounts receivable akan membukukan dari
salinan buku besar pesanan penjualan ke buku besar pembantu piutang dagang accounts receivable subsidiary ledger. Setiap pelangganmempunyai record pada
buku besar pembantu piutang dagang yang berisi informasi berikut ini : nama pelanggan, alamat pelanggan, data kredit, tanggal transaksi, nomor faktur, kredit
pembayaran, retur, dan saldo. Setiap salinan buku besar dari pesanan penjualan digunakan untuk
menaikkan akun pelanggan sesuai dengan jumlah penjualan. Setelah membukukan, staf piutang dagang menyimpan salinan buku besar. Secara berkala,
petugas merangkum saldo setiap akun menjadi satu, dan mengirimkannya ke buku besar umum.
h. Departemen Buku Besar Umum Pada saat penutupan periode pemrosesan, departemen buku besar umum
telah menerima voucher jurnal dari departemen penagihan dan pengendalian persediaan, dan ikhtisar akun dari departemen piutang dagang. Informasi tersebut
mempunyai dua tujuan :
Universitas Sumatera Utara
1. Buku besar umum menggunakan voucher jurnal untuk memproses akun pengendali di bawah ini :
Debit Kredit
Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX
Harga Pokok Penjualan XXXX,XX
Persediaan – Pengendali XXXX,XX
Penjualan XXXX,XX
Buku besar umum hanya berisi akun pengendali dan hanya membutuhkan informasi ikhtiar pembukuan.
2. Rangkuman akun yang secara independen disediakan oleh departemen piutang dagang, digunakan untuk memverifikasi keakuratan internal dari seluruh proses.
Dengan mencocokkan voucher jurnal dan rangkuman akun yang diterima dari departemen operasional, buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis
kesalahan.
2.4. Sistem Informasi Akuntansi Siklus Pendapatan Prosedur Penerimaan Kas
Diagram arus data pada gambar 2.6. menggambarkan penerimaan kas untuk pembayaran piutang dagang.
1. Cek dan informasi akuntansi pendukung lainnya nomor akun pelanggan, nama pelanggan, nilai cek, dan sebagainya yang tertera pada permintaan
pembayaran, dikirim ke bagian penerimaan dokumen, dimana dokumen – dokumen tersebut dipilah – pilah. Cek dikirim ke kasir pada departemen
Universitas Sumatera Utara
penerimaan kas, dan permintaan pembayaran dikirim ke departemen piutang dagang.
2. Cek yang diterima oleh kasir dicatat pada jurnal penerimaan kas dan langsung disetorkan ke bank.
3. Permintaan pembayaran yang diterima oleh departemen piutang dagang digunakan untuk mengurangi saldo akun pelanggan sebesar nilai pembayaran.
4. Departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang mengirinkan rangkuman informasi tersebut ke departemen buku besar umum. Informasi ini
dikonsiliasikan dan digunakan untuk memperbarui akun prngendali piutang dagang dan akun kas.
2.4.1. Prosedur Penerimaan Kas
Menurut Hall 2006 : 239 prosedur penerimaan kas terbagi atas lima bagian prosedur, yang terdiri sebagai berikut :
a. Prosedur Ruang Penerimaan Dokumen Ruang penerimaan dokumen menerimacek dari pelanggan bersama dengan
permintaan pembayaran. Dokumen ini berisi informasi utama yang diperlukan untuk akun pelanggan.
Permintaan pembayaran merupakan contoh dari dokumen perputaran. Biasanya, ini adalah bagian dari faktur yang telah ditagihkan ke pelanggan. Ketika
pembayaran dilakukan, pelanggan merobek bagian permintaan pembayaran dan mengembalikannya ke penjual bersama dengan pembayaran tunai. Kegunaan dari
Universitas Sumatera Utara
merobek ini lebih terlihat pada perusahaan yang mempunyau banyak pelanggan dan memproses banyak transaksi penerimaan kas setiap hari.
Staf ruang penerimaan dokumen mengirimkan cek dan permintaan pembayaran ke staf administrasi yang akan menstempel cek tersebut “Hanya untuk Disetor”
dan mencocokkan jumlah pada permintaan pembayaran dengan cek tersebut. Staf kemudiaan mencatat setiap cek pada lembaran yang disebut daftar permintaan
pembayaran atau pradaftar pembayaran kas. Daftar permintaan pembayaran adalah catatan dari semua kas yang diterima. Pada contoh ini, staf menyiapkan
tiga salinan daftar permintaan pembayaran. Dokumen aslinya dikirim ke kasir, bersama dengan ceknya. Salinan kedua dikirim ke departemen piutang dagang
bersama dengan permintaan pembayaran. Salinan ketiga dikirim ke asisten kontroler untuk merekonsiliasi kas secara keseluruhan.
b. Departemen Penerimaan Kas Kasir memverifikasi keakuratan dan kelengkapan antara cek dengan
permintaan pembayaran. Setiap cek yang hilang dan salah dikirimkan dari ruang penerimaan dokumen dan departemen penerimaan kas diidentifikasi pada proses
ini. Setelah rekonsiliasi antara cek dengan permintaan pembayaran, kasir mencatat penerimaan kas pada jurnal penerimaan kas. Semua transaksi penerimaan kas,
termasuk penjualan kas, penerimaan kas lainnya, dan penerimaan atas akun, dicatat pada jurnal penerimaan kas. Perhatikan bahwa setiap cek yang diterima
dari pelanggan ditulis terpisah pada jurnal penerimaan kas.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 2.6. Diagram Arus Data dari Sistem Penerimaan Kas
Sumber : Hall 2006 : 239
Pelanggan
Bank
Akun Pelanggan
1 Sortir
Surat 2
Perbarui Record
Penerimaan Kas
3 Perbarui
Record Penerimaan
Kas Akun
Pelanggan
4 Bukukan
ke Buku Besar
Umum Akun
Pengendali
Jurnal Penerimaan Kas
Kembalikan Cek
Cek dan Permintaan
Pembayaran
Permintaan Pembayaran
Cek Ikhtisar
Piutang Dagang
Ikhtisar Penerimaan Kas
Setorkan Cek
40
Universitas Sumatera Utara
Selanjutnya, staf menyiapkan slip seotran deposit slip bank rangkap tiga yang menunjukkan total nilai penerimaan harian dan menyerahkan cek tersebut beserta
dua salinan dari slip setoran ke bank. Setelah dan disetor, kasir bank memvalidasi slip setoran bank dan mengembalikan satu salinan ke bagian pengawasan. Pada
akhir hari kerja, staf penerimaan kas merangkum ayat jurnal dan menyiapkan voucher jurnal dengan entri berikut ini.
Debit Kredit
Kas XXXX,XX
Piutang Dagang – Pengendali XXXX,XX
Staf kemudian mengirimkan voucher jurnal tersebut ke departemen buku besar umum.
c. Departemen Piutang Dagang Staf departemen piutang dagang melakukan prosespembukuan permintaan
pembayaran pada akun pelanggan di buku besar pembantu piutang dagang. Setelah proses pembukuan, permintaan pembayaran disimpan untuk jejak audit.
Pada akhir hari kerja, staf departemen piutang dagang merangkum akun buku besar pembantu piutang dagang dan menyerahkan rangkumannya ke departemen
buku besar umum. d. Departemen Buku Besar
Secara berkala, departemen buku besar menerima voucher jurnal dari departemen kas dan merangkum akun dari departemen piutang dagang. Staf
melakukan proses pembukuan dari voucher jurnal ke akun pengendali piutang
Universitas Sumatera Utara
dagang dengan rangkuman buku besar pembantu piutang dagang, dan menyimpan voucher jurnal
e. Departemen Kontroler Secara berkala mingguan atau bulanan, staf dari departemen kontroler atau
karyawan yang tidak terkait dengan prosedur penerimaan kas mencocokkan penerimaan kas dengan membandingkan dokumen berikut ini: 1 salinan dari
daftar permintaan pembayaran, 2 slip setoran bank yang diterima dari bank, 3 voucher jurnal dari departemen penerimaan kas dan departemen piutang dagang.
2.5. Tujuan, Ancaman, dan Prosedur Dalam Siklus Pendapatan
Menurut Romney dan Steinbart 2005 : 30 di dalam siklus pendapatan, Sistem Informasi Akuntansi SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan – tujuan berikut ini dicapai :
1. Semua transaksi telah diotorisasikan dengan benar. 2. Semua transaksi yang dicatat valid benar – benar terjadi
3. Semua transaksi yang valid, dan disahkan, telah dicatat. 4. Semua transaksi dicatat dengan akurat.
5. Aset kas, persediaan, dan data dijaga dari kehilangan ataupun pencurian. 6. Aktivitas bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif.
Dokuman – dokumen dan catatan – catatan memainkan peranan penting dalam mencapai tujuan – tujuan ini. Dokumen yang sederhana dan mudah
digunakan dengan instruksi yang jelas, memfasilitasi pencatatan data transaksi
Universitas Sumatera Utara
secara akurat dan efisien. Penggabungan pengendalian aplikasi yang tepat, seperti pemeriksaan validitas dan pemeriksaan format field akan lebih meningkatkan
akurasi entri data ketika menggunakan dokumen elektronis. Memberikan ruang di dokumen kertas dan elektronis untuk mencatat siapa yang melengkapi dan siapa
yang memeriksa formulir tersebut membuktikan bahwa transaksi tersebut telah disahkan secara benar. Memberikan nomor terlebih dahulu pada dokumen
memfasilitasi pemeriksaan bahwa semua transaksi telah dicatat. Membatasi akses ke dokumen kosong, jika dokumen kertas masih digunakan dan membatasi akses
ke program yang membuat dokumen akan mengurangi risiko transaksi yang tidak sah.
Berikut adalah ancaman – ancaman utama dalam siklus pendapatan dan prosedur pengendalian yang sesuai yang harus dilaksanakan untuk menghilangkan
ancaman – ancaman tersebut. Setiap perusahaan, apapun itu lini usahanya menghadapi ancaman – ancaman ini. Oleh sebab itu, merupakan hal yang penting
untuk memahami bagaimana SIA dapa didesain untuk mengatasinya.
2.5.1. Aktivitas Entri Pesanan Penjualan
Tujuan utama proses entri pesanan penjualan adalah untuk secara akurat dan efisien memproses pesanan pelanggan, memastika bahwa perusahaan dibayar
untuk semua penjualan secara kredit, dan bahwa semua penjualan sah, serta untuk meminimalkan hilangnya pendapatan akibat dari manajemen persediaan yang
kurang baik.
Universitas Sumatera Utara
Ancaman 1 : Pesanan Pelanggan yang Tidak Lengkap atau Tidak Akurat
Ancaman dasar selama entri pesanan penjualan adalah data yang penting mengenai pesanan tersebut akan hilang ataupun tidak akurat. Kegiatan ini bukan
hanya menimbulkan inefisiensi karena perlunya menghubungi kembali pelanggan dan memasukkan kembali pesanan ke dalam sistem, tetapi juga dapat secara
negative mempengaruhi secara persepsi pelanggan, dan akibatnya, dapat berpengaruh buruk terhadap penjualan di masa mendatang. Beberapa
pengendalian entri data dapat menghilangkan ancaman ini. Contohnya, pemeriksaan kelangkapan dapat memastikan bahwa semua data yang dibutuhkan
dimasukkan. Pencarian otomatis data referensi, seperti alamat pelanggan, yang telah disimpan dalam file induk pelanggan, mencegah kesalahan dengan
meniadakan entri data. Uji kewajaran harus membandingkan jumlah yang dipesan dengan nomor barang dan catatan penjualan terdahulu. Banyak dari pengendalian
edit entri data ini, seperti uji kelengkapan, juga dibutuhkan dalam Web site untuk memastikan bahwa para pelanggan memasukkan semua data yang dibutuhkan.
Ancaman 2 : Penjualan Kredit ke Pelanggan yang Memiliki Catatan Kredit Buruk
Ancaman kedua dalam entri pesanan penjualan adalah kemungkinan melakukan penjualan yang kemudian menjadi tidak tertagih. Mensyaratkan otorisasi yang
benar untuk setiap penjualan secara kredit akan mengurangi ancaman ini. Secara umum, hal ini dicapai dengan menetapkan batas kredit untuk setiap pelanggan dan
memberikan pegawai bagian penjualan otorisasi umum untuk menyetujui
Universitas Sumatera Utara
penjualam kredit tambahan ke pelanggan lama dengan syarat penjualan semacam itu tidak meningkatkan total saldo rekening pelanggan melebihi batas kredit yang
disetujui. Dalam kasus – kasus yang membutuhkan otorisasi khusus, seperti pelanggan baru atau pemberian tambahan kredit ke pelanggan lama persetujuan
harus diberikan oleh seseorang yang bukan merupakan sales representative, terutama apabila pegawai bagian penjualan tersebut dibayar berdasarkan komisi.
Manajer bagian kredit yang menetapkan kebijakan kredit dan menyetujui pemberian kredit ke pelanggan baru dan kenaikan batas kredit bagi pelanggan
lama, berdiri sendiri dari fungsi pemasaran. Guna mendorong pemisahan tugas ini dalam sistem on-line yang terintegrasi, staf administrasi bagian entri pesanan
penjualan harus diberikan akses baca saja ke informasi mengenai batas kredit tiap pelanggan.
Ancaman 3 : Keabsahan Pesanan
Ancaman lainnya berkaitan dengan legitimasi pesanan. Dahulu, keabsahan pesanan pelanggan didapat melalui penerimaan pesanan pembelian yang telah
ditandatangani dari pelanggan. Bersama peningkatan transaksi bisnis secara elektronis, penggunaan tanda tangan digital dan sertifikat digital disyaratkan
untuk memverifikasi identitas setiap pihak.
Universitas Sumatera Utara
Ancaman 4 : Kehabisan Persediaan, Biaya Penggudangan, dan Pengurangan Harga
Akan tetapi, ancaman lain dalam proses entri data adalah penjualan akan hilang karena kehabisan persediaan. Sebaliknya persediaan yang lebih akan
meningkatkan biaya penggudangan dan bahkan dapat memerlukan pengurangan harga yang signifikan. Guna mengatasi masalah ini, perusahaan – perusahaan
membuat sistem pengendalian persediaan dan perkiraan penjualan yang akurat.
2.5.2. Aktivitas Pengiriman
Tujuan utama fungsi pengiriman adalah untuk mengetahui pesanan pelanggan secara efisien dan akurat, serta untuk menjaga persediaan.
Ancaman 5 : Kesalahan Pengiriman
Mengirimkan barang yang salah atau jumlah barang dagangan yang salah serta mengirimkan ke lokasi yang salah adalah kesalahan serius Karena kesalahan –
kesalahan tersebut dapat secara signifikan megurangi kepuasan pelanggan dan selanjutnya penjualan di masa mendatang. Kesalahn – kesalahan tersebut juga
dapat mengakibatkan hilangnya asset apabila pelanggan tidak membayar barang yang salah kirim. Penggunaan pemindai kode garis untuk mencatat pengambilan
dan pengiriman persediaan dapat secara nyata meniadakan kesalahan entri data. Di perusahaan – perusahaan tempat entri data masih dilakukan secara manual,
penggunaan pengendalian aplikasi, seperti pemeriksaan field dan uji kelengkapan, dapat mengurangi kesalahan secara signifikan. Hanya setelah sistem tersebut telah
Universitas Sumatera Utara
memverifikasi bahwa pengiriman benar maka slip pengepakan dan dokumen pengiriman dicetak.
Ancaman 6 : Pencurian Persediaan
Ancaman lainnya dalam tahap pengiriman di siklus pendapatan melibatkan pencurian persediaan. Kerugian akibat pencurian dapat sangat besar nilainya.
Beberapa prosedur pengendalian dapat mengurangi resiko pencurian persediaan. Pertama, persediaan harus disimpan dalam lokasi yang aman dengan pembatasan
akses secara fisik. Kedua, semua transfer persediaan di dalam perusahaan harus didokumentasikan. Persediaan harus diberikan ke pegawai bagian pengiriman
hanya jika terdapat pesanan penjualan yang telah disetujui. Sebagai tambahan, baik pegawai bagian gudang maupun pengiriman harus menandatangani dokumen
yang dilampirkan bersama barang tersebut atau membuat catatan yang memadai mengenai transfer tersebut secara on-line pada saat barang ditransfer dari bagian
persediaan ke pengiriman. Prosedur ini memfasilitasi penelusuran penyebab kekurangan persediaan apapun. Lagipula, akuntabilitas semacam ini mendorong
para pegawai untuk mempersiapkan dan memelihara catatan yang akurat. Terakhir, jumlah persediaan yang dicatat harus secara periodic direkonsiliasi
dengan jumlah persediaan secara fisik yang dimiliki, dan para pegawai yang bertanggung jawab atas penyimpangan persediaan harus diberikan tanggung
jawab atas kekurangan apapun.
Universitas Sumatera Utara
2.5.3. Aktivitas Penagihan dan Piutang Usaha
Tujuan utama dari fungsi penagihan dan piutang usaha adalah untuk memastikan bahwa para pelanggan ditagih untuk semua penjualan, bahwa faktur
akurat, dan bahwa catatan rekening pelanggan dipelihara secara akurat.
Ancaman 7 : Kegagalan Untuk Menagih Pelanggan
Kegagalan untuk menagih pelanggan atas barang – barang yang sudah dikirm mengakibatkan kerugian asset dan kesalahan dalam data penjualan, persediaan,
serta piutang usaha. Pemisahan fungsi pengiriman dan penagihan dapat mengurangi ancaman ini. Jika tidak, pegawai yang melakukan kedua fungsi ini
dapat mengirimkan barang dagangan ke teman – temannya tanpa melakukan penagihan. Pesanan penjualan, kartu pengambilan barang, slip pengepakan, dan
faktur penjualan harus secara berurutan diberi nomor dan kemudian secara periodic dipertanggungjawabkan. Pesanan penjualan atau slip pengepakan yang
tidak dapat ditemukan kesesuaiannya dengan pesanan penjualan mencerminkan pengiriman yang belum ditagih, dan tindakan perbaikan harus dilakukan.
Ancaman 8 : Kesalahan Dalam Penagihan
Kesalahan dalam penagihan, seperti kesalahan memberikan harga dan menagih pelanggan untuk barang – barang yang tidak dikirim atau atas pesanan ulang,
mencerminkan potensi ancaman lainnya. Kelebihan penagihan dapat mengakibatkan ketidakpuasan pelanggan, dan kekurangan dalam penagihan dapat
mengakibatkan kerugian asset. Kesalahan memberikan harga dapat dihindari dengan cara memerintahkan computer menarik data yang tepat dari file induk
persediaan. Kesalahan yang melibatkan jumlah barang yang dikirim dapat
Universitas Sumatera Utara
diketahui dengan merekonsiliasi jumlah yang tercantum di slip pengepakan dengan jumlah dalam pesanan penjualan. Apabila memungkinkan, penggunaan
pemindai kode garis dapat mengurangi lebih jauh kemungkinan kesalahan entri data.
Ancaman 9 : Kesalahan Dalam Memelihara Rekening Pelanggan
Kesalahan dalam memelihara rekening pelanggan dapat mengarah pada hilangnya penjualan di masa mendatang dan juga menunjukkan kemungkinan pencurian kas.
Pemeriksaan edit berikut ini dapat digunakan untuk memastikan akurasi dalam memperbarui rekening pelanggan :
1. Pemeriksaan validitas atas pelanggan dan nomor faktur 2. Verifikasi closed-loop untuk memastikan bahwa rekening yang benar yang
dikredit. 3. Pemeriksaan field memastikan bahwa hanya nilai numeric yang dimasukkan
untuk jumlah pembayaran.
Pembayaran dari pelanggan sering kali diproses dalam batch, hingga jumlah total batch dapat memberikan cara tambahan untuk mendeteksi kesalahan dalam
memasukkan data. Contohnya, setelah memproses pembayaran dari pelanggan, jumlah semua saldo rekening tiap pelanggan file buku pembantu piutang usaha
harus sama dengan saldo total dalam akun pengendali piutang usaha dalam buku besar. Apabila keduanya tidak sama, kesalahan dalam memasukkan data mungkin
telah terjadi dan semua transaksi yang baru dimasukkan harus diperiksa kembali. Guna memastikan bahwa semua kiriman uang diproses, jumlah rekening
Universitas Sumatera Utara
pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam
pemrosesan transaksi aslinya karena 1 lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan Anda sendiri dan 2 hal ini memberikan suatu cara
untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen
tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk
pembayaran yang telah mereka kirimkan.
2.5.4. Aktivitas Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan.
Ancaman 10 : Pencurian Kas
Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk
mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi
transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan :
1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang lapping.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas
dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri. 3. Menangani nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.
Seseorang yang melakukan kedua fungsi ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman – temannya.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau
penggunaat EFT Electronic Funds Transfer atau FEDI Financial Electronic Data Interchange untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini harus
dipertimbangan dengan manfaat pengurangan biaya pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat ke pembayaran dari pelanggan.
Apabila pembayaran dari pelanggan harus diproses secara internal, dokumentasi yang baik atas kiriman uang adalah hal yang penting, karena risiko
kehilangan paling besar pada saat penerimaan pertama. Jadi, daftar semua cek yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat. Cek – cek
tersebut juga harus disahkan secara terbatas pada waktu tersebut. Guna meminimalkan risiko penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, harus ada dua
orang yang membuka semua surat yang masuk
Universitas Sumatera Utara
Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan pengendalian tambahan: hanya data kiriman uang yang harus ke departemen
piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir. Kesepakatan semacam ini menciptakan dua pemeriksaan pengendalian yang benar
– benar independen. Pertama, kredit total piutang usaha yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan debit total kas yang menyajikan jumlah
yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang diberikan ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip penyimpanan
yang telah divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi tersebut telah disimpan. Terakhir, laporan bulanan yang
dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan pengendalian tambahan, karena para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk mengkredit dengan tepat
rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim. Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari.
Penyimpanan harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko untuk dicuri. Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk
pengeluaran lain – lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan, piutang usaha, dan penagihan kas.
Terakhir, pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas.
Pemisahan tugas ini memberikan pemeriksaan independen atas kasir dan mencegah manipulasi laporan bank untuk menutupi pencurian kas.
Universitas Sumatera Utara
2.5.5. Masalah – Masalah Umum Pengendalian
Dua tujuan umum yang berhubungan dengan semua aktivitas dalam siklus pendapatan adalah bahwa data tersedia ketika dibutuhkan dan bahwa semua
aktivitas dilakukan secara efisien dan efektif
Ancaman 11 : Kehilangan Data
Secara umum yang signifikan dalam siklus pendapatan adalah kehilangan data mengenai rekening pelanggan. Rekening pelanggan dan catatan persediaan yang
akurat adalah hal yang penting, tidak hanya untuk tujuan pelaporan ekternal dan internal saja, tetapi juga untuk merespons pertanyaan pelanggan. Selain itu
kehilangan semua data piutang usaha dapat mengancam kelangsungan perusahaan. Oleh sebab itu, catatan – catatan tersebut harus dilindungi dari
kehilangan atau kerusakan. File – file induk piutang usaha , penjualan dan penerimaan kas harus dibuat
cadangannya secara teratur. Dua salinan cadangan file – file kunci, seperti file induk piutang usaha, harus dibuat. Salah satunya harus disimpan di lokasi kantor
dan lainnya di luar lokasi kantor. Salinan cadangan file transaksi terbaru juga harus dibuat. Semua disk dan tape harus memiliki baik label file internal maupun
eksternal untuk mengurangi kemungkinan secara tidak sengaja menghapus file – file yang penting.
Terakhir, daftar semua aktivitas, terutama tindakan apapun yang melibatkan persetujuan dari pihak manajemen contohnya, penambahan batas kredit, harus
dicatat dan dipelihara untuk pemeriksaan di masa mendatang sebagai bagian dari jejak audit.
Universitas Sumatera Utara
Ancaman 12 : Kinerja yang Kurang Baik
Sebagai tambahan dari memastikan akurasi dan menjaga asset, tujuan lainnya pengendalian internal adalah mendorong dilaksanakannya tugas secara efisien dan
efektif. Mempersiapkan dan meninjau laporan memberikan dasar untuk menilai efisiensi dan efektivitas berbagai aktivitas siklus pendapatan dan untuk
mengurangi ancaman kinerja yang dibawah standar. Kemungkinan jumlah laporan semacam ini dibatasi hanya melalui pilihan pihak manajemen mengenai aktivitas
– aktivitas apa yang penting untuk diawasi dan dikendalikan. Contohnya, entri pesanan penjualan secara efisien dapat diawasi dengan mempersiapkan laporan
periodic pesanan penjualan yang diproses untuk setiap individu dalam periode waktu tertentu. Efisiensi dan efktivitas tenaga penjualan dapat dinilai melalui
laporan analisis penjualan sales analysis report, yang merinci penjualan
berdasarkan tenaga penjual, daerah ataupun produk. Pandangan lebih jauh tentang
kinerja penjualan keseluruhan dapat diberikan dengan mempersiapkan laporan analisis profitabilitas
profitability analysis report, yang merinci kontribusi margin laba setiap daerah, pelanggan, saluran distribusi, tenaga penjual, produk,
atau dasar lainnya. Dimensi – dimensi kinerja sebelumnya yang difokuskan kea rah internal
hanya memberikan suatu pandangan keberhasilan dalam memenuhi tujuan kepuasan pelanggan. Organisasi juga perlu menangkap dan mengintegrasikan
ukuran – ukuran yang dihasilkan secara internal dengan dari efisiensi proses dengan data yang dihasilkan dari eksternal mengenai sikap pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
Mengawasi piutang usaha secara hati – hati juga merupakan hal yang sangat
penting karena penagihan secara signifikan mempengaruhi arus kas. Daftar umur piutang usaha
mendaftar saldo rekening pelanggan berdasarkan lamanya waktu yang tersisa dan memberikan informasi untuk memperkirakan piutang ragu –
ragu. Hal ini juga memberikan informasi yang berguna untuk mengevaluasi kebijakan kredit saat ini dan untuk memutuskan apakah akan meningkatkan batas
kredit bagi pelanggan tertentu. Masalah arus kas adalah alasan utama mengapa banyak perusahaan bangkrut.
Oelh sebab itu, anggaran kas, yang memberikan perkiraan tepat kas masuk
perkiraan penagihan dari penjualan dan kas keluar utang yang belum dibayar, adalah hal yang penting. Anggaran ini dapat memperingatkan organisasi atas
kekurangan kas jangka pendek di masa mendatang, hingga memungkinkan organisasi tersebut membuat rencana ke depan untuk mendapatkan pinjaman
jangka pendek dengan suku bunga yang paling bagus. Sebaliknya, organisasi yang mengetahui adanya kelebihan kas di masa mendatang dapat mengambil berbagai
langkah untuk menginvestasikan kelebihan dana tersebut agar mendapatkan pengembalian yang terbaik.
2.6. Pengendalian Siklus Pendapatan
Menurut Hall 2006 : 244 ada enam kelompok aktivitas pengendalian internal dalam membuat dan mengevaluasi proses pengendalian transaksi. Proses
tersebut adalah pemisahan tugas, supervise, catatan akuntansi, pengendalian akses, dan verifikasi independen. Berikut ini penjabaran selengkapnya.
Universitas Sumatera Utara
1. Otorisasi Transaksi Pemeriksaan Kredit. Tujuan otorisasi transaksi adalah untuk memastikan
bahwa hanya transaksi yang valid yang akan diproses. Departemen kredit merupakan bagian yang mengotorisasi pemrosesan pesanan penjualan.
Departemen ini memastikan bahwa kebijakan kredit perusahaan dilaksanakan dengan benar. Perhatian utamanya adalah kelayakan pemberian kredit kepada
pelanggan. Dalam membuat keputusan, departemen kredit bisa menggunakan berbagai macam teknik dan pengujian. Kompleksitas prosedur pemberian kredit
bergantung pada organisasi, hubungan perusahaan dengan pelanggan, dan penting tidaknya dari transaksi. Otorisasi khusus yang dibutuhkan dalam keadaan yang
sangat khusus misalnya, untuk pelanggan yang baru pertama kali mengajukan permohonan kredit akan memerlukan waktu yang agak lama. Setelah kredit
disetujui, transaksi dapat diproses lebih lanjut.
Kebijakan Retur Barang. Departemen kredit mengotorisasi proses retur
barang. Penentuan ini didasarkan pada sifat penjualan dan situasi retur. Konsep otorisasi khusus dan umum juga memengaruhi aktivitas ini. Kebanyakan
perusahaan mempunyai kebijakan khusus untuk menyetujui pengembalian kas dan kredit untuk akun pelanggan.
Pradaftar Kas. Pradaftar kas menyediakan sarana untuk melakukan verifikasi
apakah cek dari pelanggan dan permintaan pembayaran sudah benar. Adanya kelebihan pada permintaan pembayaran pada departemen kredit atau kurangnya
cek pelanggan pada departemen penerimaan kas akan dapat dideteksi ketika dilakukan pencocokan antara batch dengan daftar tersebut. Jadi, permintaan
Universitas Sumatera Utara
pembayaran kas mengotorisasi pembukuan permintaan pembayaran ke akun pelanggan.
2. Pemisahan Tugas
Pemisahan tugas memastikan bahwa tidak ada satu orang atau departemen pun yang memproses transaksi sendiri secara keseluruhan. Jumlah karyawan dan
volume transaksi yang diproses memengaruhi cara pemisahan dilaksanakan. Ada tiga peraturan yang memandu desainer sistem dalam tugas ini :
Peraturan 1. Bagian yang mengotorisasi transaksi harus terpisah dengan
bagian yang memproses transaksi. Dalam siklus pendapatan, departemen kredit terpisah dari seluruh proses, jadi otorisasi formal untuk transaksi merupakan
aktivitas independen. Pentingnya pemisahan ini jelas mengingat adanya konflik potensial dalam tujuan antara karyawan pemasaran dengan organisasi. Seringkali
kompensasi untuk staf penjualan didasarkan pada jumlah penjualan mereka. Untuk mencapai tujuan pribadi mereka untuk memaksimalkan penjualan, staf
pemasaran mungkin tidak mempertimbangkan kelayakan kredit dari calon pelanggan. Departemen kredit, yang bertindak sebagai kelompok otorisasi
independen, mendeteksi pelanggan yang berisiko dan menghalangi keputusan penjualan yang tidak mendukung dan tidak bertanggung jawab.
Peraturan 2. Pengendalian aktiva harus terpisah dari tugas pembukuan
aktiva. Dalam sistem pemrosesan pesanan penjualan, gudang persediaan yang menyimpan aktiva fisik , dan fungsi akuntansi buku besar umu dan departemen
pengendalian persediaan yang melakukan pencatatan.
Universitas Sumatera Utara
Pada sistem penerimaan kas, departemen penerimaan kas menyimpan aktiva kas, dan fungsi akuntansi buku beasar umum dan departemen piutang
dagang menyimpan data akuntansinya. Kasir melapor ke bendahara, yang bertanggung jawab atas aktiva lancar. Fungsi akuntansi adalah tanggung jawab
kontroler. Kedua fungsi tersebut tidak boleh digabungkan. Peraturan 3.
Perusahaan harus terstruktur sehingga tindak penipuan memerlukan kolusi dua atau lebih individu. Fungsi pembukuan harus dibagi
dengan hati – hati. Secara khusus, buku besar pembantu piutang dagang dan persediaan, jurnal penjualan dan penerimaan kas, dan buku besar umum harus
dipisah . individu yang mempunyai seluruh tanggung jawab pembukuan dan berkolusi dengan orang yang bertanggung jawab atas pengendalian persediaan,
dapat melakukan penipuan yang sulit dideteksi. Dengan memisahkan tugas – tugas tersebut, kolusi harus melibatkan lebih banyak orang, yang akan
meningkatkan risiko terdeteksi, sehingga sulit terjadi. 3. Supervisi
Beberapa perusahaan mempunyai karyawan yang terlalu sedikit untuk dapat melakukan pemisahan fungsi. Perusahaan seperti ini harus bergantung pada
supervisi untuk pengendaliannya. Dengan melakukan supervise kepada karyawan yang mempunyai potensi untuk melakukan sesuatu yang tidak sesuai, perusahaan
dapat melakuka antisipasi dalam sistemnya. Supervisi dapat juga memberikan pengendalian pada sistem yang sudah
terpisah dengan baik. Misalnya, pada sistem penerimaan kas, bagian penerimaan dokumen merupakan titik rawan bagi semua perusahaan. Individu yang bertugas
Universitas Sumatera Utara
untuk membuka dokumen memiliki akses ke kas aktiva dan dokumen permintaan pembayaran catatan transaksi. Karyawan yang tidak jujur akan
menggunakan kesempatan ini untuk mencuri cek, menguangkannya, dan menghancurkan permintaan pembayaran sehingga tidak meninggalkanbukti
transaksi. Pada akhirnya, penipuan seperti ini akan terungkap pada saat pelanggan menerima tagihan lainnya dan menanggapinya dengan menolak pembayaran.
Akan tetapi, ketika akhirnya perusahaan menyadari permasalahan ini, pelakunya mungkin telah melakukan beberpa kejahtan dan meninggalkan perusahaan.
Mendeteksi kejadian yang telah terjadi hanya menyelesaikan sedikit masalah. Mencegah merupakan solusi yang terbaik. Supervise dapat menyediakan
pengendalian pencegahan yang efektif.
4. Catatan Akuntansi
Dokumen sumber perusahaan seperti jurnal dan buku besar harus membentuk jejak audit yang memungkinkan auditor independen untuk menelusuri transaksi
melalui berbagai tingkat pemrosesan. Pengendalian ini juga merupakan fitur operasional yang penting. Kadang kala, transaksi hilang dalam sistem. Dengan
mengikuti jejak audit, manajemen dapat menemukan dimana kesalahan dalam sistem terjadi. Beberapa teknik pengendalian khusus dapat mempermudah
penelusuran jejak audit.
Dokumen Sumber Bernomor. Dokumen sumber bernomor prenumbered
source document seperti pesanan penjualan, pemberitahuan pengiriman, permintaan pembayaran, dan lain – lain dinomori secara berurutan oleh printer
sehingga setiap transaksi dapat diidentifikasi dan berbeda dengan yang lainnya.
Universitas Sumatera Utara
Hal ini memungkinkan pemisahan dan pelacakan suatu kejadian diantara ribuan lainnya melalui sistem akuntansi. Tanpa tanda yang unik. Satu transaksi akan
tampak sama dengan transaksi lainnya. Verifikasi data keuangan dan penelusuran transaksi akan menjadi sulit atau bahkan tidak mungkin tanpa dokumen sumber
bernomor.
Jurnal Khusus. Dengan mengelompokkan transaksi yang sama pada jurnal
khusus, sistem menyediakan laporan singkat atas seluruh kelompok kejadian. Untuk keperluan ini, sistem siklus pendapatan menggunakan jurnal penjualan dan
jurnal penerimaan kas.
Buku Besar Pembantu. Ada dua buku besar pembantu yang digunakan
untuk menangkap perincian transaksi dalam siklus pendapatan, yaitu buku besar pembantu persediaan dan piutang dagang. Penjualan produk mengurangi pengaruh
pada akun pembantu persediaan dan untuk meningkatkan akun piutang dagang pelanggan. Pembayaran kas dari para pelanggan mengurangi akun piutang dagang
mereka. Catatan pemabntu ini terkait dengan ayat jurnal dan dokumen sumber yang ditangkap pada kejadian ini.
Buku Besar Umum. Akun pengendali buku besar umum merupakan dasar
untuk menyiapkan laporan keuangan. Transaksi siklus pendapatan mempengaruhi akun buku besar pembantu seperti penjualan, persediaan, harga pokok penjualan,
piutang dagang, dan kas. Voucher jurnal yang meringkas aktivitas jurnal dan buku besar pembantu mengalir ke buku besar umum untuk memperbarui akun – akun
tersebut. Jadi, kita mempunyai jejak audit yang lengkap dari laporan keuangan
Universitas Sumatera Utara
sampai dokumen sumber melalui buku besar umum, buku besar pembantu, dan jurnal khusus.
File. Siklus pendapatan menggunakan beberapa file sementara dan
permanen untuk menunjang jejak audit. File – file ini merupakan tempat penyimpanan berbagai macam dokumen. Dibawah ini merupakan contoh file dari
siklus pendapatan :
• File pesanan penjualan terbuka open sales order file adalah file pesanan
pelanggan yang belum dipenuhi.
• File referensi data harga price data reference file adalah daftar harga
setiap barang dagangan. Staf yang menyiapkan tagiahn arsip ini untuk mendapatkan hargayang benar untuk ditempatkan faktur.
• File sejarah penjualan sales history file adalah file dari transaksi
penjualan yang sudah selesai. File ini berisi salinanfaktur yang dikirim ke pelanggan, serta dokumen pengiriman.
• File laporan pengiriman atau log pengiriman shipping report file
shipping log menyebutkan barang – barang yang dikirim untuk periode tertentu.
• File memo kredit credit memo file berisi salinan dari memo kredit yang
telah dibukukan kea kun pelanggan.
5. Pengendalian Akses
Pengendalian akses mencegah dan mendeteksi akses yang tidak disetujui dan terlarang ke aktiva perusahaan. Aktiva fisik pada siklus pendapatan adalah
persediaan dan kas. Pembatasan akses ke aktiva ini meliputi:
Universitas Sumatera Utara
• Keamanan gudang, seperti pagar, alarm, dan penjaga. • Penyetoran kas secara harian ke bank.
• Penggunaan lemari besi atau kotak deposityang aman untuk kas. • Penguncian laci kas dan lemari besi pada departemen penerimaan kas.
Pengendalian akses atas informasi mencakup pembatasan akses ke dokumen yang mengendalikan aktiva, yaitu dokumen sumber, jurnal, dan buku besar.
Sesorang yang tidak dibatasi aksesnya dapat memanipulasi aktiva perusahaan. Berikut ini merupakan contoh dari risiko yang berkaitan dengan siklus
pendapatan: 1. Seseorang dengan akses ke buku besar piutang dapat menghilangkan
akunnya, atau akun orang lain dari pembukuan. Dengan tidak adanya catatan akun, perusahaan tidak mengirim tagihan bulanan ke pelanggan.
2. Akses ke dokumen pesanan pelanggan memungkinkan seseoran gyang tidak mempunyai wewenang untuk melakukan pengiriman barang dagangan
3. Seseorang dengan akses ke kas dan akun kas buku besar umum dapat menghilangkan kas dari perusahaan dan menutupinya dengan melakukan
penyesuaian pada akun kas.
6. Verifikasi Independen
Tujuan verifikasi independen adalah untuk meningkatkan dan memverifikasi kebenaran dan kelengkapan dari prosedur yang dilaksanakan oleh orang lain
dalam sistem. Agar efektif, verifikasi independen ini harus terjadi pada poin – poin utama dalam proses dimana kesalahan dapat dideteksi dengan cepat dan
Universitas Sumatera Utara
benar. Pengendali verifikasi independen dalam siklus pendapatan muncul dalam poin – poin berikut ini :
1. Departemen pengiriman memverifikasi bahwa barang yang dikirim ke pelanggan dari gudang sudah benar dalam hal jenis dan jumlahnya. Sebelum
barang tersebut dikirim ke pelanggan, dokumen pengeluaran barang dan dokumen pengiriman dicocokkan.
2. Departemen penagihan mencocokkan pemberitahuan pengiriman dengan faktur penjualan untuk memastikan bahwa pelanggan ditagih sesuai dengan
harga yang dikirimkan. 3. Departemen buku besar umum juga memegang peranan penting dalam
verifikasi. Staf buku besar umum mencocokkan voucher jurnal yang dibuat oleh berbagai departemen. Departemen penagihan meringkas jurnal
penjualan, pengendalian persediaan meringkas penurunan pada buku besar pembantu persediaan, departemen penerimaan kas meringkas jurnal
penerimaan kas, dan departemen kredit meringkas buku besar pembantu piutang dagang. Setiap departemen tersebut mengirimkan voucher jurnal
dan perhitungan yang lainnya ke departemen buku besar umum, di mana informasi tersebut dicocokkan dan dibukukan ke masing – masing akun
pengendali. Departemen buku besar umum dapat mendeteksi berbagai jenis kesalahan dari
proses transaksi. Misalnya, total dari seluruh penjualan kredit yang dicatat oleh departemen penagihan seharusnya sesuai dengan jumlah total kenaikan buku besar
pembantu piutang dagang yang sudah dibukukan. Transaksi penjualan yang
Universitas Sumatera Utara
dicatat dalam jurnal tetapi tidak dibukukan ke akun pelanggan akan terdeteksi oleh fungsi buku besar umum. Sebab khusus dari ketidakseimbangan saldo tidak
dapat ditentukan di sini, tetapi kesalahan sudah dapat dicatat. Untuk menemukan kesalahan mungkin diperlukan pemeriksaan seluruh transaksi yang diproses
selama periode tertentu. Hal tersebut sangat membosankan dan memakan banyak waktu. Oleh sebab itu, daripada meringkas seluruh transaksi yang terjadi dalam
satu hari dalam satu batch, perusahaan biasanya mengelompokkan transaksi dalam batch kecil yang terdiri atas 50 sampai 100 transaksi. Ini akan memudahkan
untuk melakukan prosedur perhitungan akhir hari dengan memisahkan masalah ke batch tertentu.
2.7. Kerangka Konseptual