pelanggan yang diperbarui harus diperbandingkan dengan jumlah cek yang diterima. Rekonsiliasi ini harus dilakukan oleh seseorang yang tidak terlibat dalam
pemrosesan transaksi aslinya karena 1 lebih mudah untuk melihat kesalahan orang lain daripada kesalahan Anda sendiri dan 2 hal ini memberikan suatu cara
untuk mengidentifikasi ketidakberaturan. Terakhir, mengirimkan melalui surat laporan rekening bulanan ke setiap pelanggan memberikan tinjauan independen
tambahan atas akurasi proses memasukkan data karena pelanggan akan mengajukan keluhan jika rekening mereka belum dikredit dengan benar untuk
pembayaran yang telah mereka kirimkan.
2.5.4. Aktivitas Penagihan Kas
Tujuan utama dari fungsi penagihan kas adalah untuk menjaga kiriman uang pelanggan.
Ancaman 10 : Pencurian Kas
Prosedur pengendalian khusus harus digunakan karena kas mudah dicuri. Pemisahan tugas adalah prosedur pengendalian yang paling efektif untuk
mengurangi pencurian. Para pegawai yang memiliki akses secara fisik ke kas harus tidak memiliki tanggung jawab untuk mencatat atau mengotorisasi
transaksi apapun yang melibatkan penerimaan kas. Secara khusus, pasangan tugas berikut ini harus dipisahkan :
1. Menangani kas atau cek serta memasukkan data kiriman ke rekening pelanggan.
Universitas Sumatera Utara
Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat melakukan jenis penggelapan khusus yang disebut gali lubang tutup lubang lapping.
2. Menangani kas atau cek dan mengotorisasi nota kredit. Seseorang yang melakukan kedua tugas ini dapat menutupi pencurian kas
dengan cara membuat nota kredit yang sama dengan jumlah yang dicuri. 3. Menangani nota kredit dan memelihara rekening pelanggan.
Seseorang yang melakukan kedua fungsi ini dapat menghapus jumlah tidak tertagih yang merupakan utang teman – temannya.
Secara umum, penanganan uang dan cek dalam organisasi harus diminimalkan. Metode optimal adalah melalui kesepakatan lockbox bank atau
penggunaat EFT Electronic Funds Transfer atau FEDI Financial Electronic Data Interchange untuk pembayaran dari pelanggan. Biaya kesepakatan ini harus
dipertimbangan dengan manfaat pengurangan biaya pemrosesan internal dan akses yang lebih cepat ke pembayaran dari pelanggan.
Apabila pembayaran dari pelanggan harus diproses secara internal, dokumentasi yang baik atas kiriman uang adalah hal yang penting, karena risiko
kehilangan paling besar pada saat penerimaan pertama. Jadi, daftar semua cek yang diterima harus dipersiapkan segera setelah membuka surat. Cek – cek
tersebut juga harus disahkan secara terbatas pada waktu tersebut. Guna meminimalkan risiko penyalahgunaan kas atau cek yang diterima, harus ada dua
orang yang membuka semua surat yang masuk
Universitas Sumatera Utara
Pemisahan fungsi pencatatan dan penyimpanan berikut ini memberikan pengendalian tambahan: hanya data kiriman uang yang harus ke departemen
piutang usaha, dengan pembayaran pelanggan yang telah dikirim ke kasir. Kesepakatan semacam ini menciptakan dua pemeriksaan pengendalian yang benar
– benar independen. Pertama, kredit total piutang usaha yang dicatat oleh departemen akuntansi harus sama dengan debit total kas yang menyajikan jumlah
yang disimpan oleh kasir. Kedua, salinan daftar pengiriman uang yang diberikan ke departemen audit internal dapat diperbandingkan dengan slip penyimpanan
yang telah divalidasi dan laporan bank untuk memverifikasi bahwa semua cek yang diterima organisasi tersebut telah disimpan. Terakhir, laporan bulanan yang
dikirim ke para pelanggan memberikan lapisan pengendalian tambahan, karena para pelanggan akan memperhatikan kegagalan untuk mengkredit dengan tepat
rekening mereka atas pembayaran yang telah dikirim. Semua kiriman uang pelanggan harus disimpan, utuh, ke bank setiap hari.
Penyimpanan harian mengurangi jumlah kas dan cek yang berisiko untuk dicuri. Menyimpan semua kiriman secara utuh, dan tidak menggunakannya untuk
pengeluaran lain – lain, memfasilitasi rekonsiliasi laporan bank dengan catatan penjualan, piutang usaha, dan penagihan kas.
Terakhir, pegawai yang merekonsiliasi laporan bank harus independen dari semua aktivitas yang melibatkan penanganan atau pencatatan penerimaan kas.
Pemisahan tugas ini memberikan pemeriksaan independen atas kasir dan mencegah manipulasi laporan bank untuk menutupi pencurian kas.
Universitas Sumatera Utara
2.5.5. Masalah – Masalah Umum Pengendalian
