36
BAB III PEMBAHASAN
C. Tempat dan waktu Penelitian
Adapun tempat penelitian dan observasi yang dilakukan penulis yaitu di Badan Pelayanan Perijinan Terpadu Kota Medan yang bertempat dijalan Jl.
Jendral Besar Abdul Haris Nasution no.32 LT II Medan 2014. yang dimulai tanggal 26 April 2014 sampai dengan selesai 20 Mei 2014.
1. Pengertian Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Prosedur kerja adalah rangkain tata kerja yang berkaitan satu sama lain sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap serta jalan yang
harus ditempuh dalam rangka penyelesaian sesuatu bidang tugas Sedarmayanti, 2001:134.
Sistem kerja adalah suatu jaringan kerja yang terdiri atas bermacam-macam prosedur yang merupakan kesatuan yang bulat yang tampak dalam operasi
pekerjaan Warsidi, 2000 : 35. Penting untuk ditekankan bahwa disini kedua-duanya baik prosedur kerja,
maupun sistem kerja merupakan satu kesatuan yang bulat artinya keduanya merupakan tindak lanjut dalam rangka pelaksanaan suatu bidang pekerjaan
tertentu. Jadi dengan adanya prosedur kerja, dan sistem kerja menjadikan pelaksanaan fungsi menajemen dan kebijaksanaan pimpinan menjadi lebih
terarah, terkoordinir dan terkontrol dengan baik. Suatu penyusunan prosedur kerja dan sistem kerja dilakukan secara Updateness artinya bahwa prosedur kerja, dan
sistem kerja harus selalu mengikuti perkembangan Up to date dan kemajuan
Universitas Sumatera Utara
zaman teknologi pada zaman sekarang ini. Sistem terdidri dari subsistem yang berhubungan dengan prosedur yang membantu pencapaian tujuan. Pada saat
prosedur diperlukan untuk melengkapi, maka metode berisi tentang aktivitas operasional atau teknis yang akan menjelaskannya. Jadi dapat disimpulkan bahwa
organisasi sebagai sebuah sistem merupakan kesatuan, dimana bagian terkecil dari sistem metode atau prosedur maupun subsistem merupakan penjabaran dari
sistem organisasi yang digunakan. Dalam prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun untuk memiliki sifat
stabilitas dan fleksibilitas. Stabilitas disini maksudnya adalah bahwa prosedur dan sistem kerja harus mengandung unsur tetap sehingga menjamin kelancaran dan
kemantapan kerja, sehingga suatu pekerjaan tidak berubah cara kerjanya. Fleksibilitas artinya bahwa dalam pelaksanaannya tidak kaku tetapi harus luwes
yaitu masih memungkinkan diadakannya saling pergantian tugas, dan tugasnya dapat berubah-ubah setiap saat, tergantung dari sistem kerja bagian bidang
pelayanan perijinan II itu sendiri dan lebih terstruktur dan terorganisir dengan baik agar lebih mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering berubah.
Sehingga pekerjaan didalam bidang pelayanan perijinan II dapat berjalan dengan baik dan lancar. tidak ada satu pun pekerjaan yang terbengkalai akibat kelalaian
dari setiap pekerjaanya. Maka dari itu, penting diterapkan sifat-sifat dari stabilitas, dan fleksibilitas itu sendiri.
2. Manfaat
Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Berdasarkan pengertian dan uraian yang ada maka manfaat yang dapat diperoleh dari prosedur kerja dan sistem kerja adalah :
Universitas Sumatera Utara
a. Prosedur kerja, mempunyai manfaat untuk memberi petunjuk bagi karyawan
untuk bekerja dengan benar atas waktu yang telah ditetapkan. Melalui prosedur kerja, yang dibuat dengan tepat, dapat dilakukan standarisasi dan
pengendalian kerja dengan setepat-tepatnya. Prosedur kerja, bermanfaat baik bagi para pelaksana maupun semua pihak yang berkepentingan, untuk
dijadikan sebagai pedoman kerja. b.
Sistem kerja mempunyai beberapa manfaat diantaranya : 1.
Mengoptimalkan hasil dari penggunaan sumber daya yang efisien. 2.
Sebagai salah satu alat pengendali biaya. 3.
Untuk mengefisienkan aktivitas didalam bidang pelayanan perijinan II. 4.
Alat bantu pencapaian tujuan organisasi dalam bidang pelayanan perijinan II.
5. Alat bantu organisasi dalam menerapkan fungsi-fungsinya.
6. Dapat dilakukan pengendalian kerja dengan sebaik – baiknya.
7. Dapat dijadikan sebagai pedoman kerja semua orang yang terlibat.
3. Prinsip-Prinsip Pemakaian Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja
Mengingat pentingnya prosedur kerja dan sistem kerja sebagaimana telah diuraikan, maka dalam teknik penyusunan dan penentuan prosedur kerja, dan
sistem kerja yang harus dipakai dalam setiap instansi hendaknya dapat dipenuhi prinsip-prinsip sebagai berikut :
a. Untuk mempersiapkan segala sesuatunya dengan tepat maka terlebih dahulu
dipersiapkan penjelasan tentang tujuan pokok organisasi, skema organisasi
Universitas Sumatera Utara
berikut klasifikasi jabatan dan analisis jabatannya, unsur-unsur kegiatan didalam organisasi dan lainnya.
b. Untuk menjamin penerapan prosedur kerja, dan sistem kerja dengan setepat-
tepatnya, maka perlu dipakai buku pedoman. c.
Prosedur kerja, dan sistem kerja, harus disusun dengan memperhatikan segi- segi tujuan, fasilitas, peralatan, material, biaya, dan waktu, yang tersedia
serta segi luas, macam dan sifat dari tugas atau pekerjaan. d.
Hendaknya ditentukan satu pokok bidang tugas yang akan dibuat bagian prosedurnya
e. Bersifat fleksibel, maksudnya walaupun sistem yang efektif adalah sistem
yang terstruktur dan terorganisir dengan baik, namun sebaiknya cukup fleksibel agar lebih baik mudah disesuaikan dengan keadaan yang sering
berubah. f.
Dalam penetapan urutan tahap demi tahap dari rangkaian pekerjaan, maka antara tahap yang satu dengan tahap berikutnya harus terdapat hubungan
yang sangat erat yang keseluruhannya menuju ke satu tujuan. g.
Setiap tahap harus merupakan suatu kerja nyata dan perlu untuk pelaksanaan dan penyelesaian seluruh tugas atau pekerjaan yang
dimaksudkan. h.
Perlu ditetapkan kecakapan dan keterampilan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyelesaian bidang tugas yang dimaksud.
i. Prosedur kerja, dan sistem kerja harus disusun secara sederhana, sehingga
dapat lebih mudah dipahami dan gampang dalam pelaksanaannya.
Universitas Sumatera Utara
j. Penyusunan prosedur kerja, dan sistem kerja harus selalu disesuaikan
dengan perkembangan teknologi k.
Untuk penggambaran tentang penerapan suatu prosedur tertentu sebaiknya dipergunakan simbol dan skema atau bagan prosedur dengan setepat-
tepatnya. Bagan semacam ini sering disebut skema arus kerja l.
Mempunyai stabilitas yang optimal pada setiap bidang pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga pekerjaan itu mudah untuk dilakukan.
m. Prosedur kerja dan sistem kerja harus menggunakan pemanfaatan sumber
daya yang optimal, maksudnya disini adalah sistem, prosedur kerja yang dirancang dengan baik akan menjadikan penggunaan sumber daya yang
dimiliki organisasi dapat dioptimalkan pemanfaatannya. n.
prosedur kerja dan sistem kerja harus mudah diadaptasikan, karena sistem yang baik juga harus cepat dan mudah diadaptasikan dengan kondisi baru
tanpa mengubah sistem yang lama maupun mengganggu fungsi utamanya. o.
Bersifat fungsional, maksudnya yaitu sistem, cara sistem yang efektif harus dapat membantu mencapai tujuan yang telah ditentukan.
4. Asas – asas penyusunan sistem kerja , prosedur kerja
Menurut Sedarmayanti 2001 : 135, maka penyusunan sistem kerja, prosedur kerja, perlu memperhatikan beberapa asas berikut :
a. Harus dinyatakan secara tertulis dan disusun secara sistematis, serta
dituangkan dalam bentuk manual atau pedoman kerja pelaksanaannya. b.
Harus dikomunikasikan atau diimpormasikan secara sistematis kepada semua petugas atau pihak yang bersangkutan dan yang berkepentingan .
Universitas Sumatera Utara
c. Harus selaras dengan kebijaksanaan pimpinan yang berlaku dan dengan
kebijaksanaan umum yang ditentukan pada tingkat yang lebih tinggi . d.
Harus dapat mendorong pelaksanaan kegiatan secara efisien serta menciptakan jaminan yang memadai bagi terjaganya sumber – sumber yang
berada dibawah pengendalian organisasi . e.
Secara periodik harus ditinjau dan dievaluasi kembali serta bila perlu direvisi dan disesuaikan dengan keadaan.
5. Pengaturan pokok dibidang sistem kerja, prosedur kerja dalam
organisasi
Menurut Sedarmayanti 2001:135 pengaturan dibidang prosedur kerja dan sistem kerja dinyatakan sebagai berikut :
a. Setiap pimpinan wajib menerapkan prinsip koordinasi, integrasi, dan
sinkronisasi baik dalam lingkungan instansi atau kantor lain . b.
Setiap pimpinan satuan organisasi bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan bawahannya masing – masing dan membimbing serta
memberikan petunjuk bagi pelaksanaan tugas bawahannya. c.
Setiap pimpinan satuan organisasi wajib mengikuti petunjuk dan bertanggung jawab kepada atasan masing – masing dengan menyampaikan
laporan berkala tepat pada waktunya.
Universitas Sumatera Utara
D. Prosedur Kerja Dan Sistem Kerja Pada Bidang Pelayanan Perijinan II
Kategori