Penyampaian ke DepartemenUnit
Berdasarkan laporan hasil asesmen dari tim AMI, Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi melakukan tinjauan dan
evaluasi yang meliputi kelengkapan laporan, kedalaman asesmen dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku.
Selanjutnya Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi membuat kompilasi dan resume hasil asesmen.
Penyampaian ke Departemenunit oleh Kepala KMM dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sejak laporan diterima
dari tim AMI dan berisikan : 1. Kriteriarujukan yang digunakan.
2. Hasil asesmen. 3. Rekomendasi penyempumaan.
Pelaporan
Pelaporan hasil kegiatan dibuat secara reguler dan disampaikan kepada Rektor IPB. Laporan yang disampaikan
sekurang-kurangnya berisikan : 1. Status akreditasi danatau Sertifikasi unit.
2. Garis besar hasil asesmen. 3. Rekomendasisaran penyempumaan.
5. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Proses pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan satu proses penting yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual
organisasi. Disisi lain, proses pengukuran juga dilakukan untuk mengetahui tingkat ketercapaian kebutuhan dan kepuasan
pelanggan.
a. Evaluasi Kegiatan
Evaluasi kegiatan KMM dilakukan untuk memastikan kesesuaian waktu dan hasil yang dicapai mengacu rencana yang
telah ditetapkan. Evaluasi meliputi : 1. Kesesuaian tahapan kegiatan dengan rencana yang
ditetapkan
2. Kesesuaian waktu pelaksanaan kegiatan dari jadwal yang ditentukan
3. Masukan-masukan dari unit-unit
b. Pengukuran Kepuasan Pelanggan
Kepala Kantor memastikan dalam satu tahun satu kali dilakukan pemantauan atas kepuasan pelanggan, karena hal
tersebut merupakan ukuran keberhasilan kinerja KMM- Pelaksanaan pengukuran dilakukan paling lambat bulan Januari
untuk proses
kegiatan tahun
sebelumnya. Mekanisme
pengukuran, borang-borang dan atat evaluasi yang digunakan ditetapkan dalam prosedur teknis.
c. Audit Sistem Manajemen Mutu
Audit internal harus dilakukan secara reguler untuk memantau dan mengukur kinerja SMM. Tim audit internal telah
ditetapkan oleh Kepala KMM. Sasaran audit internal antara lain: 1. Mengevaluasi perencanaan kegiatan.
2. Mengevaluasi pemenuhan SMM. 3. Mengevaluasi pemenuhan persyaratan yang ditetapkan
sebagaimana tertuang dalam peraturan yang berlaku. Perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan hasil audit internal
merupakan tanggung jawab tim audit internal.
d. Perbaikan dan Penyempurnaan
Setiap penyimpangan dalam proses pelayanan, output yang dihasilkan dilakukan perbafkan dan pencegahan sesuai
besar kecilnya dampak yang ditimbulkan, serta kesesuaian dengan mutu jasa yang dihasilkan.
Tahapan-tahapan yang
harus dilakukan
dalam melakukan perbaikan, meliputi :
1. Menetapkan penyebab penyimpangan. 2. Mengevaluasi perbaikan yang dibutuhkan guna
memastikan tidak terulangnya hal yang sama dikemudian hari.
3. Melakukan perekaman atas hasil perbaikan yang telah dilakukan.
4. Menetapkan dan menerapkan perbaikan yang diperlukan. 5. Melakukan peninjauan efektifrtas perbaikan yang telah
dilakukan. Tahapan yang harus dilakukan dalam melakukan
pencegahan untuk mengantisipasi terjadinya penyimpangan, yaitu :
1. Menetapkan indikator-indikator yang merupakan informasi awal akan terjadinya penyimpangan.
2. Menyelidiki penyebab-penyebab yang dapat menimbulkan penyimpangan.
3. Mengevaluasi tindakan pencegahan yang harus dilakukan guna memastikan penyimpangan tidak akan terjadi.
4. Menetapkan dan menerapkan tindakan pencegahan. 5. Melakukan perekaman atas hasil tindakan pencegahan yang
dilakukan. 6. Meninjau efektifitas tindakan pencegahan yang dilakukan.
Kepala KMM bertanggungjawab untuk memastikan semua data hasil pemantauan, serta pengukuran dan SMM
dilakukan analisa tepat dan akurat. Data hasil analisa dijadikan masukan dalam rangka upaya perbaikan dan penyempurnaan
kinerja operasional. Kepala KMM secara periodik melakukan evaluasi atas efektifitas penerapan SMM secara komprehensif
bersama-sama dengan Kepaia Bidang dan staf terkait. Peninjauan
yang dilakukan
meliputi pemastian
penerapan SMM, kecukupan sumber daya, efektifitas serta menilai
kemungkinan adanya
peluang-peluang untuk
menyempurnakan atau perubahan SMM. Masukan-masukan dalam tinjauan manajemen tersebut
dievaluasi yang meliputi informasi-informasi antara lain : 1. Hasil-hasil audit internal.
2. Saran-saran pelanggan. 3. Kinerja proses.
4. Status perbaikan dan pencegahan. 5. Hasil-hasil tindak lanjut evaluasi sebelumnya.
6. Perubahan-perubahan yang potensial yang mempengaruhi kualitas jasa.
7. Usulan-usulan perbaikan atau penyempurnaan. Output hasil evaluasi merupakan keputusan yang
mempunyai dampak positif terhadap kinerja organisasi, antara lain :
1. Penyempurnaan dan efektifitas penerapan sistem manajemen mutu.
2. Penyempurnaan atas sarana dan prasarana operasional. 3. Kebutuhan sumber daya.
4.3.2 Aktor
Aktor atau pelaku adalah pihak-pihak yang berkaitan dan bertanggung jawab dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 di KMM
IPB. Dalam KMM IPB tidak ada tim khusus dalam ISO 9001:2008, semua SDM yang ada memainkan perannya dalam penerapan ISO
9001:2008. Terdapat tiga 3 pihak yang berkaitan dan bertanggungjawab
dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB, yaitu :
1. Top Management
Top management atau manajemen puncak dalam KMM IPB adalah Kepala Kantor Manajemen Mutu. Pihak ini berperan dalam
memimpin, mengkoordinir dan mengelola kegiatan manajemen mutu, meliputi kebijakan mutu, sasaran mutu dan sistem
penjaminan mutu, baik pada bidang akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian kepada masyarakat maupun non
akademik Administrasi dan Manajemen. Seluruh kebijakan dan kegiatan yang dilakukan KMM IPB harus mendapat persetujuan
dari top management.
2. Middle management
Middle management dalam pada KMM IPB terdiri dari Kabid Penjaminan Mutu, Kabid Akreditasi dan Sertifikasi AS,
serta Koordinator Tata Usaha. Pihak ini bertugas Memimpin, mengkoordinir mengelola kegiatan pelaksanaan pengembangan dan
pelaksanaan penjaminan mutu bidang akademik pendidikan, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dan non akademik agar
mutunya dapat terus pertahankan dan ditingkatkan, serta penyiapan proses akreditasi dan sertifikasi unit kerja oleh instansi eksternal.
Selain itu, middle management juga bertugas merumuskan dan menyusun kebijakan teknis di bidang administrasi yang meliputi
ketatausahaan, keuangan, kepegawaian, perlengkapan, dokumentasi dan kearsipan, serta perencanaan dan evaluasi program kerja.
3. Low management
Low management pada KMM IPB terdiri dari pihak yang garis komandonya berada dibawah Koordinator Tata Usaha, yaitu
Pemegang Uang Sediaan PUS, Sekretaris, Staf Evaluasi, Staf Penjaminan Mutu, Seksi AS dan Website, Seksi Umum. Pihak ini
bertindak sesuai dengan prosedur dari kebijakan mutu yang telah ditetapkan.
4.3.3 Tujuan
Penerapan ISO 9001:2008 pada KMM memiliki dua 2 tujuan utama, yaitu :
1. Peningkatan mutu pelayanan
Sebagai organisasi pelaksana penjaminan mutu IPB, KMM mengarahkan dan mengendalikan proses pendidikan di IPB dalam
penetapan kebijakan, sasaran, rencana dan prosesprosedur mutu, serta pencapaiannya secara berkelanjutan. Penerapan ISO
diharapkan mampu meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB. Hal ini yang secara tidak langsung
diharapkan mampu meningkatkan mutu IPB secara umum.
2. Referensi
KMM IPB sebagai unit yang mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB, melalui sertifikasi
ISO 9001:2008 ini mampu membuat semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB secara bertahap dapat menerapkan SMM ISO
9001:2008.
4.3.4 Alternatif Tindakan
Dalam membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif, maka KMM melakukan beberapa hal, yaitu :
1. Rapat Tinjauan Manajemen RTM
Proses ini juga merupakan salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu organisasiperusahaan yang sudah atau sedang
mengadopsi SMM ISO. RTM pada KMM dilakukan setiap tiga 3 bulan sekali. Tujuan dari pelaksanaan RTM adalah untuk meninjau
hasil implementasi SMM dengan mengidntifikasi masalah yang terjadi kemudian menindaklanjuti masalah tersebut. Sebagai contoh,
saat diidentifikasi membutuhkan tambahan staf, melalui RTM ini, KMM dapat menentukan sumber daya yang dibutuhkan sehingga
dapat meningkatkan kinerjanya.
2. Pendidikan dan Pelatihan Diklat
Penyelenggaraan Diklat ISO 9001:2008 bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan mengenai ISO 9001:2008 dengan
membentuk pola pikir karyawan dan selalu berorientasi pada proses perbaikan dan peningkatan mutu karyawan, serta untuk memberikan
pemahaman yang merata dan cukup bagi karyawan untuk penerapan SMM ISO 9001:2008. Selama ini kegiatan diklat terhadap SMM
belum dilakukan secara intensif, masih terbatas pada karyawan baru yang masuk ke organisasi dan selama pemeliharaan SMM, kegiatan
pedidikan dan pelatihan baru dilakukan sebanyak dua 2 kali. Adanya diklat yang lebih intensif diharapkan mampu meningkatkan
pengetahuan karyawan mengenai ISO 9001:2008, sehingga terbentuk perilaku yang berdasarkan ISO.
4.4. Penyusunan Struktur Hirarki
Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima 5 tingkat, yang rinciannya dapat dilihat pada Gambar 6. Tingkat
pertama adalah fokus atau goals, yaitu strategi penerapan SMM ISO 9001: 2008 pada KMM IPB. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mengetahui
prioritas alternatif yang dilakukan untuk membuat efektif penerapan ISO 9001:2008 pada KMM. Selain itu, pemilihan fokus ini sebagai bentuk
pemenuhan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional, serta sertifikat ISO 9001:2008 merupakan sertifikat yang harus dipertahankan melalui
surveillance audit. Pada tingkat dua adalah faktor atau unsur yang terdiri dari lima 5
faktor, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta analisis, pengukuran dan peningkatan. Kelima faktor
tersebut merupakan unsur-unsur yang terdapat SMM ISO 9001:2008. Tingkat ketiga adalah aktor yang terdiri dari top management, middle
management dan low management. Pemilihan ketiga aktor tersebut merupakan tingkatan organisasi dalam KMM IPB.
Pada tingkatan keempat, yaitu tujuan yang ingin dicapai melalui
penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB adalah untuk meningkatkan
mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB, serta untuk mendorong semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB menerapkan
SMM ISO 9001:2008.
Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dilakukan agar penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB berjalan efektif dan efisien.
Tindakan tersebut adalah pendidikan dan pelatihan diklat dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen RTM.
59
Gambar 6. Susunan hirarki strategi penerapan ISO 9001:2008 pada KMM IPB Strategi penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB
Fokus
Unsur
Aktor
Tujuan
Alternatif Tindakan
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
0,106 Realisasi Produk
0,341 Manajemen Sumber
Daya 0,079
Tanggungjawab Manajemen
0,224 SMM
0,250
Top Management 0,5144
Middle Management 0,3323
Low Management 0,1533
Rapat Tinjauan Manajemen 0,6131
Pendidikan dan Pelatihan
0,3869
Peningkatan Mutu Pelayanan 0,4253
Referensi 0,5747
4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif
