Hasil tinjauan dan resume laporan, selanjutnya dibahas bersama KPMI untuk menetapkan tindaklanjut terhadap hasil
asesmen. Jadwal pembahasan, agenda pembahasan dan output yang diharapkan ditetapkan oleh Kepala KMM.
Rekomendasi dan Pelaporan
Berdasarkan hasil pembahasan bersama KPMI, dibuat rekomendasi hasil asesmen. Kepala Bidang Penjaminan Mutu
bertanggung jawab untuk penyusunan laporan hasil asesmen yang berisikan antara lain :
1. Kinerja unit dalam penerapan sistem penjaminan mutu. 2. Sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang
direncanakan. 3. Rekomendasi penyempumaan.
Laporan hasil asesmen disampaikan kepada Rektor IPB, untuk selanjutnya disampaikan ke setiap unit kerja di lingkungan
IPB.
b. Sistem Akreditasi dan Sertifikasi Pendataan Status dan Sosialisasi Sistem Akreditasi dan
Sertifikasi
Pendataan status akreditasi dan sertifikasi dimaksudkan untuk mengetahui status akreditasi dan sertifikasi unit-unit yang
berada di lingkungan IPB. Pendataan status dilakukan melalui borang-borangformat standar yang sama untuk seluruh unit.
Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi bertanggung jawab untuk menyusun dan menetapkan borang-borangformat-format
status akreditasi dan sertifikasi unit-unit dan mensosialisasikan tatacara pengisian borang-borangformat sampai dipastikan
setiap unit memahami dan dapat melakukan pengisian dengan benar.
Pendataan status
dilakukan sekurang-kurangnya
dilakukan satu tahun satu kali dengan mengelompokkan status masing-masing unit dalam 3 tiga kategori:
1. Belum mendapatkan akreditasi. 2. Sudah mendapat akreditasi A dan Non A.
3. Akreditasi yang diperoleh sudah kadaluarsa. Berdasarkan hasil pendataan status akreditasisertifikasi
Kepala KMM menetapkan unit-unit yang dianggap perlu untuk ditindaklanjuti
dalam bentuk
sosialisasi sistem
akreditasisertifikasi yang
mencakup pengisian
borang- borangformat standar dan penyusunan dokumen. Borang-
borangformat standar mengacu pada standar BAN-PT atau standar lain yang digunakan.
Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi menetapkan jadwal sosialisasi dan peserta yang akan diundang. Surat
undangan sosialisasi akan ditandatangani oleh Kepala KMM.
Pemantauan
Pemantauan status akreditasi dan sertifikasi dilakukan sekurang-kurangnya satu tahun satu kali berdasarkan Iaporan
yang disampaikan oleh unit-unit. Pemantauan dilakukan secara desk audit berdasarkan Iaporan hasil pendataan status akreditasi
dan sertifikasi unit.
Asesmen
Asesmen dimaksudkan untuk menilai pencapaian kinerja unit berdasarkan hasil pemantauan desk audit. Asesmen
dilakukan oleh tim AMI Asesor Mutu Internal yang terdiri atas sekurang-kurangnya 3 tiga orang, yaitu satu 1 orang ketua
dan dua 2 orang anggota. Nama-nama asesor pelaksana ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor. Pelaksanaan
asesmen melalui surat tugas yang ditandatangani oleh Kepala KMM.
Asesmen dilakukan melalui desk audit dan visitasi ke lapangan. Penetapan jadwal asesmen, personil pelaksana dan
mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam prosedur teknis yang ditetapkan oleh Kepala KMM.
Penyampaian ke DepartemenUnit
Berdasarkan laporan hasil asesmen dari tim AMI, Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi melakukan tinjauan dan
evaluasi yang meliputi kelengkapan laporan, kedalaman asesmen dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku.
Selanjutnya Kepala Bidang Akreditasi dan Sertifikasi membuat kompilasi dan resume hasil asesmen.
Penyampaian ke Departemenunit oleh Kepala KMM dilakukan selambat-lambatnya satu bulan sejak laporan diterima
dari tim AMI dan berisikan : 1. Kriteriarujukan yang digunakan.
2. Hasil asesmen. 3. Rekomendasi penyempumaan.
Pelaporan
Pelaporan hasil kegiatan dibuat secara reguler dan disampaikan kepada Rektor IPB. Laporan yang disampaikan
sekurang-kurangnya berisikan : 1. Status akreditasi danatau Sertifikasi unit.
2. Garis besar hasil asesmen. 3. Rekomendasisaran penyempumaan.
5. Pengukuran, Analisis dan Peningkatan
Proses pengukuran, analisis, dan perbaikan merupakan satu proses penting yang bertujuan untuk mengetahui kondisi aktual
organisasi. Disisi lain, proses pengukuran juga dilakukan untuk mengetahui tingkat ketercapaian kebutuhan dan kepuasan
pelanggan.
a. Evaluasi Kegiatan
