2. Tanggungjawab Manajemen
Pimpinan membuktikan komitmen dengan memastikan SMM ISO 9001:2008 dijalankan disemua fungsi yang ada. Namun,
pelaksanaan dari SMM merupakan tanggungjawab dari setiap tingkatan manajerial. Bentuk tanggungjawab tersebut dengan
pembuatan kebijakan mutu dan memastikan KMM berfokus pada pelanggan.
3. Manajemen Sumber Daya
KMM menggunakan sumber daya yang diperlukan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Sumber daya tersebut meliputi
SDM, infrastruktur dan lingkungan kerja.
a. Sumber Daya Manusia
Dalam menyelenggarakan kegiatan, Kepala Kantor akan menyediakan dan mengelola SDM. Organisasi menjamin bahwa
petugaspegawai yang ditunjuk memiliki kompetensi yang memadai atas tugas dan tanggung jawabnya. Peningkatan
kompetensi sumberdaya manusia KMM dilakukan baik melalui direktorat SDM atau dilaksanakan secara mandiri.
b. Infrastruktur dan Lingkungan Kerja
Kepala Kantor
menetapkan infrastruktur
yang dibutuhkan dalam mendukung sistem penyelenggaraan kegiatan
berkualitas serta sesuai nilai-nilai dan kode etik yang harus dipegang. Penyediaan dan pemeliharaan infrastruktur menjadi
tanggungjawab rumah tangga IPB.
c. Kewenangan
Penetapan asesor yang melakukan asesmen merupakan wewenang Rektor. Sedangkan peningkatan kompetensi asesor
yang melakukan asesmen merupakan wewenang Kepala KMM.
d. Kompetensi
Kepala Kantor bertanggung jawab untuk memastikan semua personil di semua tingkatan proses menyadari relevansi
dan pentingnya kegiatan atas kontribusinya terhadap pencapaian
kinerja yang sesuai dengan target yang telah ditetapkan sebagai konsekuensi logis dari aktifitas-aktifrtas yang dijalankan.
4. Realisasi Produk
Produk dari
KMM IPB
adalah pengkoordinasian
implementasi sistem penjaminan mutu yang telah ada agar dapat memberikan kontribusi dalam peningkatan mutu pendidikan di IPB,
pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi, serta akreditasi pada setiap unit dan individu di lingkungan IPB. KMM IPB
merencanakan dan mengembangkan proses yang dibutuhkan untuk realisasi produk. Dalam unsur ini terdapat beberapa pengecualian
dari persyaratan yang tidak diterapkan. Proses kegiatan KMM adalah sebagai berikut :
a. Sistem Penjaminan Mutu IPB Penyusunan dan Penetapan Sistem Penjaminan Mutu
Penyusunan sistem penjaminan mutu oleh KMM didasarkan kepada 1 arahan dan program kerja Rektor IPB
tentang SMM di lingkungan IPB, 2 sistem penjaminan mutu yang dikembangkan di lingkungan pendidikan tinggi dan 3
Kebijakan Departemen Pendidikan Nasional. Standar dan parameter yang digunakan mengadopsi standar dan parameter
yang digunakan Badan Akreditasi Nasional BAN-PT, Standar Nasional Pendidikan SNP dan Sistem Penjaminan Mutu
Perguruan Tinggi SPMPT. Proses penyusunan sistem penjaminan mutu melibatkan
Komite Penjaminan Mutu Institut KPMI. Output dari Sistem Penjaminan Mutu yang digunakan ditetapkan dalam bentuk Surat
Keputusan Rektor IPB dan menjadi rujukan pelaksanaan di unit- unit di lingkungan IPB.
Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu
Sosialisasi Sistem Penjaminan Mutu dilakukan untuk memberikan pemahaman mengenai sistem penjaminan mutu
yang telah ditetapkan oleh Rektor IPB. Sosialisasi dilakukan
dengan melibatkan KPMI atau pihak lain yang berkompeten. Penetapan personel pelaksana sosialisasi melalui surat penugasan
Kepala KMM. Sosialisasi dilaksanakan minimal satu tahun satu kali dan sekurang-kurangnya dihadiri oleh wakil-wakil unit yang
ada di lingkungan IPB. Asesmen Penerapan di Unit
Penerapan atas sistem penjaminan mutu oleh unit-unit dilakukan mengacu kepada Peraturan Rektor IPB tentang Sistem
Penjaminan Mutu yang telah ditetapkan. DekanKepala LPPMDirektur Diploma dibantu oleh GPM bertanggung jawab
untuk keberhasilan penerapan di tingkat FakultasLPPMProgram Diploma. Ketua DepartemenKepala PusatPimpinan unit lainnya
yang setara dibantu oleh GKM bertanggung jawab untuk keberhasilan penerapan di tingkat DepartemenPusatUnit
lainnya. Pemastian proses penerapan dilakukan melalui asesmen
oleh tim AMI Asesor Mutu Internal yang terdiri atas sekurang- kurangnya 3 tiga orang yaitu satu 1 orang ketua dan dua 2
orang anggota. Pembentukan tim AMI ditetapkan melalui Surat Keputusan Rektor.
Asesmen dilakukan melalui desk evaluation dan visitasi ke unit kerja. Penetapan jadwal asesmen, personel pelaksana,
mekanisme pelaksanaan asesmen dan pelaporan diatur dalam prosedur teknis yang ditetapkan oleh Rektor atas usulan Kepala
KMM.
Pembahasan dengan KPMI
Berdasarkan laporan hasil asesmen oleh tim AMI, Kepala Bidang Penjaminan Mutu melakukan tinjauan dan evaluasi yang
meliputi kelengkapan laporan, kedalaman asesmen dan kecukupan mengacu prosedur asesmen yang berlaku. Selanjutnya
Kepala Bidang Penjaminan Mutu membuat kompilasi dan resume hasil asesmen.
Hasil tinjauan dan resume laporan, selanjutnya dibahas bersama KPMI untuk menetapkan tindaklanjut terhadap hasil
asesmen. Jadwal pembahasan, agenda pembahasan dan output yang diharapkan ditetapkan oleh Kepala KMM.
Rekomendasi dan Pelaporan
Berdasarkan hasil pembahasan bersama KPMI, dibuat rekomendasi hasil asesmen. Kepala Bidang Penjaminan Mutu
bertanggung jawab untuk penyusunan laporan hasil asesmen yang berisikan antara lain :
1. Kinerja unit dalam penerapan sistem penjaminan mutu. 2. Sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai hasil yang
direncanakan. 3. Rekomendasi penyempumaan.
Laporan hasil asesmen disampaikan kepada Rektor IPB, untuk selanjutnya disampaikan ke setiap unit kerja di lingkungan
IPB.
b. Sistem Akreditasi dan Sertifikasi Pendataan Status dan Sosialisasi Sistem Akreditasi dan
Kategori