KMM IPB melakukan hal berikut : 1. Melaksanakan sosialisasi secara rutin kepada unit-unit dan individu
untuk memberikan pemahaman pentingnya penyelenggaraan kegiatan bermutu.
2. Mendorong terbentuknya perangkat organisasi yang berorientasi terhadap penciptaan budaya mutu sesuai dengan tujuansasaran
mutu IPB. 3. Senantiasa berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di
unit-unitdepartemen yang ada di lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional.
4. Menyusun pedomanstandar pelaksanaan kegiatan sebagai rujukan dalam
menerapkan SMM
maupun penilaianevaluasi
keberhasilannya. 5. Meningkatkan kompetensi SDM KMM IPB.
Kebijakan mutu ini akan selalu dievaluasi secara terus menerus sesuai perkembangan kegiatan penyelenggaraan pendidikan tinggi. Dalam
mencapai kebijakan mutu tersebut, KMM IPB menyusun sasaran mutu. Sasaran mutu KMM IPB dapat dilihat pada Lampiran 4.
4.2. Langkah-langkah Sertifikasi SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB
Proses pendaftaran ISO pada KMM berlangsung melalui proses yang sangat panjang yang dilakukan selama satu tahun. Dimulai dengan
memperbaiki acuan sesuai dengan ISO, yaitu setiap orang dalam orgnisasi harus menjalankan tugas pokok dan fungsi tupoksi secara profesional.
Selain itu, juga dilakukan pembenahan proses pelaksanaan kegiatan dalam KMM, membenahi sistem pelayanan perngarsipan sesuai acuan ISO. Dalam
tahap ini, masih banyak hal yang tidak sesuai dengan ISO, berupa pengarsipan yang kurang teratur serta struktur organisasi yang belum
optimal. KMM menggunakan jasa konsultan ISO yang bertugas meninjau
kegiatan yang ada di dalam KMM. Hal ini dilakukan untuk mempermudah Manajemen KMM dalam melakukan proses sertifikasi. KMM juga menunjuk
PT Sucofindo International Certification Services Sucofindo ICS sebagai badan sertifikasi ISO, karena telah memiliki legalitas permit.
Setelah itu KMM mempersiapkan pedoman mutu yang digunakan sebagai acuan proses yang dilakukan dalam KMM dan untuk memperjelas
tupoksi dalam organisasi. Pedoman mutu tersebut berisi struktur organisasi, kebijakan mutu, sasaran mutu dan referensi silang prosedur SMM KMM
dengan persyaratan ISO 9001:2008 untuk menentukan ruang lingkup penerapan ISO 9001:2008. Selain itu KMM juga membentuk dua 2 bidang
pokok untuk menunjang tugas KMM, yaitu Bidang Penjaminan Mutu dan Bidang Akreditasi dan Sertifikasi. Hal lain yang juga dilakukan adalah
pembagian staf agar tidak terjadi overlap dalam menjalankan fungsi, memperbaiki sistem pengarsipan dengan memberikan nomor yang jelas
untuk memudahkan pengendalian dokumen serta perbaikan administrasi. Setelah melakukan persiapan selama tiga 3 bulan, KMM melakukan
audit internal dengan menggunakan audit internal IPB sebanyak delapan 8 orang. Audit internal IPB mengaudit seluruh komponen dalam KMM.
Komponen tersebut adalah Kepala KMM, Wakil manajemen, Bidang Penjaminan Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata
Usaha. Wakil manajemen merupakan orang yang ditunjuk Kepala KMM untuk pengurusan ISO dalam KMM. Dalam hasil audit internal tersebut,
terdapat tiga 3 komponen yang belum sesuai dengan ketentuan atau belum sesuai dengan tugas pokok dan fungsi tupoksi, yaitu Bidang Penjaminan
Mutu, Bidang Akreditasi dan Sertifikasi, serta Bidang Tata Usaha. Audit internal tersebut memberikan rekomendasi sebagai upaya perbaikan dalam
menghadapi audit sertifikasi. Pada hari sertifikasi, dua orang dari Sucofindo ICS melakukan audit
pada lima 5 komponen KMM. Sucofindo ICS juga melakukan pengujian dokumen berupa KMM harus mampu menyediakan dokumen yang diminta
auditor dalam waktu yang terbatas. Setelah dua hari dilakukan audit sertifikasi, KMM IPB dinyatakan layak untuk memperoleh sertifikat ISO
9001:2008.
4.3. Penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB
