2. Referensi
KMM IPB sebagai unit yang mengembangkan SMM penyelenggaraan perguruan tinggi di tingkat IPB, melalui sertifikasi
ISO 9001:2008 ini mampu membuat semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB secara bertahap dapat menerapkan SMM ISO
9001:2008.
4.3.4 Alternatif Tindakan
Dalam membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif, maka KMM melakukan beberapa hal, yaitu :
1. Rapat Tinjauan Manajemen RTM
Proses ini juga merupakan salah satu kegiatan yang wajib dilakukan suatu organisasiperusahaan yang sudah atau sedang
mengadopsi SMM ISO. RTM pada KMM dilakukan setiap tiga 3 bulan sekali. Tujuan dari pelaksanaan RTM adalah untuk meninjau
hasil implementasi SMM dengan mengidntifikasi masalah yang terjadi kemudian menindaklanjuti masalah tersebut. Sebagai contoh,
saat diidentifikasi membutuhkan tambahan staf, melalui RTM ini, KMM dapat menentukan sumber daya yang dibutuhkan sehingga
dapat meningkatkan kinerjanya.
2. Pendidikan dan Pelatihan Diklat
Penyelenggaraan Diklat ISO 9001:2008 bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan mengenai ISO 9001:2008 dengan
membentuk pola pikir karyawan dan selalu berorientasi pada proses perbaikan dan peningkatan mutu karyawan, serta untuk memberikan
pemahaman yang merata dan cukup bagi karyawan untuk penerapan SMM ISO 9001:2008. Selama ini kegiatan diklat terhadap SMM
belum dilakukan secara intensif, masih terbatas pada karyawan baru yang masuk ke organisasi dan selama pemeliharaan SMM, kegiatan
pedidikan dan pelatihan baru dilakukan sebanyak dua 2 kali. Adanya diklat yang lebih intensif diharapkan mampu meningkatkan
pengetahuan karyawan mengenai ISO 9001:2008, sehingga terbentuk perilaku yang berdasarkan ISO.
4.4. Penyusunan Struktur Hirarki
Model struktur hirarki yang digunakan dalam penelitian ini terdiri dari lima 5 tingkat, yang rinciannya dapat dilihat pada Gambar 6. Tingkat
pertama adalah fokus atau goals, yaitu strategi penerapan SMM ISO 9001: 2008 pada KMM IPB. Pemilihan fokus ini bertujuan untuk mengetahui
prioritas alternatif yang dilakukan untuk membuat efektif penerapan ISO 9001:2008 pada KMM. Selain itu, pemilihan fokus ini sebagai bentuk
pemenuhan kebijakan Departemen Pendidikan Nasional, serta sertifikat ISO 9001:2008 merupakan sertifikat yang harus dipertahankan melalui
surveillance audit. Pada tingkat dua adalah faktor atau unsur yang terdiri dari lima 5
faktor, yaitu SMM, tanggungjawab manajemen, manajemen sumber daya, realisasi produk, serta analisis, pengukuran dan peningkatan. Kelima faktor
tersebut merupakan unsur-unsur yang terdapat SMM ISO 9001:2008. Tingkat ketiga adalah aktor yang terdiri dari top management, middle
management dan low management. Pemilihan ketiga aktor tersebut merupakan tingkatan organisasi dalam KMM IPB.
Pada tingkatan keempat, yaitu tujuan yang ingin dicapai melalui
penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB adalah untuk meningkatkan
mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB, serta untuk mendorong semua unit-unit yang berada di lingkungan IPB menerapkan
SMM ISO 9001:2008.
Tingkat kelima adalah alternatif tindakan yang dilakukan agar penerapan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB berjalan efektif dan efisien.
Tindakan tersebut adalah pendidikan dan pelatihan diklat dan melakukan Rapat Tinjauan Manajemen RTM.
Kategori