4.5. Analisis Prioritas Faktor, Aktor, Tujuan dan Alternatif
Hasil pengolahan Lampiran 5 dan 6 pada level dua faktorunsur menunjukkan bahwa unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 yang ada pada KMM
IPB berturut-turut adalah SMM 0,2497, manajemen sumber daya 0,0791, realisasi produk 0,3408, tanggungjawab manajemen 0,2245, serta
pengukuran, analisis dan peningkatan 0,1059 seperti yang terlihat pada Tabel 5.
Dari kelima unsur tersebut dapat diketahui unsur utama yang perlu diperhatikan dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 dengan memilih nilai
bobot tertinggi sebagai prioritas utama. Dengan demikian realisasi produk, SMM dan tanggungjawab manajemen menjadi unsur utama yang harus
mendapatkan perhatian lebih dibandingkan dengan unsur-unsur SMM ISO 9001:2008 lainnya.
Dengan demikian dapat disimpulkan bahwa realisasi produk menjadi unsur yang terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008. Hal ini
dikarenakan unsur ini merupakan bagaimana KMM mendefinisikan proses realisasi produk yang efektif, sehingga produk yang dihasilkan mempu
memenuhi kepuasan setiap stakeholder. Unsur terpenting berikutnya adalah SMM, unsur ini menjadi penting
karena menetapkan kerangka kerja untuk proses peningkatan mutu lebih lanjut dengan membakukan proses guna memastikan konsistensi dan mampu
menelusuri serta meningkatkan hubungan antar fungsi yang mempengaruhi mutu, sehingga produk yang dihasilkan dapat terjaga. Kemudian,
tanggungjawab manajemen menempati peringkat ketiga. Fungsi dari unsur ini adalah menjamin SMM yang ada berlangsung dengan baik.
Tabel 5. Susunan prioritas faktorunsur Unsur
Bobot Prioritas Realisasi Produk
0,341 1
SMM 0,250
2
Tanggungjawab Manajemen 0,224
3
Pengukuran, Analisis dan Peningkatan 0,106 4
Manajemen Sumber Daya 0,079
5
Hasil pengolahan pada level tiga aktor menunjukkan bahwa aktor yang berperan dalam penerapan ISO 9001:2008 secara berurutan adalah top
management 0,5144, middle management 0,3323 dan low management 0,1533, seperti yang terlihat pada Tabel 6.
Aktor utama yang bertanggungjawab dalam penerapan SMM ISO 9001:2008 ini dapat dipilih berdasarkan nilai bobot yang terbesar hingga
yang rendah. Dengan demikian top management merupakan aktor terpenting dalam penerapan SMM ISO 9001:2008.
Top management mempunyai peranan yang terpenting dalam pelaksanaan SMM ISO 9001:2008 pada KMM IPB. Hal ini dikarenakan
semua keputusan yang akan dijalankan organisasi harus berada di bawah persetujuan adalah top management, serta bertugas untuk mengelola kegiatan
manajemen mutu baik pada bidang akademik pendidikan, penelitian, dan pengabdian kepada masyarakat maupun non akademik administrasi dan
manajemen. Selanjutnya
pihak middle
management akan
menginterpretasikan kebijakan-kebijakan yang telah diputuskan oleh top management. Setelah kebijakan diintepretasikan oleh middle management,
pihak low management akan melaksanakan kebijakan yang diputuskan sesuai ketentuan yang telah disahkan.
Tabel 6. Susunan prioritas aktor Aktor
Bobot Prioritas
Top Management 0,5144
1 Middle Management 0,3323
2 Low Management
0,1533 3
Hasil pengolahan pada level empat tujuan menunjukkan bahwa secara berurutan tujuan yang ingin dicapai melalui penerapan ISO 9001:2008
adalah peningkatan mutu pelayanan 0,4253 dan referensi 0,5747 seperti yang terlihat pada Tabel 3.
Pemilihan tujuan utama dilakukan sama seperti yang lain, yaitu memilih nilai bobot dari yang tertinggi. Dengan demikian dapat disimpulkan
bahwa referensi menjadi prioritas pertama, dikarenakan adanya harapan semua unit yang berada dalam lingkungan IPB menerapkan SMM ISO
9001:2008, maka KMM IPB sebagai unit pendampingan dan pemantauan proses sertifikasi dan akreditasi perlu menerapkan SMM ISO 9001:2008,
selain itu hal tersebut sesuai dengan kebijakan mutu KMM, yaitu berperan aktif dalam mendorong penerapan SMM di unit-unitdepartemen yang ada di
lingkungan IPB mengacu pada kriteria standar nasional dan standar internasional.
Peningkatan mutu pelayanan menduduki prioritas kedua. KMM IPB melalui penerapan SMM ISO 9001:2008, ingin menjamin mutu produk dan
memenuhi kepuasan pelanggan dengan meningkatkan mutu KMM dalam pelayanan terhadap unit-unit di IPB. Hal ini diharapkan dapat dilaksanakan
karena pekerjaan KMM dapat distandarisasi, sehingga dapat dilakukan perkembangan yang berkelanjutan.
Tabel 6. Susunan prioritas tujuan Tujuan
Bobot Prioritas
Referensi 0,5747
1 Peningkatan mutu pelayanan 0,4253
2
Hasil pengolahan pada level lima alternatif tindakan menunjukkan bahwa secara berurutan alternatif tindakan yang dapat dilakukan untuk
membuat penerapan SMM ISO 9001:2008 berjalan efektif adalah Diklat 0,3869 dan Rapat Tinjauan Manajemen 0,6131 seperti yang terlihat pada
Tabel 7. Dari informasi tersebut, prioritas pertama yang harus dilakukan
adalah melakukan Rapat Tinjauan Manajemen secara berkala. Kegiatan ini bersifat pengkajian atas penerapan SMM ISO 9001:2008 secara menyeluruh
dan bertujuan untuk megetahui status pelaksanaan dan implementasi sistem manajemen di KMM IPB. Dengan dilakukan secara berkala, diharapkan
penerapan SMM ISO 9001:2008 dapat terus berjalan secara efektif melalui pengidentifikasian permasalahan yang terjadi dan menindaklanjuti hasil
tinjauan manajemen tersebut. Prioritas kedua dalam alternatif yang dilakukan oleh KMM IPB
adalah sosialisasi dan diklat. Kegiatan ini dilakukan untuk memberikan pemahaman kepada karyawan mengenai SMM. Kurangnya sosialisasi
menyebabkan rendahnya pemahaman karyawan terhadap sistem mutu yang berdampak pada kurangnya keinginan untuk mendukung penerapan sistem
mutu yang ada. Selain itu, kegiatan diklat dapat dilakukan secara berkala untuk meningkatkan pola pikir karyawan, agar mampu bekerja dengan
mengedepankan mutu untuk mendukung penerapan SMM ISO 9001:2008.
Tabel 7. Susunan prioritas alternatif tindakan Alternatif
Bobot Prioritas
Rapat Tinjauan Manajemen 0,6131 1
Diklat 0,3869
2
4.6. Implikasi Manajerial
Kategori