2.4. Konsep Internal Control System ICS
Sistem Pengawasan Internal Internal Control SystemICS merupakan sistem penjaminan mutu yang terdokumentasi yang memperkenankan lembaga sertifikasi
mendelegasikan inspeksi tahunan semua anggota kelompok secara individual kepada lembagaunit dari operator yang disertifikasi. Lembaga sertifikasi melakukan evaluasi
terhadap sistem pengawasan internal yang dilakukan kelompok, untuk memastikan sistem berjalan dengan baik dan efisien. Evaluasi dilakukan dengan mengecek sistem
dokumentasi ICS, kualifikasi staf dan melakukan inspeksi ulang ke beberapa petani. Tahapan dasar ICS meliputi:
1. Memiliki organisasi taniprodusen kecil. 2. Memiliki struktur dan mekanisme internal organisasi, seperti: aturan internal
kelompok, keanggotaan, sanksi, standar internal, pelatihan, pengawasan mutu, personil, dan lain-lain.
3. Mengidentifikasi petani, apabila petani belum memahami mengenai prinsip-prinsip organik, maka perlu menumbuhkan kesadaran mengenai hal tersebut.
4. Merekrut personel yang berkualitas dan memastikan bahwa mereka telah menerima pelatihan pertanian organik dan ICS.
5. Mulai mengembangkan formulir dan prosedur ICS secara tertulis yang sesuai dengan kondisi lokal.
6. Melakukan pengawasan mutu internal secara berkala 7. Mencatat semua proses yang dilakukan oleh petani, organisasi taniprodusen
8. Secara bertahap meningkatkan kualitas dokumen ICS prosedur, formulir, dan sebagainya dan penerapannya oleh staf ICS.
Sistem sertifikasi dengan pola ICS memungkinkan sertifikasi untuk wilayah yang cukup luas sehingga peta lahan menjadi bagian penting dalam menilaian yang
dilakukan oleh inspektor eksternal. Peta lahan merupakan sumber informasi yang sangat penting tentang keadaan suatu wilayah pertanian, sehingga dapat dilihat batas-
batas wilayah yang berpotensi menimbulkan kontaminasi dan juga sumber pengairan yang ada.
Produk yang seratus persen organik merupakan hal yang sangat sulit dihasilkan karena banyaknya faktor yang dapat mempengaruhi keorganikan suatu produk, terutama
lingkungan sekitar dan sumber air. Dalam pertanian organik yang terpenting adalah bagaimana mengendalikan faktor-faktor tersebut agar sesuai dengan standar yang diacu,
sehingga tindakan perbaikan yang berkelanjutan perlu dilakukan dan semuanya harus terdokumentasi dengan baik.
Koordinator ICS diperlukan untuk dapat menjalankan ICS sebagaimana yang diharapkan. Pemilihan personil koordinator ditentukan oleh anggota kelompok yang
dapat berasal dari pengurus Gapoktan. Tidak ada persyaratan baku yang ditetapkan untuk posisi ini, hanya saja agar dapat berjalan tentu diperlukan adanya kemampuan
personil setidaknya dalam pengelolaan administrasi, melatih dan mampu melakukan koordinasi dengan semua pihak yang berhubungan dengan program sertifikasi.
Koordinator ICS merupakan kontak person yang akan terlibat dengan lembaga sertifikasi eksternal.
Inspektor internal merupakan pengawas lapangan yang berasal dari kelompok tani yang akan melakukan pengawasan kepada kelompok lain yang bukan
kelompoknya. Inspektor internal ini mempunyai persyaratan minimal yaitu harus memahami sistem pertanian organik dan sistem prosedur yang sudah ditetapkan ICS
sehingga orang-orangnya harus terlatih dan yang utama lagi tidak ada konflik kepentingan. Tugas dari inspektor internal adalah melakukan pengawasan secara
berkala dan dapat juga sewaktu-waktu jika diperlukan terhadap anggota yang menjadi bagian pengawasannya. Hasil dari pengawasan inspektor ini, harus dilaporkan kepada
komisi persetujuan untuk dapat ditentukan status keorganikannya. Komisi persetujuan yang akan memutuskan posisi anggota kelompok berdasarkan hasil audit inspektor
internal dengan turut melibatkan pakar atau tim teknis.
Menurut Setyowati 2008 dalam pengembangan ICS, yang perlu direfleksikan
adalah perjalanan proses penguatan organisasi yang menjadi kunci utama dari keberhasilan pengorganisasian petani maupun pengorganisasian produk yang akan
dipasarkan. Orientasi pasar juga harus dipertimbangkan, baik pasar lokal, nasional, maupun internasional, karena rangkaian pengorganisasian produk dan arah pemasaran
akan berpengaruh pada strategi dalam menjalankan ICSnya. Pengorganisasian petani dalam ICS harus kuat, karena tanpa kesolidan kelompok
dan mekanisme kelompok yang baik, maka kerja ICS tidak akan dapat dilakukan secara