dan tugas-tugas yang diberikan atasannya kepadanya. Dengan laporan tertulis yang diberikan oleh bawahan, maka atasan dapat membaca apakah bawahan-
bawahan tersebut melaksanakan tugas-tugas yang diberikan kepadanya dengan penggunaan hak-hak atau kekuasaan yang didelegasikan kepadanya.
4. Pengawasan Melalui Laporan Kepada Hal-hal yang Bersifat Khusus
Pengawasan yang berdasarkan kekecualian atau control by exception adalah suatu sistem pengawasan dimana pengawasan itu ditujukan kepada soal-
soal kekecualian. Jadi pengawasan hanya dilakukan bila diterima laporan yang menunjukkan adanya peristiwa-peristiwa yang istimewa.
1.5.1.8 Sifat – sifat Pengawasan
Pengawasan hendaknya jangan dianggap sebagai kegiatan untuk mencari kesalahan orang lain tetapi hendaknya dilaksanakan untuk mencari kebenaran dari
hasil pelaksanaan kerja. Oleh karena itu, perlu diperhatikan sifat-sifat dari pengawasan
Menurut Siagian 1982 ; 137, sifat – sifat pengawasan yang baik adalah: 1.
Pengawasan Harus bersifat “Fact Finding” dalam arti bahwa pelaksanaan fungsi
pengawasan harus menemukan fakta-fakta tentang bagaimana tugas dilakukan dalam organisasi. Terpaut dengan tugas tentunya ada faktor-faktor lain seperti
faktor biaya, tenaga kerja, sistem prosedur kerja, struktur organisasi dan faktor- faktor psikologis seperti dihormati, dihargai kemajuan dalam karir dan
sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
2. Pengawasan
Harus bersifat ”preventif” yang berarti bahwa proses pengawasan dijalankan untuk mencegah timbulnya penyelewengan-penyelewengan dari
rencana yang ditentukan 3.
Pengawasan Diarahkan untuk masa sekarang yang berarti bahwa pengawasan hanya
ditujukan terhadap kegiatan-kegiatan yang kini dilaksanakan. 4.
Pengawasan Hanya sekedar alat untuk meningkatkan efisiensi, pengawasan tidak boleh
dianggap tujuan. 5.
Pengawasan Hanya sekedar alat administrasi dan manajemen maka pelaksanaan
pengawasan itu harus mempermudah pencapaian tujuan. 6.
Proses pelaksanaan pengawasan Harus efisiensi jangan sampai terjadi pengawasan yang menghambat usaha
peningkatan efisiensi. 7.
Pengawasan Tidak dimaksudkan untuk menentukan siapa yang salah jika ada
ketidakberesan akan tetapi untuk menemukan apa yang tidak benar.
Universitas Sumatera Utara
8. Pengawasan
Harus bersifat membimbing agar supaya pelaksanaan meningkatkan kemampuannya untuk melaksanakan tugas yang ditentukan kepadanya
Sifat-sifat pengawasan diatas dapat juga digunakan sebagai dasar penyusun rencana dan pelaksanaan pengawasan agar rencana dan penyusunan
rencana efektif harus diketahui terlebih dahulu siapa dan apa saja subjek serta objek dari pengawasan.
1.5.1.9 Proses Dasar Pengawasan
Lubis 1985:160 menyatakan proses pengawasan terdiri dari beberapa tindakan atau langkah pokok tertentu yang bersifat fundamental bagi semua
pengawasan. Adapun langkah-langkah pokok ini meliputi :
a. Penentuan ukuran atau pedoman baku standar
Standar terlebih dahulu harus ditetapkan ini tidak lain suatu model atau suatu ketentuan yang telah diterima bersama atau yang telah ditentukan oleh pihak yang
berwewenang. Standar berguna antara lain sebagai pembanding didalam pengawasan, alat pengukur untuk menjawab pertanyaan berapa suatu kegiatan
atau suatu hasil telah dilaksanakan, sebagai alat untuk membantu pengertian yang lebih cepat antara pengawasan dengan yang diawasi, sebagai cara untuk
memperbaiki uniformitas.
Universitas Sumatera Utara
b. Penilaian atau pengukuran terhadap pekerjaan yang sudah atau senyatanya
dikerjakan. Ini dapat dilakukan dengan melalui laporan lisan atau tertulis, buku
catatan harian tentang bagan jadwal atau grafik produksi, inspeksi atau pengawasan langsung, pertemuan atau konferensi dengan petugas-petugasyang
bersangkutan, survey yang dilakukan oleh tenaga staff ataperbandingan atau badan tertentu.
c. Perbandingan antara pelaksanaan pekerjaan Dengan ukuran atau standar yang telah ditetapkan untuk mengetahui
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi. Ini dilakukan untuk perbandingan antara hasil pengukuran tadi dengan standar, dengan maksud untuk mengetahui
apakah diantaranya terdapat suatu perbedaan dan jika ada seberapa besar perbedaan itu, kemudian untuk menentukan perbedaan itu perlu diperbaiki atau
tidak. d. Perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan
Perbaikan terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi sehingga pekerjaan tadi sesuai dengan apa yang direncanakan. Bila hasil analisa
menunjukan adanya tindakan koreksi, tindakan ini harus diambil. Tindakan koreksi dapat diambil dalam beberapa bentuk. Standar mungkin diubah,
pelaksanaan diperbaiki, atau keduanya dilaksanakan bersamaan.
Universitas Sumatera Utara
1.5.1.10 Ciri-ciri Pengawasan yang Efektif
