27
Setelah otonomi tahun 2000-2003, Rumah sakit Jiwa Medan merupakan UPT Dinas Kesehatan Provinsi Sumatera Utara. Kemudian sesuai Perda Nomor :
188.342641K2004 tentang petunjuk pelaksana peraturan Daerah Provinsi Sumatera Utara, maka RS. Jiwa Pusat Medan menjadi Rumah Sakit Jiwa Provinsi
Sumatera Utara. Sejak Desember 2009 Gubernur Sumatera Utara melalui surat Keputusan
Gubsu No.4454496KThn 2009 telah menetapkan RS. Jiwa Daerah Pronsi Sumatera Utara sebagai Penyelenggaraan Pola Keuangan BLUD.
3.1.1 Visi dan Misi Rumah sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara
Adapun Visi dari Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara adalah menjadikan pelayanan jiwa dan fisik yang terbaik secara professional
untuk kepuasaan masyarakat. Sedangakan Misi dari Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara
adalah : 1.
Melaksanakan pelayanan kesehatan jiwa dan fisik terpadu 2.
Meningkatkan upaya pencegahan dan penanggulangan gangguan jiwa dan masalah psikososial di masyrakat.
3. Menyediakan dan mengengkan fasilitas pendidikan, pelatihan dalam
bidang pelayanan kesehatan jiwa. 4.
Meningkatkan upaya profresionalisme dan sumber daya manusia SDM melalui ilmu keterampilan dan etika profesi.
a. Motto Rumah Sakit Jiwa Daerah Provinsi Sumatera Utara
HORAS H :
Harmonis O
: Objektif
R : Rapi
A : Aman
S : Sigap
Universitas Sumatera Utara
28
Arti dalam motto ini adalah harmonisasi dalam melayani, objektif dalam mengobati, rapi dalam pelayanan yang memberikan keamanan dan kesigapan
kepada pasien.
3.2 Struktur Organisasi Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
Struktur organisasi RS. Jiwa Daerah Provsu sesuai dengan peraturan daerah Nomor : 9 tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Teknis
Daerah Provinsi Sumatera Utara. RS. Jiwa Daerah Provsu dipimpin oleh seseorang Direktur, dibantu oleh 2 dua wakil Direktur dan terdiri dari 3 tiga
bagian, dan 3 tiga bidang. Struktur organisasi bagi perusahaan atau instansi adalah sangat penting
sebagai alat untuk menyususn fungsi dan departemen – departemen serta posisi organisasi secara keseluruhan. Hal ini akan memudahkan pelaksana pekerjaan,
dimana setiap individu dalam organisasi instansi atau perusahaaan akan mengetahui jelas batas-batas wewenangnya kepada siapa ia bertanggung jawab.
Universitas Sumatera Utara
29
STRUKTUR ORGANISASI RUMAH SAKIT JIWA DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA
SEKSI LABORATORIUM,
FARMASI, DAN GIZI
SEKSI IPRS, ELEKTROMEDIK,
DAN IPAL SUBBAG
PROGRAM
SEKSI KEPERAWATAN
RAWAT JALAN, IGD
SEKSI RAWAT INAP DAN REHABILITASI
SUBBIT RAWAT JALAN, UGD, REKAM
MEDIK SUBBAG
PENGEMBANGAN
SUBBAG PROGRAM
SUBBAG PENERIMAAN DAN
PENGELUARAN
SUBBAG UMUM
SUBBAG KEPEGAWAIA
N SUBBAG
ANGGARAN BAG
USAHA BAG PENGKAJIAN
DAN PENGEMBANGAN
BID KEPERAWATAN
BID PENUNJANG MEDIK
BID PELAYANAN MEDIK
BAG KEUANGAN
DIREKTUR
WADIR PELAYANAN WADIR ADMINISTRASI
Universitas Sumatera Utara
30
3.2.1 Letak Ruang Arsip
Ruangan arsip RSJD Provsu terletak di gedung induk depan lantai dasar di sebelah ruang pembayaran. Luas ruangan arsip lebih kurang 4 meter untu lebar
dan 5 meter untuk panjang.
3.3 Prosedur Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
Pada RS. Jiwa Provsu rata-rata surat masuk lebih kurang 15 surat per hari, yaitu misalnya : Surat pemberitahuan pasien, surat pemberhentian, surat
perjanjian, surat permohonan kerja, dan lain-lain.
Surat masuk di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara terdiri dari :
1. Penerimaan surat
Surat masuk diterima oleh bagian tata usaha yang terelbih dahulu diperhatikan :
a. Meneliti kebenaran surat
b. Mensortir surat
c. Menerima surat yang di sampaikan oleh pengantar surat
d. Membuka sampul surat dan mengeluarkan surat dari amplop.
e. Membubuhkan paraf pada bukti penerimaan
f. Meneliti kelengkapan lampiran surat
g. Surat stempel untuk di bubuhi tanggal, nomor agenda dan disahkan
oleh sekretaris dengan membubuhi paraf. h.
Mencatat surat masuk pada buku agenda, seperti di bawah ini :
Sumber : RSJD. Provsu i.
Memberikan surat kepada ketua
2. Pengarahan surat
Pengarahan surat adalah kegiatan untuk menindaklanjuti atau memproses surat sesuai isinya oleh ketua Rumah sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
untuk menentukan surat tersebut tergolong penting atau biasa. Selanjutnya
Universitas Sumatera Utara
31
Ketua Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara menulis disposisi tindakan yang harus dilakukan terhadap surat yang bersangkutan dan
terlebih dahulu di agendakan di tata usaha dan kemudian di disposisi setelah itu di distribusikan ke bidang masing-masing.
3. Penyimpanan
Penyimpanan arsip di RSJD. Provsu berlangsung pada masing-masing bidang dengan menagacu pada jadwal retensi dan penyusutan arsip , surat-
surat di simpan oleh sekretaris pada lemari file file atau filing cabinet. Dan arsip yang di anggap penting dipilah dan di input kedalam computer.
Surat Keluar
Surat keluar dapat di bagi menjadi dua yaitu, surat keluar yang merupakan surat balasan dan surat perdana. Pengurusan surat keluar pada RSJD. Provsu :
1. Pemeriksaan konsep surat oleh ketua RSJD. Provsu dari segi kebenaran isi
maupun bentunya. 2.
Pembuatan konsep surat oleh bagian Tata Usaha. 3.
Bagian Tata usaha mengetik konsep surat yang telah disetujui ketua. 4.
Surat yang telah diterbitkan tersebut diserahkan beserta konsep yang telah disetujui kepada ketua untuk di tanda tangani.
5. Surat yang telah ditanda tangani langsung di stempel dengan stempel
RSJD. Provsu dan di agendakan serta didistribusi ke masing-masing lembarannya sesuai dengan maksud yaitu lembaran utama untuk tujuan
surat, lembaran kedua atau tembusan pertama untuk arsip dan lembaran ketiga untuk seterusnya gunanya untuk dikirim sebgaia tembusan kepada
pihak yang terkait. 6.
Melipat surat dan di masukkan ke dalam amplop dan di bubuhkan perangko.
7. Pencatatan pada buku ekspedisi diberikan kepada petugas pengantar untuk
dikirimkan. 8.
Penyimapan arsip.
Universitas Sumatera Utara
32
Tabel 3.2 Format Buku Agenda Surat Keluar
Nomor Urut
Tanggal diterima
Tujuan Nomor
dan tanggal
Isi Ringkasan
Dari Catatan
Sumber : Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
3.3.1 Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara berlangsung pada masing-masing bidang dengan mengacu pada jadwal retensi dan
penyusutan arsip. Manajemen arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih berjalan secara manual dan arsip yang di anggap penting dipilah dan di
input kedalam computer. Dan penyimpanan arsipnya ada yang di simpan pada lemari file atau filling cabinet.
Penyimpanan arsip dengan map folder, arsip dibagi menurut subjek, selain penyusunan arsip harus sesuai dengan tanggal dan pada lemari file telah di tandai
tahun yang berlaku seperti pada surat keluar di pecah menjadi dua yaitu file umum dan file tagihan. Dokumen atau arsip yang merupakan surat rahasia dan surat
penting di simpan pada filling cabinet dan di input ke dalam computer. Perlindungan pada penyimpanan dengan menggunakan kapur barus dan
penyemprotan serangga pada setiap laci filling cabinet dan lemari file untuk menghindari serangga, tikus, kecoa dan serangga lainnya.
Penyimpanan atau kegiatan menaruh dan menyusun arsip secara sistematis, dengan mempergunakan berbagai cara dan alat di tempat yang aman
dan dapat ditemukan kembali dengan cepat jika dibutuhkan. Penyusunan arsip atau berkas secara sistematis berarti ketika melakukan penyimpanan arsip,
pegawai menaruh arsip dengan mempergunakan prosedur, alat, memperhatikan
Universitas Sumatera Utara
33
klasifikaasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian subjek dan tanggal arsip. Dan arsip yang di anggap penting di pilah dan di input kedalam komputer.
3.3.2 Kendala dalam Manajemen Kearsipan
Kendala yang dihadapi dalam manajemen kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Kurangnya SDM yang belum memahami manajemen kearsipan
2. Belum terbentuknya panitia pemusnahan, sehingga berkas masih
tersimpan di gudang dan semakin lama semakin menumpuk.
3.3.3 Pembahasan
Dari penjelasan serta uraian mengenai hasil penelitian objek kearsipan juga menyangkut terhadap judul yang diambil, penulis telah menguraikan
sebelumnya tentang pentingnya penanganan kearsipan yang baik dalam surat masuk dan surat keluar pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
3.3.4 Penangan Surat Mauk dan Surat Keluar
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu oraganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.
Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga di pusatkan di suatu
bagian khusus yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Surat merupakan peranan yang sangat penting untuk menjadi sumber informasi yang dapat menghubungkan
perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik.
Prosedur surat menyurat pada RSJD. Provsu mempergunakan agenda serta stempel agenda yang dibubuhkan pada surat tersebut. Sebagai sarana penemuan
kembali dengan membandingkan teori yang telah diuraikan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
34
Prosedur surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efisien , jika pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali memudahkan untuk :
1. Fleksibel, tunjuk silang dapat diterapkan. Sehingga dapat mengetahui
jalannya surat tanpa perlu kekhawatiran untuk melakukakn kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
2. Sarana penemuan kembali indeks mudah diingat.
3. Persyaratan vertical file dapat terwujud dan dapat disesuaikan dengan
calon pengguna. 4.
Mudah penyusunan lebih lanjut.
3.3.5 Tingkat Pemakaian Arsip
Tingkat pemakaian arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara cukup banyak. Setiap bulan arsip yang masuk ada 64 surat dan yang keluar ada
171 surat. Kalau pertahun arsip yang masuk ada 770 surat dan arsip yang keluar ada 2052 surat. Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan.
Suatu arsip dikatakan baik apabila rresentase angka pemakaian arsip masih tinggi minimum 15, warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai
manfaat bernilai, masih aktif membantu berjalannya organisasi. Di Rumah Sakit Jiwa Provsu pemakaian dan peminjaman arsip hanya di lingkungan itu saja tidak
boleh di pinjam oleh orang lain selain pegawai Rumah Sakit Jiwa Provsu. Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi,
berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.
3.3.6 Penyimpanan Berkas Rekam Medis
Kegiatan penyimpanan berkas rekam medis pasien agar aman dan terjaga kerahasiaannya.
Tujuan penyimpanan berkas rekam medis adalah sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
35
1. Untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam
medis pasien yang disimpan dirak filling. 2.
Mudah mengambil dari tempat penyimpanan. 3.
Mudah pengembaliannya. 4.
Melindungi data rekam medis dari bahaya pencurian, bahaya kerusakan fisik, kimiawi, dan biologi.
Kebijakan yang dilakukan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara yaitu : 1.
Penyimpanan berkas medis di RS. Jiwa Provsu adalah dengan system SENTRALISASI yaitu penyimpanan dengan cara menyatukan formulir-
formulir rekam medis milik seorang pasien kedalam satu kesatuan folder . Data rawat jalan, gawat darurat, dan rawat inap milik seorang pasien
menjadi satu dalam satu folder. 2.
Berkas rekam media yang disimpan adalah berkas rekam medis yang telah lengkap.
3.3.7 Penjajaran Berkas Rekam Medis
Suatu proses didimpannya berkas rekam medis disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Penjajaran rekam medis mengikuti urutan nomor Straight
Numerik Filling yaitu suatu system penyimpanan berkas rekam medis dengan mensejajarkan berkas berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada
rak penyimpanan. Kebijakan penjajaran berkas rekam medis yaitu semua berkas rekam medis yang telah selesai. Prosedurnya semua berkas rekam medis disusun
secara sejajar dan berkas rekam medis disimpan sesuai dengan urutan No. Catatan Medis.
Adapun tujuan penjajaran berkas rekam medis yaitu : 1.
Untuk mempermudah dan mempercepat ditemukan kembali berkas rekam medis pasien yang disimpan dirak filling.
2. Mudah mengambil dari tempat penyimpanan.
3. Mudah pengembaliannya.
Universitas Sumatera Utara
36
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN
4.1 Kesimpulan
Dari hasil analisis yang telah dibahas sebelumnya, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut :
1. Penanganan surat masuk dan surat keluar pada RS. Jiwa Provsu dilakukan
oleh Kepala Bidang tata usaha dengan memakai nomor agenda surat masuk dan di distribusikan ke bidang sesuai degan tujuan surat tersebut.
2. Pada Rumah Sakit Jiwa Provsu peralatan yang diperlukan dalam
penyimpanan arsip adalah straight numeric filling SNF , sedangkan arsip untuk pasien Rumah Sakit Jiwa Provsu di simpan di rekam media di
dalam rak filling di susun sejajar berurutan sesuai dengan nomor urut catatan medis.
3. Sistem penyimpanan arsip pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera
Utara menggunakan system urutan nomor straight numeric filling, yang mana dalam penyimpanan dan berdasarkan urutan tanggal, bulan, dan
tahun. 4.
Arsip dirumah sakit jiwa setiap pertahun masuk ada 770 surat dan syang keluar ada 2052 surat.
5. Pada Rumah Sakit Jiwa Provsu peminjaman hanya disekitar kantor RSJ.
Provsu saja, sehingga tidak memerlukan kartu peminjaman.
4.2 Saran
Dari hasil kesimpulan yang telat diuraikan diatas, maka saran-saran yang dapat diberikan adalah :
1. Mengadakan staf pustaka agar dapat melayani secara maksimal dan
professional. 2.
Untuk mempermudah dalam pencarian arip sebaiknya menggunakan kartu indeks yang dipergunakan untuk mencatat arsip yang akan disimpan
apabila ada arsip yang diperlukan, maka kepala bidang tata usaha dapat melihat terlebih dahulu pada kartu indeks, sehingga dengan mudah
Universitas Sumatera Utara
37
mengetahui letak arsip yang di perlukan, sehingga dapat melayani secara maksimal.
3. Sebaiknya penanganan surat masuk dan surat keluar mempergunakan
kartu kendali sehingga dapat diketahui surat yang di agendaakan dan member kemudahan bagi kepala bidang tata usaha untuk mengetahui
jalannya surat tanpa harus membuang waktu untuk pencarian arsip. 4.
Arsip yang ada sebaiknya di tata dengan rapi sesuai pada tempatnya, selain itu ruangan arsip perlu dibersihkan secara rutin agar tidak terjadi
kerusakan arsip. 5.
Untuk menunjang kelancaran manajemen kearsipan perlu adanya penambahan alat-alat kearsipan dan perluasan ruang penyimpanan arsip.
Universitas Sumatera Utara
4
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Pengertian Arsip
