12
2.6 Pengendalian Arsip
Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau
dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda.
A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali
Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk
mengendalikan.
Tabel 2.1 Kartu Kendali
Indeks – Subyek Kode
Tanggal No. Urut MK
Perihal: Isi Ringkas:
Lampiran: Dari Kepada
Tanggal, No. Surat Pengolahan Paraf
Catatan: Sumber : Sedarmayanti 2001:219
Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat
suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip. a.
Penerimaan Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk
kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan :
1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk.
Universitas Sumatera Utara
13
2. Meneliti ketetapan alam.
3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah
tertulis buku, laporan, neraca , dan dokumen perkantoran lainnya. 4.
Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa warkat telah di terima.
b. Penyortiran
Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk : 1.
Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas 2.
Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai lainnya.
3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan
rahasia. 4.
Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu.
c. Pencatatan
Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris
induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah
pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar.
Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system pencatatan surat terdiri dari:
Kartu surat rutin penting
Kartu pengantar untuk surat rutin biasa
Kartu pengantar untuk surat rahasia
d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak
Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi
routing slip pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan
berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada
Universitas Sumatera Utara
14
bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat.
e. Penyimpanan berkas atau arsip surat
Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan
pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut.
Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut :
1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan
2. Mengindeks
3. Member kode-kode dan sortir
4. Menyimpan kepada folder tertentu
5. Menata arsip
Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut :
1. File atau Depsimpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan.
2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk
dijadikan masalah atau subyek penyimpanan. 3.
Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang
diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta
berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang
sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada
umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda tanganan, pengiriman dan penyimpanan.
1. Mempersiapkan konsep surat keluar
Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan.
Universitas Sumatera Utara
15
Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk format tertentu.
2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak
Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara
penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak adalah sebagai berikut :
a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk
di tandatangani b.
Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar c.
Memasukkan untuk perhatian pimpinan d.
Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar 3.
Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas
resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau
kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar
pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya.
4. Pengiriman surat keluar
Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan
cara baru, menggunakan lembar pengantar. Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat bentuk,
nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran dan tanda bahwa surat diterima oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat
gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kart pengiriman.
Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
16
a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus
sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b.
Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map
khusus bertuliskan khusus pimpinan. d.
Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik
sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat
keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.
2.7 Nilai Guna Arsip