Pengendalian Arsip Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

12

2.6 Pengendalian Arsip

Dalam hal ini di mana surat masuk dan surat keluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemprosesan lebih lanjut. Pengurusan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua system, system kartu kendali dan sistem buku agenda. A.Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Sistem Kartu Kendali Kartu kendali merupakan helai tipis berukuran 10 x 15 cm berisikan kolom-kolom untuk mencatat surat masuk dan surat keluar serta untuk mengendalikan. Tabel 2.1 Kartu Kendali Indeks – Subyek Kode Tanggal No. Urut MK Perihal: Isi Ringkas: Lampiran: Dari Kepada Tanggal, No. Surat Pengolahan Paraf Catatan: Sumber : Sedarmayanti 2001:219 Sehingga dapat diketahui surat atau arsip yang ditangani dan merupakan langkah mempermudah sekretaris mengetahui jalannya surat tanpa harus membuat suatu kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip. a. Penerimaan Sebagai langkah pertama membuka dan membaca isi surat untuk kemudian meneruskan kepada yang berhak adalah sekretaris. Cara pengurusan penerimaan warkat dilakukan dengan : 1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah warkat yang masuk. Universitas Sumatera Utara 13 2. Meneliti ketetapan alam. 3. Menggolong-golongkan warkat sesuai jenisnya, seperti surat, naskah tertulis buku, laporan, neraca , dan dokumen perkantoran lainnya. 4. Menanda tangani bukti pengiriman pada kartu atau buku sebagai tanda bahwa warkat telah di terima. b. Penyortiran Dalam melakukan pekerjaan penyortiran warkat ini meliputi tugas untuk : 1. Menggolong-golongkan warkat kedalam warkat pribadi dan dinas 2. Memisahkan warkat pribadi untuk pimpinan, sekretaris, atau pegawai lainnya. 3. Membaca surat dinas menjadi 3 golongan dinas rutin, penting, dan rahasia. 4. Membaca dan meneliti isi surat agar dapat member saran kepada pimpinan sepanjang diberi wewenang untuk masalah itu. c. Pencatatan Kartu kendali untuk pencatatan surat masuk dilakukan untuk member keyakinan akan ketepatan pencatatan bagian petugas tata usaha sekretaris induk. Pencatatan surat masuk dapat dilakukakn dengan mempergunakan buku catatan harian atau agenda dan kartu tertentu. Agenda adalah pencatatan surat keluar dan surat masuk dapat dipisahkan dengan menggunakan buku agenda surat masuk dan buku agenda surat keluar. Biasanya dibedakan pada tahunnya, sedangkan kartu dalam system pencatatan surat terdiri dari:  Kartu surat rutin penting  Kartu pengantar untuk surat rutin biasa  Kartu pengantar untuk surat rahasia d. Pengarahan dan penerusan kepada yang berhak Untuk meneruskan dan menyerahkan surat kepada yang berhak mengolah, terlebih dahulu perlu dilengkapi lampiran berupa lembar disposisi routing slip pada surat tersebut. Lembar disposisi berguna sebagai tempat pimipinan memberikan tanggapan atas isi surat dengan menegaskan berupa instruksi atau sebagai informasi. Instruksi di berikan kepada Universitas Sumatera Utara 14 bawahan atau staf pimpinan, sedangkan informasi diberikan kepada para pimpinan yang sederajat. e. Penyimpanan berkas atau arsip surat Berkas atau arsip surat dari pimpinan umumnya masih bersifat dinamis, artinya sewaktu-waktu masih dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan. Penyimpanan berkas surat oleh sekretaris dilakukan dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku di kantor tersebut. Dalam menata file arsip dinamis harus mengikuti langkah-langkah sebagai berikut : 1. Meneliti tanda-tanda apakah warkat sudah dapat disimpan 2. Mengindeks 3. Member kode-kode dan sortir 4. Menyimpan kepada folder tertentu 5. Menata arsip Warkat disimpan dalam file sesudah diberikan tanda oleh pimpinan sebagai berikut : 1. File atau Depsimpan. Dep dari singkatan deponeren yang berarti simpan. 2. Menggaris bawahi kata-kata atau kalimat yang dianggap penting untuk dijadikan masalah atau subyek penyimpanan. 3. Member tanda tulisan yang agak menyolok misalnya dengan tinta merah. Surat keluar sebagai jawaban atau tanggapan atas isi surat masuk yang diterima dari instansi, perusahaan dan perorangan wajib diurus dengan teliti, agar terjalin rangkaian hubungan timbal balik yang serasi, selaras, dan seimbang serta berakibat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Surat keluar juga dapat teradi tanpa menerima surat masuk, bila hal tersebut merupakan kegiatan intern, yang sifatnya penting bagi suatu perusahaan. Pengolahan surat masuk dan surat keluar sebagai tindak lanjut dari surat masuk atau surat keluar yang bersifat intern pada umumnya sama yakni dimulai dengan pembuatan konsep, pengetikan, penanda tanganan, pengiriman dan penyimpanan. 1. Mempersiapkan konsep surat keluar Konsep surat disusun sekretaris atas instruksi pimpinan. Instruksi pembuatan konsep jawaban atau surat diberikan dengan menulis konsep dengan tangan. Universitas Sumatera Utara 15 Konsep surat yang sudah disetujui pimpinan dapat segera diketik dalam bentuk format tertentu. 2. Penandatanganan surat keluar oleh yang berhak Penandatangan surat dilakukan setelah konsep surat menjadi bentuk surat jadi, setelah melalui koreksi dan sudah bebas dari kesalahan. Cara penyimpanan konsep surat yang harus ditandatangani pimpinan yang berhak adalah sebagai berikut : a. Memasukkan konsep jadi surat keluar kedalam satu map bertuliskan untuk di tandatangani b. Tidak memaksakan pimpinan untuk segala menandatangani surat keluar c. Memasukkan untuk perhatian pimpinan d. Memperhatikan kebiasaan pimpinan dalam menandatangani surat keluar 3. Pencatatan dan penyimpanan arsip surat keluar Konsep surat keluar yang sudah di tandatangani dan menjadi surat dinas resmi lengkap dengan amplop dan lampirannyam, kemudian diteruskan ke bagian pencatat surat. Pencatat surat, pencatatnya dalam buku verbal atau kartu tertentu yang diperlukan. Seperti yang dipergunakan dalam pencatat surat masuk, maka surat keluar pun menggunakan buku verbal atau kartu-kartu kendali, lembar pengantar untuk mencatatnya. 4. Pengiriman surat keluar Pengirirman surat keluar dilaksanakan oleh petugas ekspedisi yang ada dalam kantor sendiri. Secara tradisional digunakan buku ekspedisi, sedangkan cara baru, menggunakan lembar pengantar. Dalam buku ekspedisi dicatat tentang : nomor urut, jenis warkat bentuk, nomor, tanggal, dikirim kepada, lampiran dan tanda bahwa surat diterima oleh pejabat atau bagian yang dituju. Kartu pengiriman diatas bersifat gabungan, sedangkan pengiriman secara khusus untuk setiap surat dilakukan dengan kartu yang disebut kart pengiriman. Pengiriman surat keluar secara intern harus memperhitungkan hal sebagai berikut : Universitas Sumatera Utara 16 a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b. Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu. c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map khusus bertuliskan khusus pimpinan. d. Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.

B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda

Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.

2.7 Nilai Guna Arsip