33
klasifikaasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian subjek dan tanggal arsip. Dan arsip yang di anggap penting di pilah dan di input kedalam komputer.
3.3.2 Kendala dalam Manajemen Kearsipan
Kendala yang dihadapi dalam manajemen kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Kurangnya SDM yang belum memahami manajemen kearsipan
2. Belum terbentuknya panitia pemusnahan, sehingga berkas masih
tersimpan di gudang dan semakin lama semakin menumpuk.
3.3.3 Pembahasan
Dari penjelasan serta uraian mengenai hasil penelitian objek kearsipan juga menyangkut terhadap judul yang diambil, penulis telah menguraikan
sebelumnya tentang pentingnya penanganan kearsipan yang baik dalam surat masuk dan surat keluar pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
3.3.4 Penangan Surat Mauk dan Surat Keluar
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor. Organisasi pengurusan surat – surat kantor sangat berbeda dari instansi ke
instansi. Dalam suatu oraganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas dengan merangkap tugas-tugas lain.
Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapat dikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga di pusatkan di suatu
bagian khusus yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Surat merupakan peranan yang sangat penting untuk menjadi sumber informasi yang dapat menghubungkan
perusahaan yang satu dengan perusahaan yang lainnya untuk menjalin hubungan kerja sama yang baik.
Prosedur surat menyurat pada RSJD. Provsu mempergunakan agenda serta stempel agenda yang dibubuhkan pada surat tersebut. Sebagai sarana penemuan
kembali dengan membandingkan teori yang telah diuraikan sebelumnya.
Universitas Sumatera Utara
34
Prosedur surat masuk dan surat keluar lebih efektif dan efisien , jika pengurusan surat dengan menggunakan kartu kendali memudahkan untuk :
1. Fleksibel, tunjuk silang dapat diterapkan. Sehingga dapat mengetahui
jalannya surat tanpa perlu kekhawatiran untuk melakukakn kesalahan dalam membuang waktu untuk pencarian arsip.
2. Sarana penemuan kembali indeks mudah diingat.
3. Persyaratan vertical file dapat terwujud dan dapat disesuaikan dengan
calon pengguna. 4.
Mudah penyusunan lebih lanjut.
3.3.5 Tingkat Pemakaian Arsip
Tingkat pemakaian arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara cukup banyak. Setiap bulan arsip yang masuk ada 64 surat dan yang keluar ada
171 surat. Kalau pertahun arsip yang masuk ada 770 surat dan arsip yang keluar ada 2052 surat. Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan.
Suatu arsip dikatakan baik apabila rresentase angka pemakaian arsip masih tinggi minimum 15, warkat-warkat yang disimpan dalam arsip masih mempunyai
manfaat bernilai, masih aktif membantu berjalannya organisasi. Di Rumah Sakit Jiwa Provsu pemakaian dan peminjaman arsip hanya di lingkungan itu saja tidak
boleh di pinjam oleh orang lain selain pegawai Rumah Sakit Jiwa Provsu. Jadi, apabila Angka Kecermatan arsip menunjukkan prosentase yang semakin tinggi,
berarti sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip kurang baik. Sebaliknya jika kecermatan menunjukkan prosentase yang semakin rendah, berartisistem
penyimpanan dan penemuan kembali arsip sudah cukup baik.
3.3.6 Penyimpanan Berkas Rekam Medis
