18
Contoh :
1. Di dalam lemari arsip terdapat 2000 surat, dalam jangka waktu tertentu
diminta kembali 200 surat, maka angka pemakainnya : 200
______ x 100 = 20 2000
Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Sebab hal tersebut berarti makin banyak arsip yang digunakan secara langsung untuk
pelaksanaan tugas sehari-hari.
2.8 Penyimpanan Arsip
Penyimpanan dan penemuan kembali arsip dengan cepat dan tepat merupakan tujuan dari penataan arsip. Menyimpan arsip pada tempatnya secara
teratur belum dapat menjamin bahwa arsip tersebut dapat ditemukan dengan mudah. Penemuan kembali arsip sangat erat hubungannya dengan system
penataan dan penyimpanan yang dipergunakan, serta tergantung dari kecekatan petugas arsip. Maka dari itu perlu dipikirkan tentang penentuan pemilihan system
penataan dan penyimpanan. Arsip yang sudah menurun nilai gunanya di daftar . kemudian di pindah
penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing, dengan memperhatikan perlindungan , pemeliharaan, dan pencegahan kerusakan arsip
pada penyimpanan arsip.
A. Faktor yang Menunjang Kemudahan Penyimpanan dan Penemuan
Kembali Arsip
Di dalam memilih dan menentukan cara penataan arsip, seharusnya mengenal terlebih dulu kepada jenis atau semacam informasi yang ada serta
diperlukan, dengan menyesuaikan kepada situasi dan kebutuhan di lingkungan kerja bahkan , untuk penyesuaian berikutnya. Jika diperlukan dapat
menggabungkan antara system yang satu dengan system yang lainnya. Beberapa factor yang menunjang dan perlu diperhatikan dalam rangka
memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip adalah :
Universitas Sumatera Utara
19
a. Dalam menciptakan suatu system penataan arsip yang baik, hendaknya
diperhatikan beberapa factor penunjang antara lain : 1.
Kesederhanaan System penataan arsip yang dipilih dan diterapkan harus mudah,
supaya bukan hanya dimengerti oleh satu orang saja, melainkan juga dapat dimengerti orang lain
2. Menjamin keamanan
Arsip harus terhindar dari kerusakan, pencurian, dan harus aman dari bahaya air, api, gangguan binatang, udara yang lembab, sehingga
penyimpanannya harus di tempat yang benar-benar aman dari segala gangguan.
3. Penempatan arsip
Hendaknya diusahakan pada tempat yang strategis, maksudnya adalah tempat penyimpanan mudah dicapai oleh setiap unit yang memerlukan
arsip tersebut tanpamembuang banyak waktu dan tenaga. 4.
Ketepatan penyimpanan arsip Berdasarkan system yang digunakan harus memungkinkan penemuan
kembali arsip dengan cepat dan tepat. 5.
Memenuhi persyaratan ekonomis Dapat memanfaatkan ruangan, tempat dan peralatan yang ada serta
biaya yang tersedia. 6.
Petugas arsip Perlu memahami pengetahuan di bidang kearsipan.
7. System yang digunakan harus flekisbel
Harus memberikan kemungkinan adanya perubahan-perubahan dalam rangka penyempurnaan dan ketepatan kerja.
b. Melakukan kegiatan menghimpun, mengklasifikasi, menyusun,
menyimpan, memelihara arsip berdasarkan system yang berlaku. c.
Mengadakan pengontrolan arsip secara periodic agar dapat memahami seluruh media informasi yang ada dan mengajukan saran untuk
mengadakan penyusutan serta pemusnahan jika perlu
Universitas Sumatera Utara
20
d. Untuk arsip perlu menyelenggarakan pengadaan dan melayani
peminjaman arsip dengan sebaik-baiknya. e.
Mencatat dan menyimpan pidato peristiwa penting yang terjadi setiap hari, lengkap dengan tanggal kejadian yang terjadi setiap hari, agar dapat
dijadikan alat bantu untuk menemukan kembali jika sewaktu-waktu diperlukan.
2.9 Penataan Arsip
