10
Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan
serangkaian kegiatan.
2.4 Daur Hidup Kearsipan
Disamping pengertian
manajemen arsip, perlu dipahami tentang daur
hidup kearsipan. Dalam daur hidup kearsipan terdiri dari beberapa tahap-tahap proses kehidupan arsip.
Sebagaimana yang telah penulis kemukakan terdahulu bahwa, kearsipan merupakan suatu proses mulai terciptanya, pengendalian, serta penyimpanan
warkat menurut system tertentu agar suatu saat di butuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Apabila arsip-arsip tidak bernilai guna lagi harus di
musnahkan.
2.5 Tahap Terciptanya Arsip
Tahap terciptanya arsip dan penerimaan merupakan awal dari lahirnya suatu arsip dinamis aktif yaitu sejak tercetusnya ide dan gagasan untuk
selanjutnya di letakkan dalam bentuk isi naskah atau surat , yang selanjutnya disusun menajdi suatu konsep dengan tulisan tangan diolah dalam kata-kata dan
kalimat sehingga terbentuk menjadi suatu surat, formulir atau laporan dan sebagainya, sebagai proses dalam terciptanya arsip yaitu manajemen surat
menyurat. Secara umum dapat dikatakan bahwa surat adalah alat untuk
menyampaikan suatu maksud secara tertulis. Dalam kehidupan modern ini makin banyak kegiatan yang menuntut bukti tertulis dikarenakan surat memiliki bukti
autentik berupa tulisan dan tanda tangan yang tidak dimiliki oleh alat komunikasi lisan, apalagi kegiatan yang menyangkut aspek hukum, sudah pasti memerlukan
bukti tertulis hitam di atas putih. Syarat-syarat surat yang baik harus objektif dan bukan subyektif, susunan
isi surat teratur, singkat tidak bertele-tele, jelas, lengkap isinya, sopan, dan wujud fisik yang menarik. Untuk menghasilkan surat yang memenuhi syarat seperti yang
telah di jelaskan, maka penulisannya perlu memenuhi syarat yaitu memenuhi
Universitas Sumatera Utara
11
permasalahan, menguasai bahan tertulis, dan memiliki pengetahuan surat- menyurat.
Karena banyaknya macam surat, maka untuk memudahkan dalam hal pengetahuan macam surat dapat ditinjau dari beberapa segi :
a. Menurut wujudnya, yaitu : kartu pos, warkat pos, surat bersampul,
memorandum dan nota, telegram dan surat pengantar. b.
Menurut tujuannya, yaitu : surat pemberitahuan, surat perintah, surat permintaan, surat peringatan, surat panggilan, surat susulan, surat
keputusan, surat laporan, surat perjanjian dan lain-lain. c.
Menurut sifat isi dan alasannya, yaitu : surat dinas, surat niaga, surat pribadi dan surat yang isinya mengenai masalah sosial.
d. Menurut jumlah penerima, yaitu : surat biasa yang untuk orang
pejabatorganisasi, surat edaran untuk beberapa orang dan surat pengumuman untuk sekolompok masyarakat.
e. Menurut keamanan isinya, yaitu : surat sangat rahasia, surat rahasia dan
surat biasa. f.
Menurut prosedur pengurusannya, yaitu : surat masuk keluar. g.
Menurut jangkauannya, yaitu : surat intern dan surat ekstern.
Seperti di jelaskan sebelumnya bahwa salah satu syarat agar surat dikatakan baik kalau jelas dan sopan. Hal itu akan tercapai kalau menggunakan
bahasa praktis. Bahasa praktis menurut Sedarmayati 2001 : 165 , yaitu
menggunakan kata yang minim, dapat dimengerti artinya oleh penulis surat, penulis mampu menggunakan surat, penulis mampu menggunakan kata tersebut
dan kata yang di pergunakan yaitu sederhana, umum, bukan bahasa daerah atau bahasa asing.
Dalam surat menyurat gaya bahasa sangat dipergunakan oleh dua faktor yaitu, kedudukan penulis surat terhadap yang dikirim surat dan persoalan yang
akan dikemukakan di dalam surat.
Universitas Sumatera Utara
12
2.6 Pengendalian Arsip
