32
Tabel 3.2 Format Buku Agenda Surat Keluar
Nomor Urut
Tanggal diterima
Tujuan Nomor
dan tanggal
Isi Ringkasan
Dari Catatan
Sumber : Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara
3.3.1 Penyimpanan Arsip
Penyimpanan arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara berlangsung pada masing-masing bidang dengan mengacu pada jadwal retensi dan
penyusutan arsip. Manajemen arsip di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara masih berjalan secara manual dan arsip yang di anggap penting dipilah dan di
input kedalam computer. Dan penyimpanan arsipnya ada yang di simpan pada lemari file atau filling cabinet.
Penyimpanan arsip dengan map folder, arsip dibagi menurut subjek, selain penyusunan arsip harus sesuai dengan tanggal dan pada lemari file telah di tandai
tahun yang berlaku seperti pada surat keluar di pecah menjadi dua yaitu file umum dan file tagihan. Dokumen atau arsip yang merupakan surat rahasia dan surat
penting di simpan pada filling cabinet dan di input ke dalam computer. Perlindungan pada penyimpanan dengan menggunakan kapur barus dan
penyemprotan serangga pada setiap laci filling cabinet dan lemari file untuk menghindari serangga, tikus, kecoa dan serangga lainnya.
Penyimpanan atau kegiatan menaruh dan menyusun arsip secara sistematis, dengan mempergunakan berbagai cara dan alat di tempat yang aman
dan dapat ditemukan kembali dengan cepat jika dibutuhkan. Penyusunan arsip atau berkas secara sistematis berarti ketika melakukan penyimpanan arsip,
pegawai menaruh arsip dengan mempergunakan prosedur, alat, memperhatikan
Universitas Sumatera Utara
33
klasifikaasi arsip dan kodenya serta urutan kejadian subjek dan tanggal arsip. Dan arsip yang di anggap penting di pilah dan di input kedalam komputer.
3.3.2 Kendala dalam Manajemen Kearsipan
Kendala yang dihadapi dalam manajemen kearsipan di Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara adalah :
1. Kurangnya SDM yang belum memahami manajemen kearsipan
2. Belum terbentuknya panitia pemusnahan, sehingga berkas masih
tersimpan di gudang dan semakin lama semakin menumpuk.
3.3.3 Pembahasan
Dari penjelasan serta uraian mengenai hasil penelitian objek kearsipan juga menyangkut terhadap judul yang diambil, penulis telah menguraikan
sebelumnya tentang pentingnya penanganan kearsipan yang baik dalam surat masuk dan surat keluar pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara.
3.3.4 Penangan Surat Mauk dan Surat Keluar
