Pengertian Manajemen Arsip Manajemen Kearsipan Pada Rumah Sakit Jiwa Provinsi Sumatera Utara

9

2.3 Pengertian Manajemen Arsip

Manajemen arsip adalah pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Pekerjaan tersebut meliputi siklus hidup arsip. Pada setiap kegiatan diperlukan bantuan data dan informasi. Menurut Amsyah 2003 : 9 pengertian manajemen adalah para pemimpin yang bertugas membuat keputusan yang berkaitan dengan perencanaan, pelaksanaan, dan pengawasan dari masing-masing fungsi yang ada di perkantoran, baik pada tingkat manajemen atas, manajemen menengah, maupun manajemen bawah. Manajemen memang biasa diartikan seperti yang disebut diatas, tetapi bisa juga mempunyai pengertian yang lebih. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia 1989 : 553 , istilah manajemen mempunyai beberapa pengertian yaitu : - Pejabat pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan organisasi - Proses penggunaan sumber daya secara efektif untuk mencapai sasaran. Dua pengertian diatas masing-masing dapat dijelaskan untuk kegiatan kearsipan sebagai berikut, suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan suatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan, misalnya prosedur penyimpanan arsip. Dalam kegiatan tersebut terdapat suatu rangkaian ketentuan-ketentuan mengenai cara penyimpanan arsip antara lain meliputi : memisah-misahkan segregating, meneliti examinating , memadukan assembling , mengklasifikasi classification , mengindeks indexing , mempersiapkan tunjuk silang cross reference , menyusun dan memfile. Kearsipan merupakan suatu unsur dari sistem informasi organisasi atau pekerjaan kantor semakin dirasakan pentingnya di dalam kehidupan organisasi pemerintah ataupun swasta atau perorangan. Semua unsur manajemen kearsipan perlu di kelola dengan baik. Menurut Suraja 2006 : 62 pengertian manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsure yang di gunakan atau terlibat di dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui pelaksanaan fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia, pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan. Universitas Sumatera Utara 10 Pelaksanaan manajemen dalam organisasi bertujuan untuk mewujudkan efektivitas dan efisien kerja dalam mencapai tujuan dan hasil dari pelaksanaan serangkaian kegiatan.

2.4 Daur Hidup Kearsipan