16
a. Pemeriksaan alamat yang tertera di amplop dan yang tertera di surat harus
sama dan lampiran harus sesuai dengan yang disebutkan dalam surat. b.
Jika pengiriman melalui bagian pengiriman sentral, perhatikan perangko sudah cukup atau belum serta tanda-tanda pengiriman lainnya yang perlu.
c. Surat khusus untuk pimpinan hendaknya dikumpulkan dalam satu map
khusus bertuliskan khusus pimpinan. d.
Pengiriman intern menggunakan lembar pengedaran disposisi.
B. Penangan surat masuk dan surat keluar system buku agenda
Setiap surat masuk yang diterima dan surat keluar yang dikirm oleh suatu organisasi pemerintah atau swasta mempunyai nilai yang sangat penting, baik
sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika organisasi. Suatu proses pencatatan surat
keluar dengan menggunakan buku agenda dan buku ekspedisi intern dan ekstern.
2.7 Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip didasarkan pada kegunaannya bagi kepentingan pengguna arsip. Nilai guna arsip dibedakan menjadi :
1. Nilai guna primer, yaitu meliputi nilai guna administrasi, nilai guna
hokum, nilai guna keuangan, nilai guna ilmiah, dan nilai guna teknologi. 2.
Nilai guna sekunder 3.
Nilai guna informasional 4.
Nilai guna kebuktian Jadi dengan demikian , yang dimaksud dengan penentuan nilai guna arsip
menurut Sedarmayati 2003 : 104 adalah suatu proses penilaian arsip untuk menentukan jangka waktu penyimpanan arsip yang didasarkan atas pengkajian
terhadap isi arsip, penataannya dan hubungannya dengan arsip-arsip lainnya.
2.7.1 Penentuan Nilai Guna Arsip
Berdasarkan surat edaranKepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor : SE021983 tentang Pedoman Umum untuk menentukan nilai guna arsip,
maka perlu diketahui bahwa penentuan nilai guna arsip merupakan kegiatan untuk
Universitas Sumatera Utara
17
memisahkan arsip-arsip kedalam dua kategori, yaitu : arsip yang benilai guna permanen yang harus terus disimpan, sedangkan arsip yang bernilai guna
sementara yang dapat dimusnahkan dengan segera atau kemudian hari. Keberhasilan penilain tersebut tergantung kepada :
a. Pengertian dan kesadaran akan fungsi kegunaan arsip bagi penggunaanya
serta kepentingan penyelamatan arsip sebagai bahan bukti dan bahan pertanggung jawaban nasional.
b. Kemantapan pengertian dan pemahaman terhadap cara dan bagaimana
kegiatan instansi itu terekam dan arsip-arsipnya.
2.7.2. Angka Pemakaian Arsip
Penilaian arsip merupakan kegiatan mengevaluasi nilai guna informasi yang ada di dalam arsip. Kegiatan tersebut penting unutuk menentukan jadwal
penyimpanan arsip yang menjadi dasar pelaksanaan penyusutan arsip. Sebab nilai guna arsip dapat berubah sesuai dengan kepentingan penggunaan dan fungsinya.
Bernilai tidaknya arsip disamping dapat diukur dari angka kecermatan dan jangka waktu penemuan kembali, dapat pula diukur dari angka pemakaian yaitu
angka presentase sebagai perbandingan antara jumlah permintaan warkat untuk dipakai kembali dengan jumlah seluruh warkat dalam arsip.
Rumus :
Jumlah permintaan Arsip Angka pemakaian = ----------------------------------------------X 100
Jumlah seluruh
arsip
Atau :
∑ Pemakai
= --------------------------------------------- X 100 = 5
∑ Arsip lebih kecil dari 5
Universitas Sumatera Utara
18
Contoh :
1. Di dalam lemari arsip terdapat 2000 surat, dalam jangka waktu tertentu
diminta kembali 200 surat, maka angka pemakainnya : 200
______ x 100 = 20 2000
Makin besar pemakaian makin baik arsip yang bersangkutan. Sebab hal tersebut berarti makin banyak arsip yang digunakan secara langsung untuk
pelaksanaan tugas sehari-hari.
2.8 Penyimpanan Arsip
