Petunjuk Penyimpanan Pengambilan Kembali Rekam Medis Retrieval Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif

Penyimpanan dengan angka akhir lazim disebut “terminal digit filling system”. Disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka yang pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri. c. Sistem Angka Tengah Middle Digit Disini penyimpanan rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka yang pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.

2.3.2.8. Petunjuk Penyimpanan

Pada deretan map-map rekam medis yang disimpan di rak harus diberikan tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis. Jumlah petunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagian besar map-map rekam medis tersebut. Untuk map-map rekam medis yang tebalnya sedang diberi petunjuk setiap 50 map. Makin tebal map-map rekam medis makin banyak petunjuk yang harus dibuat. Rekam medis yang aktif lebih banyak memerlukan petunjuk daripada rekam medis-rekam medis yang tidak aktif.

2.3.2.9. Pengambilan Kembali Rekam Medis Retrieval

Universitas Sumatera Utara Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu petugas membuat mengisi”Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter, dari bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas bagian rekam medis sendiri. Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dari petugas bagian rekam medis harus mengisi surat permintaan. Petugas dari bagian lain yang meminta, harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama pasien dan nomor rekam medisnya, nama poloklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan.

2.3.2.10. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif

Hanya sedikit bagian rekam medis yang mempunyai ruangan penyimpanan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar bagian rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru. Dari segi praktisnya dapat dikatakan patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan Universitas Sumatera Utara rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif sedangkan dirumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, dikarenakan sangat terbatasnya ruangan penyimpanan. Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakir rekam medis tersebut sudah tidak dipergunakan lagi. Apabila ternyata sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang tidak aktif secara sistematik seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis yang baru. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain atau di buat Microfilm. 2.3.3. Kelengkapan Rekam Medis 2.3.3.1. Pengisian Formulir Rekam Medis