Untuk menghitung indikator kualitas pelayanan rawat inap rumah sakit BOR, LOS, TOI, BTO, NDR, GDR dibuat berdasarkan dari sensus harian. Pengumpulan
sensus harian dari ruangan 12 ruangan dilakukan tiap bulan tanggal 5 bulan berikutnya.
Laporan untuk ke Dinas Kesehatan Kota Sibolga berupa RL 2a data keadaan morbiditas pasien rawat inap, RL 2b data keadaan morbiditas pasien rawat jalan,
RL 2a1, RL 2b1, RL 2c, RL 2.1, RL 2.2, RL 2.3. Petugas rekam medis juga bertugas membuat surat keterangan, seperti surat
keterangan lahir, berbadan sehat. Petugas menerima konsep ringkasan yang telah dibuat oleh dokter yang merawat dan melakukan pengecekan tentang data pasien
berdasarkan berkas RM dan hasil pemeriksaan yang dilakukan.
4.3.6. Penyimpanan Rekam Medis
Penyimpanan rekam medis dilakukan dengan cara desentralisasi dalam satu ruang penyimpanan yang aman dan hanya dilakukan oleh petugas rekam medis
urusan penyimpanan. Luas ruangan penyimpanan 12 m
2
. Rak berbeda antara rawat
jalan dan rawat inap tetapi warna sampul berkas RM untuk rawat jalan dan rawat inap sama yaitu warna hijau. Rak rawat jalan ada 1 buah yang berukuran 1,5 x 0,5 x 2 m
yang disekat 5 kotak ke samping kanan dan 5 kotak ke bawah dan setiap kotak berisi 100 RM. Rak rawat inap ada 5 buah rak yang berukuran 1,5 x 0,5 x 2 m yang disekat
5 kotak ke samping kanan dan 5 kotak ke bawah dan setiap kotak berisi 100 RM. Pada setiap kotak diberi pembatas nomor berupa karton manila warna hijau 5 x 20
cm setiap 10 RM.
Universitas Sumatera Utara
Berkas rekam medis di susun dengan sistem nomor langsung straight numerical filling system, contoh : 00-00-01 selanjutnya 00-00-02, 00-00-03 dan
seterusnya. Prosedur penyimpanannya adalah setelah petugas ruangan rawat inap maupun
rawat jalan mengembalikan berkas rekam medis pasien ke bagian rekam medis. Setiap rekam medis yang akan disimpan nomor rekam medisnya di catat pada buku
register di bagian verifikasi berkas rekam medis. Setelah itu dimasukkan ke rak penyimpanan sesuai nomor rekam medisnya.
4.3.7. Pengambilan Kembali Rekam Medis
Di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga peminjaman berkas rekam medis dicatat dalam buku bon peminjaman yang digunakan sebagai tanda petunjuk
bahwa berkas rekam medis dipinjam. Tidak satupun berkas rekam medis yang boleh keluar dari ruang rekam medik tanpa mengisi buku bon peminjaman yang
ditandatangani peminjam. Petugas baik dari poli maupun loket penerimaan pasien yang meminjam berkas RM mencatat nama peminjam, nomor RM yang dipinjam,
dan tandatangan peminjam. Ketika petugas dari poli maupun loket penerimaan pasien mengembalikan berkas rekam medis, ia mencatat tanggal pemulangan dan
menandatanganinya di buku bon peminjaman.
4.3.8. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif
