Gambaran Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga Tahun 2010.

(1)

GAMBARAN SISTEM PENYELENGARAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM Dr. F. L.TOBING SIBOLGA

TAHUN 2010

SKRIPSI

Oleh :

AYU RIZKI UTAMI NIM 061000083

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2011


(2)

GAMBARAN SISTEM PENYELENGARAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM Dr. F. L.TOBING SIBOLGA

TAHUN 2010

SKRIPSI

Diajukan Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Kesehatan Masyarakat

Oleh:

AYU RIZKI UTAMI NIM 061000083

FAKULTAS KESEHATAN MASYARAKAT UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

MEDAN 2011


(3)

HALAMAN PENGESAHAN Skripsi Dengan Judul :

GAMBARAN SISTEM PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS DI RUMAH SAKIT UMUM Dr. F. L.TOBING SIBOLGA

TAHUN 2010

Yang dipersiapkan dan dipertahankan oleh : AYU RIZKI UTAMI

NIM. 061000083

Telah Diuji dan Dipertahankan Dihadapan Tim Penguji Skripsi Pada Tanggal 10 Agustus 2011 dan

Dinyatakan Telah Memenuhi Syarat Untuk Diterima

Tim Penguji

Ketua Penguji Penguji I

dr. Ria Masniari Lubis, M.Si dr. Yusniwarti Yusad, M.Si NIP. 19531018 198203 2 001 NIP. 19510520 198703 2 001

Penguji II Penguji III

Dr. Ir. Erna Mutiara, M.Kes Maya Fitria, SKM, M.Kes NIP. 19640826 199003 2 002 NIP. 19761005 200912 2 003

Medan, September 2011 Fakultas Kesehatan Masyarakat

Universitas Sumatera Utara Dekan,

Dr. Drs. Surya Utama, MS NIP. 19610831 198903 1 001


(4)

ABSTRAK

Salah satu yang diperlukan untuk peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah tersedianya sistem penyelenggaraan rekam medis (medical record) yang baik. Tercapainya tujuan penyelenggaraan rekam medis berhubungan dengan bagaimana rekam medis tersebut diselenggarakan.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga.

Jenis penelitian adalah survei yang bersifat deskriptif. Pengambilan data dilakukan bulan Januari 2011. Data primer diperoleh dengan cara pengamatan langsung terhadap proses pelaksanaan rekam medis, wawancara, serta observasi berkas rekam medis untuk melihat kelengkapan rekam medis. Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen yang ada di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga.

Hasil penelitian mengenai proses pengelolaan rekam medis adalah penerimaan pasien, sistem penamaan, pengambilan kembali rekam medis dan perencanaan rekam medis yang tidak aktif di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga sudah sesuai dengan Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. Yang belum sesuai yaitu jumlah tenaga yang masih kurang dan belum ada yang latar belakang pendidikannya rekam medis, fasilitas ruangan yang kecil dan sempit, jumlah rak penyimpanan berkas rekam medis yang kurang dan pengisian formulir yang belum lengkap.

Disarankan untuk menambah beberapa orang tenaga rekam medis yang berlatar belakang pendidikan dari rekam medis, meningkatkan keterampilan/keahlian dari tenaga rekam medis terutama dalam pengolahan data medis, menambah ruangan untuk penyimpanan berkas rekam medis, menambah jumlah rak penyimpanan, mengisi formulir rekam medis dengan lengkap sehingga dapat lebih meningkatkan efisiensi sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga.


(5)

ABSTRACT

One of the necessary for increasing the quality of health services in the hospital is the availability of good medical records implementation system. Achievement of the purpose of medical record implementation related to how the medical records are implemented.

This research aimed to know the description of medical records implementation system in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga.

Type of research was descriptive survey. Data retrieval was done in January 2011. The primary data was taken by directly observation about the process of medical record implementation, interview, and observation about the medical record’s file to know the medical record completeness. Secondary data was taken from the study of documents in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga.

The result of this research about medical records management process were patient acceptance, naming system, medical record’s retaking, and medical records planning that inactive in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga had been in accordance with Ministry of Health Regulation (Permenkes) No. 269/Menkes/Per/III/Tahun 2008 about medical record and implementation guide of medical record in hospital. Which in not accordance were lack of the human resources and didn’t have education background in medical record, the facility of room was small and narrow, lack of number of medical record file storage racks and form filling which was not complete.

It is recommended to increase the human resources in the medical record that had education background in medical records, increase skill/expertise of medical record personnel especially in medical data processing, add space for storage of medical record file, increase the amount of storage rack, fill medical record form completely, so that it can increase the efficiency of medical records implementation system in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga.

Keyword : Medical Records, Implementation System, Dr. F. L. Tobing Public Hospital Sibolga


(6)

DAFTAR RIWAYAT HIDUP

Nama : AYU RIZKI UTAMI

Tempat/ Tanggal Lahir : Medan/ 21 Maret 1988

Agama : Islam

Status Perkawinan : Belum Menikah Nama Orang Tua : Sutiyono

Anak ke : 1 (Satu) dari 3 (Tiga) orang bersaudara

Alamat Rumah Orang Tua : Jalan P. Sidempuan LK.II Sibuluan Indah Kecamatan Pandan Kabupaten Tapanuli Tengah

Alamat Kos : Jln. Jamin Ginting Gang Maju No.39 Padang Bulan Medan

Riwayat Pendidikan

Tahun 1994 - 2000 : SD Negeri No. 081232 Sibolga Tahun 2000 - 2003 : SMP Negeri 3 Sibolga

Tahun 2003 - 2006 : SMA Negeri 1 Sibolga

Tahun 2006 - 2011 : Fakultas Kesehatan Masyarakat USU Medan

Riwayat Organisasi

Tahun 2007-2008 : Departemen Keuangan dan Logistik HMI Komisariat FKM USU

Tahun 2008-2009 : Anggota Bidang Minat dan Bakat PEMA FKM USU Tahun 2008-2009 : Departemen KPP HMI Komisariat FKM USU Tahun 2009-2010 : Wakil Bendahara Umum PEMA FKM USU

Training Yang Pernah Diikuti

Tahun 2006 : MOP HMI Komisariat FKM USU Tahun 2008 : TPS V HMI Komisariat FKM USU


(7)

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan atas kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kemudahan dan petunjuk kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini dengan judul : “Gambaran Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga Tahun 2010”.

Selama proses penyusunan skripsi ini, penulis banyak mendapatkan bimbingan dan bantuan dari berbagai pihak baik secara moril maupun materil. Untuk itu pada kesempatan ini penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr. Drs. Surya Utama, MS, selaku Dekan Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Heru Santosa, MS, Ph.D selaku Ketua Departemen Kependudukan dan Biostatistika FKM USU.

3. Ibu dr. Ria Masniari Lubis, M.Si selaku Dosen Pembimbing I dan Ketua Penguji yang telah banyak memberikan bimbingan, pengarahan dan masukan sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.

4. Ibu dr. Yusniwarti Yusad, M.Si selaku Dosen Pembimbing II dan Dosen Penguji I yang telah banyak memberikan waktu dan pikiran dalam memberikan bimbingan kepada penulis sehingga skripsi ini dapat diselesaikan.

5. Ibu Dr. Ir. Erna Mutiara, M.Kes selaku Dosen Penguji II yang telah banyak memberikan saran dan masukan untuk kesempurnaan penulisan skripsi ini.


(8)

6. Ibu Maya Fitria, SKM, M.Kes selaku Dosen Penguji III yang telah banyak memberikan saran dan masukan untuk kesempurnaan penulisan skripsi ini. 7. Ibu Prof. Dr. Dra. Ida Yustina, M.Si selaku Dosen Penasihat Akademik.

8. Para Dosen dan Pegawai Fakultas Kesehatan Masyarakat Universitas Sumatera Utara.

9. Bapak drg. Tunggul Sitanggang selaku Direktur Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga.

10. Ibu drg. Riris Marlina selaku Kepala Bagian Rekam Medis dan Informasi Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga beserta staf pegawai bagian rekam medis.

11. Kepada Ayahanda Tercinta Sutiyono dan Ibunda Tercinta Mujiati yang telah memberikan doa tanpa kenal waktu, semangat, nasihat, dukungan, dan kasih sayang yang tak terhitung banyaknya. Kalian adalah inspirasi terbesar dalam pencapaian tujuan hidupku.

12. Adikku, Dezky Muji Setyo dan Anre Trin Nugroho yang telah memberikan dukungan selama penulis menyusun skripsi.

13. Kepada Bg Sakti yang telah membantu dan memberikan dukungan selama penulis menyusun skripsi.

14. For someone when I called “Ayshiteru” thank you for your love and support. 15. Sahabat-sahabat seperjuangan, K’Tria, Tika, Vivi, K’Yuni.

16. Teman-teman di FKM, Ipak, Fadilah Aini, Conel, Hengky, Andri, Iqbal, Fitra, Darli, Bg Afdol, Bg Andre, Bg Hamid, Bg Budi, Bg Dika, Bg Ozie, Bg Dani, Bg Hendro.


(9)

17. Rekan-rekan peminatan Biostatistika dan Informasi Kesehatan, Departemen Kependudukan dan Biostatistika dan seluruh teman-teman di FKM USU. Penulis menyadari skripsi ini masih banyak kekurangan dan kelemahan serta masih diperlukan penyempurnaan, hal ini tidak terlepas dari keterbatasan kemampuan, pengetahuan dan pengalaman yang penulis miliki. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi ilmu pengetahuan dan penelitian selanjutnya.

Medan, Agustus 2011


(10)

DAFTAR ISI

Halaman Pengesahan ... i

Abstrak ... ii

Abstract ... iii

Riwayat Hidup Penulis ... iv

Kata Pengantar ... v

Daftar Isi ... viii

Daftar Tabel ... xii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Rumusan Masalah ... 3

1.3. Tujuan Penelitian ... 3

1.3.1. Tujuan Umum ... 3

1.3.2. Tujuan Khusus ... 3

1.4. Manfaat Penelitian ... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 5

2.1. Rumah Sakit ... 5

2.1.1. Pengertian Rumah Sakit ... 5

2.1.2. Fungsi Rumah Sakit ... 5

2.2. Rekam Medis ... 6

2.2.1. Pengertian Rekam Medis ... 6

2.2.2. Tujuan Rekam Medis ... 7

2.2.3. Kegunaan Rekam Medis ... 7

2.2.4. Isi Rekam Medis ... 8

2.2.5. Pertanggung Jawaban Rekam Medis ... 8

2.3. Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis ... 11

2.3.1. Sumber Daya ... 11

2.3.2. Proses Pengelolaan Rekam Medis ... 14

2.3.2.1. Penerimaan Pasien ... 14

2.3.2.2. Sistem Penamaan ... 16

2.3.2.3. Sistem Pemberian Nomor ... 16

2.3.2.4. Sistem Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ... 17

2.3.2.5. Pencatatan (Recording) ... 18

2.3.2.6. Pengolahan Data Medis ... 19

2.3.2.7. Penyimpanan Rekam Medis ... 20

2.3.2.8. Petunjuk Penyimpanan ... 22

2.3.2.9. Pengambilan Kembali Rekam Medis (Retrieval) ... 22

2.3.2.10. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif ... 23


(11)

2.3.3. Kelengkapan Rekam Medis ... 24

2.3.2.1. Pengisian Formulir Rekam Medis ... 24

2.4. Alur Penelitian ... 25

BAB III METODE PENELITIAN ... 26

3.1. Jenis Penelitian ... 26

3.2. Lokasi dan Waktu Penelitian ... 26

3.3. Populasi dan Sampel ... 26

3.4. Metode Pengumpulan Data ... 27

3.4.1. Data Primer ... 27

3.4.2. Data Sekunder ... 27

3.5. Defenisi Operasional ... 28

3.6. Aspek Pengukuran ... 28

3.7. Teknik Analisis Data ... 29

BAB IV HASIL PENELITIAN ... 30

4.1. Gambaran Umum RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 30

4.1.1. Sejarah Perkembangan RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 30

4.1.2. Struktur, Tugas Pokok, dan Fungsi Organisasi ... 34

4.1.3. Sumber Daya ... 35

4.1.3.1.Sumber Daya Manusia ... 35

4.1.3.2.Sarana dan Prasarana ... 36

4.1.3.3.Prosedur Kerja (SOP) ... 38

4.1.3.4.Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan ... 40

4.2. Pelaksanaan Struktur Organisasi Rekam Medis ... 40

4.2.1. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis ... 40

4.2.2. Ketenagaan Bagian Rekam Medis ... 41

4.3. Proses Pengelolaan Rekam Medis ... 42

4.3.1. Penerimaan Pasien ... 42

4.3.1.1.Penerimaan Pasien Baru Rawat Jalan ... 42

4.3.1.2.Penerimaan Pasien Lama Rawat Jalan ... 43

4.3.1.3.Penerimaan Pasien Baru Rawat Inap ... 44

4.3.1.4.Penerimaan Pasien UGD ... 45

4.3.2. Sistem Penamaan ... 46

4.3.3. Sistem Penomoran ... 46

4.3.4. Sistem Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ... 47

4.3.5. Pengolahan Data Medis ... 47

4.3.6. Penyimpanan Rekam Medis ... 48

4.3.7. Pengambilan Kembali Rekam Medis ... 49

4.3.8. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif ... 50


(12)

BAB V PEMBAHASAN ... 53

5.1. Ketenagaan dan Fasilitas Yang Ada di Bagian Rekam Medis RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 54

5.2. Proses Pengelolaan Rekam Medis ... 55

5.2.1. Penerimaan Pasien ... 55

5.2.2. Sistem Penamaan ... 56

5.2.3. Sistem Penomoran ... 56

5.2.4. Sistem Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) ... 57

5.2.5. Pengolahan Data Medis ... 57

5.2.6. Penyimpanan Rekam Medis ... 58

5.2.7. Pengambilan Kembali Rekam Medis ... 59

5.2.8. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif ... 59

5.3. Kelengkapan Pengisian Formulir Rekam Medis ... 59

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN ... 61

6.1. Kesimpulan ... 61

6.2. Saran ... 62

DAFTAR PUSTAKA ... 64

LAMPIRAN Lampiran 1 Surat Keterangan Izin Penelitian ... 65

Lampiran 2 Surat Keterangan Telah Selesai Penelitian ... 66

Lampiran 3 Pedoman Wawancara ... 67

Lampiran 4 Hasil Wawancara tentang Pengelolaan Rekam Medis ... 69

Lampiran 5 Observasi Penyelenggaraan Rekam Medis ... 76

Lampiran 6 Observasi Untuk Kelengkapan Pengisian Formulir Rekam Medis ... 77

Lampiran 7 Permenkes RI Nomor 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis ... 78

Lampiran 8 Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit ... 85

Lampiran 9 Struktur Organisasi RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga tahun 2010 ... 87

Lampiran 10 Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis dan Informasi RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga tahun 2010 ... 88

Lampiran 11 Alur/Prosedur Pelayanan Umum RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 89

Lampiran 12 Alur Program Pelayanan Administrasi Terpadu Rumah Sakit (PPATRS) Pelayanan Rawat Jalan Peserta ASKES Tingkat Lanjutan di RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 90 Lampiran 13 Alur Program Pelayanan Administrasi Terpadu Rumah Sakit


(13)

Lanjutan di RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 91 Lampiran 14 Formulir Ringkasan Riwayat Poliklinik di RSU

Dr. F. L. Tobing Sibolga (RM 2) ... 92 Lampiran 15 Kartu Berobat Pasien di RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga ... 93 Lampiran 16 Formulir Ringkasan Masuk dan Keluar di RSU


(14)

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1. Jenis dan Jumlah Tenaga Kerja di RSU Dr. F. L. Tobing

Sibolga tahun 2010 ... 35 Tabel 4.2. Jenis Ruangan dan Jumlah Tempat Tidur di

RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga tahun 2010 ... 37 Tabel 4.3. Prosedur Kerja (SOP) di RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga

tahun 2010 ... 39 Tabel 4.4. Pengisian Identitas Pasien Rawat Inap

RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga Januari-Juni tahun 2010 ... 51 Tabel 4.5. Pengisian Ringkasan pada waktu Pasien Masuk di Rawat Inap

RSU Dr. F. L. Tobing Sibolga Januari-Juni tahun 2010 ... 52 Tabel 4.6. Pengisian Catatan dan Ringkasan Keluar Pasien Rawat Inap di


(15)

ABSTRAK

Salah satu yang diperlukan untuk peningkatan mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit adalah tersedianya sistem penyelenggaraan rekam medis (medical record) yang baik. Tercapainya tujuan penyelenggaraan rekam medis berhubungan dengan bagaimana rekam medis tersebut diselenggarakan.

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui gambaran sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga.

Jenis penelitian adalah survei yang bersifat deskriptif. Pengambilan data dilakukan bulan Januari 2011. Data primer diperoleh dengan cara pengamatan langsung terhadap proses pelaksanaan rekam medis, wawancara, serta observasi berkas rekam medis untuk melihat kelengkapan rekam medis. Data sekunder diperoleh dari telaah dokumen yang ada di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga.

Hasil penelitian mengenai proses pengelolaan rekam medis adalah penerimaan pasien, sistem penamaan, pengambilan kembali rekam medis dan perencanaan rekam medis yang tidak aktif di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga sudah sesuai dengan Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit. Yang belum sesuai yaitu jumlah tenaga yang masih kurang dan belum ada yang latar belakang pendidikannya rekam medis, fasilitas ruangan yang kecil dan sempit, jumlah rak penyimpanan berkas rekam medis yang kurang dan pengisian formulir yang belum lengkap.

Disarankan untuk menambah beberapa orang tenaga rekam medis yang berlatar belakang pendidikan dari rekam medis, meningkatkan keterampilan/keahlian dari tenaga rekam medis terutama dalam pengolahan data medis, menambah ruangan untuk penyimpanan berkas rekam medis, menambah jumlah rak penyimpanan, mengisi formulir rekam medis dengan lengkap sehingga dapat lebih meningkatkan efisiensi sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga.


(16)

ABSTRACT

One of the necessary for increasing the quality of health services in the hospital is the availability of good medical records implementation system. Achievement of the purpose of medical record implementation related to how the medical records are implemented.

This research aimed to know the description of medical records implementation system in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga.

Type of research was descriptive survey. Data retrieval was done in January 2011. The primary data was taken by directly observation about the process of medical record implementation, interview, and observation about the medical record’s file to know the medical record completeness. Secondary data was taken from the study of documents in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga.

The result of this research about medical records management process were patient acceptance, naming system, medical record’s retaking, and medical records planning that inactive in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga had been in accordance with Ministry of Health Regulation (Permenkes) No. 269/Menkes/Per/III/Tahun 2008 about medical record and implementation guide of medical record in hospital. Which in not accordance were lack of the human resources and didn’t have education background in medical record, the facility of room was small and narrow, lack of number of medical record file storage racks and form filling which was not complete.

It is recommended to increase the human resources in the medical record that had education background in medical records, increase skill/expertise of medical record personnel especially in medical data processing, add space for storage of medical record file, increase the amount of storage rack, fill medical record form completely, so that it can increase the efficiency of medical records implementation system in Dr. F. L. Tobing Public Hospital, Sibolga.

Keyword : Medical Records, Implementation System, Dr. F. L. Tobing Public Hospital Sibolga


(17)

BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang

Semenjak masa pra kemerdekaan, rumah sakit di Indonesia sudah melakukan pencatatan, hanya saja belum dilakukan dengan baik atau belum mengikuti sistem informasi yang baik. Penataan masih tergantung selera pemimpin rumah sakit (Direktorat Jenderal Pelayanan Medis,1997).

Rumah sakit merupakan institusi pelayanan yang sangat komplek, padat profesi dan padat modal. Agar Rumah Sakit dapat melaksanakan fungsi dengan baik, maka rumah sakit harus memiliki sumber daya manusia, sarana dan prasarana peralatan yang memadai serta dikelola secara profesional (Depkes RI, 2004).

Rekam medis merupakan salah satu bagian dari manajemen yang dilaksanakan di rumah sakit dalam rangka menunjang keberhasilan tertib administrasi untuk peningkatan pelayanan kesehatan. Rekam medis merupakan dokumen hukum permanen yang harus berisi informasi yang cukup untuk mengidentifikasi pasien, membenarkan diagnosis dan pengobatan dan mencatat hasilnya.

Dengan dikeluarkannya Peraturan Pemerintah No. 10 tahun 1996 kepada semua petugas kesehatan wajib untuk menyimpan rahasia kedokteran, termasuk berkas rekam medis. Kemudian dengan dikeluarkannya Undang-Undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, ada kejelasan bagi rumah sakit menyangkut kewajiban untuk menyelenggarakan rekam medis.

Dengan dikeluarkannya Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis, sehingga dengan demikian rekam medis mempunyai landasan


(18)

hukum yang kuat. Guna melengkapi ketentuan dalam pasal 19 Permenkes tersebut yang menyebutkan pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, Permenkes No. 749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang Rekam Medis, dicabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi. Dan diharapkan penyelenggaraan rekam medis dapat menjadi lebih baik.

Dari profil Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga, dengan predikat Rumah Sakit Umum Kelas B non Pendidikan memiliki nilai indikator efisiensi rumah sakit yaitu BOR= 50%, LOS = 4 hari, TOI = 4 hari, BTO = 50 kali (RS FL.Tobing, 2009). Sedangkan tenaga kesehatan yang bekerja di unit rekam medis berdasarkan pendidikan terakhir terdiri dari 1 orang dokter gigi, 1 orang dokter umum, 1 orang Sarjana Keperawatan, 1 orang Akademi Kebidanan D4, 2 orang Akademi Kebidanan D3 dan 1 orang SLTA.

Fasilitas di unit rekam medis terdapat 2 komputer PC dan 1 mesin ketik. Petugas rekam medis mengatakan gambaran pekerjaan mereka tidak jelas yang mana menjadi tanggung jawab dan kejelasan pekerjaan sebagai unit rekam medis. Di loket belum ada komputer sehingga segala aktifitas di loket masih dilakukan secara manual. Dan terkadang dalam pemberian nomor rekam medis pasien tidak dipungkiri bisa terjadi penomoran ganda. Pada unit rekam medis di Rumah Sakit Umum DR. F.L.Tobing Sibolga juga belum pernah dilakukan evaluasi penyelenggaraan rekam medis sampai sekarang ini sejak rumah sakit tersebut didirikan.

Pada survei awal, dari 10 berkas rekam medis yang diambil untuk melihat kelengkapan pengisian formulir rekam medis, ternyata 6 berkas yang lengkap terisi. Oleh sebab itu, ingin diketahui dan dievaluasi bagaimana sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga.


(19)

1.2. Rumusan Masalah

Belum diterapkannya sistem penyelenggaraan rekam medis sesuai dengan standard nasional yang berlaku di Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga. 1.3. Tujuan Penelitian

1.3.1. Tujuan Umum

Untuk mengetahui gambaran sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga tahun 2010.

1.3.2. Tujuan Khusus

1. Untuk mengetahui sumber daya (sumber daya manusia, sarana dan prasarana, prosedur kerja, dan fasilitas fisik ruang penyimpanan) yang ada di bagian rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga tahun 2010.

2. Untuk mengetahui sistem pengelolaan rekam medis (penerimaan pasien, sistem penamaan, sistem pemberian nomor, sistem Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP), penyimpanan rekam medis, pengambilan kembali rekam medis dan perencanaan rekam medis yang tidak aktif di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga tahun 2010.

3. Untuk mengetahui kelengkapan pengisian formulir rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga tahun 2010.

1.4. Manfaat Penelitian

Dengan adanya penelitian ini diharapkan dapat menjadi masukan bagi manajemen rumah sakit untuk perbaikan dalam penyelenggaraan rekam medis, dalam rangka peningkatan mutu pelayanan rumah sakit.


(20)

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2.1. RUMAH SAKIT

2.1.1. Pengertian Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang No 44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.

2.1.2. Fungsi Rumah Sakit

Menurut Undang-Undang No 44 tahun 2009, fungsi rumah sakit adalah : a. Penyelenggaraan pelayanan pengobatan dan pemulihan kesehatan sesuai

dengan standar pelayanan rumah sakit.

b. Pemeliharaan dan peningkatan kesehatan perorangan melalui pelayanan kesehatan yang paripurna tingkat kedua dan ketiga sesuai dengan kebutuhan medis.

c. Penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan sumber daya manusia dalam rangka peningkatan kemampuan dalam pemberian pelayanan kesehatan.

d. Penyelenggaraan penelitian dan pengembangan serta penapisan teknologi bidang kesehatan dalam rangka peningkatan pelayanan kesehatan dengan memperhatikan etika ilmu pengetahuan bidang kesehatan.


(21)

2.2. REKAM MEDIS

2.2.1. Pengertian Rekam Medis

Dalam Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis, rekam medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien, pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien.

Perekam medis adalah suatu profesi yang sangat penting dalam masa-masa pembangunan kesehatan yang mengandalkan profesionalisme, terutama jika Undang-Undang Perlindungan Konsumen telah berjalan efektif. Kehadiran profesi ini telah diperlukan karena tuntutan hukum telah semakin sering dilakukan terhadap dokter dan fasilitas pelayanan kesehatan (Iris, 2000).

Rekam Medis yang bermutu menurut Sanjoyo, R (2008) adalah :

a. Akurat, menggambarkan proses dan hasil akhir pelayanan yang diukur secara benar.

b. Lengkap, mencakup seluruh kekhusuan pasien dan sistem yang dibutuhkan dalam analisis hasil ukuran.

c. Terpercaya, dapat digunakan dalam berbagai kepentingan.

d. Valid atau sah sesuai dengan gambaran proses atau produk hasil akhir yang diukur.

e. Tepat waktu, dikaitkan dengan episode pelayanan yang terjadi. f. Dapat digunakan untuk kajian, analisis dan pengambilan keputusan.

g. Seragam, batasan sebutan tentang elemen data yang dibakukan dan konsisten penggunaanya di dalam maupun luar organisasi.


(22)

h. Dapat dibandingkan dengan standar yang disepakati dan diterapkan. i. Terjamin kerahasiaannya.

j. Mudah diperoleh melalui sistem komunikasi antar yang berwenang. 2.2.2. Tujuan Rekam Medis

Menurut Depkes RI (1997) adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Tanpa didukung suatu sistem pengelolaan rekam medis yang baik dan benar, mustahil tertib administrasi rumah sakit akan berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakan salah satu faktor yang menentukan dalam upaya pelayanan kesehatan yang bermutu di rumah sakit. Tujuan rekam medis secara rinci akan terlihat dan analog dengan kegunaan rekam medis itu sendiri.

2.2.3. Kegunaan Rekam Medis

Kegunaan rekam medis dapat dilihat berbagai aspek. Kegunaan rekam medis menurut Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 dapat dipakai sebagai : a. Pemeliharaan kesehatan dan pengobatan pasien.

b. Alat bukti dalam proses penegakan hukum, disiplin kedokteran dan kedokteran gigi, penegakan etika kedokteran dan etika kedokteran gigi.

c. Keperluan pendidikan dan penelitian.

d. Dasar pembayaran biaya pelayanan kesehatan. e. Data statistik kesehatan.

2.2.4. Isi Rekam Medis

Rekam Medis adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas, anamnese dan pemeriksaan, diagnosis pengobatan, tindakan dan pelayanan


(23)

lain yang diberikan kepada pasien selama dirawat di rumah sakit baik yang dilakukan di unit rawat jalan, rawat inap dan unit gawat darurat. Oleh karenanya rekam medis harus diisi langsung oleh dokter dan tenaga kesehatan lain seperti perawat, bidan fisioterapi. Rekam medis harus diisi langsung pada setiap tindakan yang dilakukan, sehingga dari catatan tersebut dapat setiap saat diketahui dan diperoleh gambaran secara kronologis mengenai pelayanan atau tindakan yang telah dilakukan terhadap pasien.

Di dalam Peraturan Menkes RI No. 269/Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis pada bab III pasal 5 dikatakan bahwa rekam medis itu harus dibubuhi nama dan tanda tangan petugas yang memberikan pelayanan atau tindakan tersebut.

Pengisian rekam medis harus dilakukan secara lengkap dan langsung pada waktunya dan tidak ditunda-tunda karena mutu pelayanan yang diberikan di rumah sakit antara lain akan tercermin pada berkas rekam medisnya.

2.2.5. Pertanggung Jawaban Rekam Medis

Rumah sakit bertanggung jawab untuk melindungi informasi yang ada di dalam rekam medis terhadap kemungkinan hilangnya keterangan ataupun memalsukan data yang ada di dalam rekam medis, atau dipergunakan oleh orang yang semestinya tidak diberi izin.

A. Tanggung Jawab Dokter Yang Merawat

Tanggung jawab utama akan kelengkapan rekam medis terletak pada dokter yang merawat. Tanpa memperdulikan ada tidaknya bantuan yang akan diberikan kepadanya dalam melengkapi rekam medis oleh staf lain di rumah sakit, dia


(24)

mengemban tanggung jawab terakhir akamn kelengkapan dan kebenaran isi rekam medis.

B. Tanggung Jawab Petugas Rekam Medis

Petugas rekam medis, membantu dokter yang merawat dalam mempelajari kembali rekam medis. Analisa dari kelengkapan isi di atas dimaksudkan untuk mencari hal-hal yang kurang dan hal-hal yang masih diragukan. Penganalisaan ini harus dilaksanakan pada keesokan harinya setelah pasien dipulangkan atau meninggal, sehingga data yang kurang ataupun yang diragukan bias dibetulkan sebelum fakta pasien terlupakan.

C. Tanggung Jawab Pimpinan Rumah Sakit

Pimpinan rumah sakit bertanggung jawab menyediakan fasilitas unit rekam medis yang meliputi ruangan, peralatan dan tenaga yang memadai. Dengan demikian tenaga dibagian rekam medis dapat bekerja dengan efektif, memeriksa kembali, membuat indeks, penyimpanan dari semua rekam medis.

D. Tanggung Jawab Staf Medik

Staf medik mempunyai peranan penting di rumah sakit dan pengorganisasian staf medik tersebut secara langsung menentukan kualitas pelayanan terhadap pasien. Makin baik pengorganisasiannya makin baik pula pelayanan kepada pasien. Agar dapat melaksanakan tugasnya dengan tepat dan baik Direktur Rumah Sakit/Wakil Direktur Medik dan membuat peraturan-peraturan yang akan mengatur para Anggota Staf Medik dan membentuk komisi khusus yang diperlukan yang keanggotaannya diambil di antara anggota-anggota staf medik, menunjuk committee staf medik untuk melaksanakan beberapa tanggung jawab khusus yang diperlukan. Wakil Direktur


(25)

Medik yang merupakan atasan dari seluruh staf medik rumah sakit bertanggung jawab terhadap efektifitas kegiatan pelayanan medik di rumah sakit. Tanggung jawab daripada Wakil Direktur Medik ini disesuaikan dengan ketentuan yang telah ditetapkan dalam Keputusan Menteri Kesehatan R.I. tentang Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Kelas A, B, C, dan D.

E. Komite Rekam Medis

Tenaga Medis, paramedis dan tenaga kesehatan lainnya yang memberikan pelayanan baik langsung maupun tidak langsung kepada seorang pasien bertanggung jawab terhadap mutu yang mereka berikan. Untuk memenuhi tanggung jawab tersebut tenaga medis, tenaga paramedis dan tenaga kesehatan lainnya harus ambil bagian dalam badan yang berhubungan dengan pelayanan pasien. Mereka melaksanakan tanggung jawabnya melalui badan yang disebut “Komite Rekam Medis”. Rekam medis yang baik akan mencerminkan mutu pelayanan medis yang diberkan kepada seorang pasien. Komite rekam medis akan membantu terselenggaranya pengelolaan rekam medis yang memenuhi standar-standar yang telah ditetapkan yaitu :

1. Memberikan saran-saran dan pertimbangan-pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam medis dam menjamin bahwa semua informasi dicatat sebaik-baiknya dan menjamin tersedianya data yang diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang pasien.

2. Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks, penyimpanan rekam medis dari semua pasien.


(26)

3. Mengajukan usul-usul kepada direktur rumah sakit tentang perubahan dalam isi ukuran rekam medis.

4. Membina kerjasama dengan penasehat hukum dalam hal hubungan-hubungan keluar dan pengeluaran data/keterangan untuk badan-badan di luar rumah sakit. 2.3. SISTEM PENYELENGGARAAN REKAM MEDIS

Dalam sistem penyelenggaraan rekam medis terdiri dari beberapa komponen yaitu sumber daya (input), pengelolaan rekam medis (proses), dan kelengkapan pengisian formulir rekam medis (output).

2.3.1. Sumber Daya

Sumber unsur manajemen, kesiapan sumber daya baik kualitas maupun kuantitas sangat diperlukan bagi kelangsungan suatu proses pelayanan di rumah sakit, adapun sumber-sumber tersebut antara lain (SDM), dana, peralatan (Sarana dan Prasarana) dan Prosedur Kerja (SOP). Selain itu juga harus diperhatikan proses kerja yang akan berpengaruh langsung terhadap output yang dihasilkan berupa pelayanan rumah sakit yang prima (Zulhenry, 2008).

a. Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia atau human resources adalah penduduk yang siap mau dan mampu memberikan sumbangan terhadap usaha pencapaian tujuan organisasional. Tenaga kesehatan adalah setiap orang yang mengabdikan diri dalam bidang kesehatan serta memiliki pengetahuan dan keterampilan melalui pendidikan formal di bidang kesehatan yang untuk jenis tertentu memerlukan kewenangan dalam melakukan upaya kesehatan (Depkes RI, 2004).


(27)

Pola ketenaga kerjaan pada unit rekam medis untuk RSU kelas B adalah : 2 orang S1 rekam medis, 4 orang DIII rekam medis dan semua staf rekam medis mempunyai Surat Tanda Lulus Pelatihan (STLP) rekam medis minimal 200 jam. (Direktorat Jenderal Pelayanan Medis,1997).

Pelayanan kesehatan dituntut untuk dapat memberikan pelayanan yang canggih, efisien dan memuaskan. Untuk itu dilakukan usaha peningkatan jumlah dan kualitas tenaga kesehatan dan peningkatan ilmu pengetahuan di bidang kesehatan. Dan sudah waktunya tenaga perekam medis dikembangkan sesuai dengan kemajuan teknologi dalam penanganan sistem informasi kesehatan, mulai dari perencanaan, pengolahan hingga analisa statistik (Zulhenry, 2008).

b. Sarana dan Prasarana

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi berimbas pada pelayanan kesehatan, khususnya peralatan rumah sakit yang memenuhi standar seiring dengan tuntutan masyarakat yang mengharapkan pelayanan prima yang berorientasikan pada kebutuhan dan kepuasan pelanggan, dimana salah satu faktor penunjangnya adalah ketersediaan sarana yang memadai pada setiap unit rumah sakit (Zulhenry, 2008). c. Prosedur Kerja (SOP)

Pencatatan dan pengolahan data medis untuk menghasilkan informasi yang akurat bagi pelayanan kesehatan hendaknya didasarkan pada standar dan pedoman atau prosedur kerja (Wijono, 1997).

Prosedur kerja disusun oleh para pelaksana pelayanan di rumah sakit yang mengacu kepada peraturan dan perundang-undangan yang berlaku, serta ditetapkan oleh keputusan direktur rumah sakit, karena prosedur kerja merupakan dokumen


(28)

teknis operasional sebagai jabaran dari dokumen-dokumen kebijakan yang dibuat oleh direktur rumah sakit (Zulhenry, 2008).

d. Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Alat penyimpanan yang baik, pengaturan suhu ruangan, pemeliharaan ruangan, perhatian terhadap faktor keselamatan, bagi suatu kamar penyimpanan rekam medis sangat membantu memelihara dan mendorong kegairahan kerja dan produktivitas pegawai-pegawai yang bekerja di ruangan itu.

Alat penyimpanan rekam medis adalah : ­ Rak terbuka (open self file unit)

­ Lemari lima laci (five drawer file cabinet)

Rak terbuka lebih dianjurkan pemakaiannya, dengan alasan : ­ Harga lebih murah.

­ Petugas dapat mengambil dan menyimpan rekam medis lebih cepat.

­ Menghemat ruangan dengan menampung lebih banyak rekam medis dan tidak terlalu makan tempat.

Jarak antara dua buah rak untuk lalu lalang, dianjurkan selebar 90 cm. Jika menggunakan lemari 5 laci dijejer satu baris, ruangan lowong di depannya harus 90 cm, jika diletakkan saling berhadapan harus disesuaikan ruang lowong paling tidak 150 cm, untuk memungkinkan membuka laci-laci tersebut. Lemari lima laci memang tampak lebih rapi dan rekam medis terlindung dari debu dan kotoran dari luar.

2.3.2. Proses Pengelolaan Rekam Medis 2.3.2.1. Penerimaan Pasien


(29)

Setiap pasien yang baru diterima di Tempat Penerimaan Pasien (TPP) dan akan diwawancarai oleh petugas guna mendapatkan data identitas yang akan diisikan pada formulir ringkasan riwayat klinik. Setiap pasien baru akan memperoleh nomor pasien yang akan digunakan sebagai kartu pengenal, yang harus dibawa pada setiap kunjungan berikutnya ke rumah sakit yang sama, baik sebagai pasien berobat jalan maupun sebagai pasien rawat inap. Ringkasan riwayat klinik juga dipakai sebagai dasar pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP). Pasien baru dengan berkas rekam medisnya akan dikirim ke Poliklinik sesuai dengan yang dikehendaki pasien. b. Pasien Lama

Baik pasien dengan perjanjian maupun pasien yang datang atas kemauan sendiri, setelah membeli karcis baru akan mendapatkan pelayanan di tempat penerimaan pasien. Pasien pejanjian akan langsung menuju poliklinik yang dimaksud karena rekam medisnya telah disispkan oleh petugas sedangkan untuk pasien yang datang atas kemauan sendiri, harus menunggu sementara rekam medisnya diminta oleh petugas TPP ke bagian rekam medis. Setelah rekam medisnya dikirim ke poliklinik pasien akan mendapat pelayanan di poliklinik yang dimaksud.

c. Pasien Gawat Darurat

Pasien datang ke tempat penerimaan pasien darurat. TPP ini dibuka selama 24 jam, berbeda dengan prosedur pelayanan pasien baru dan pasien lama yang biasa, disini pasien ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya.

d. Ketentuan Umum Pasien Rawat Inap (TPPRNg)

­ Semua pasien yang menderita segala macam penyakit, selama ruangan dan fasilitas yang memadai tersedia, dapat diterima di rumah sakit.


(30)

­ Sedapat mungkin pasien diterima di sentral opname pada waktu yang telah ditetapkan, kecuali untuk kasus gawat darurat dapat diterima setiap saat. ­ Tanpa diagnosa yang tercantum dalam surat permintaan dirawat, pasien tidak

dapat diterima.

­ Sedapat mungkin tanda tangan persetujuan untuk tindakan, operasi dan sebagainya (apabila dilakukan) dilaksanakan di sentral opname.

­ Pasien dapat diterima apabila dikirim oleh dokter poliklinik, dokter unit gawat darurat atau ada surat rekomendasi dari dokter yang mempunyai wewenang untuk merawat pasien di rumah sakit.

­ Pasien gawat darurat perlu diprioritaskan.

2.3.2.2. Sistem Penamaan

Sistem penamaan pada dasarnya untuk memberikan identitas kepada seorang pasien serta untuk membedakan anatara pasien satu dengan pasien lainnya. Sehingga mempermudah/mempelancar didalam memberikan pelayanan rekam medis kepada pasien yang datang berobat ke rumah sakit. Penulisan nama di Indonesia beda dengan di negeri barat, sebab harus disesuaikan dengan kultur penduduk yang heterogen.

Prinsip utama yang harus ditaati oleh petugas pencatat adalah nama pasien harus lengkap, minimal terdiri dari dua suku kata. Dalam sistem penamaan pada rekam medis, diharapkan :

­ Nama ditulis dengan huruf cetak dan mengikuti ejaan yang di sempurnakan. ­ Sebagai pelengkap, bagi pasien perempuan diakhir nama lengkap


(31)

­ Pencantuman titel selalu diletakkan sesudah nama lengkap pasien.

­ Perkataan Tuan, Saudara, Bapak tidak dicantumkan dalam penulisan nama pasien.

2.3.2.3. Sistem Pemberian Nomor

Ada 3 macam sistem pemberian nomor penderita masuk (admission numbering system) yang umumnya dipakai, yaitu :

­ Pemberian Nomor Cara Seri (serial numbering system)

Dengan sistem ini setiap penderita mendapat nomor baru setiap kunjungan ke rumah sakit. Jika ia berkunjung lima kali. Maka ia akan mendapat lima nomor yang berbeda. Semua nomor yang telah diberikan kepada penderita tersebut harus dicatat pada “Kartu Indeks Utama Pasien” yang bersangkutan, sedang rekam medisnya disimpan di berbagai tempat sesuai dengan nomor yang telah diperolehnya.

­ Pemberian Nomor Cara Unit (unit numbering system)

Sistem ini memberikan satu nomor rekam medis baik kepada pasien berobat jalan maupun pasien untuk dirawat. Pada saat seorang penderita berkunjung pertama kali ke rumah sakit apakah sebagai penderita berobat jalan ataupun dirawat, kepadanya diberikan satu nomor (admitting number) yang akan dipakai selamanya untuk kunjungan seterusnya, sehingga rekam medis penderita tersebut hanya tersimpan di dalam berkas di bawah satu nomor.

­ Pemberian Nomor Cara Seri Unit (serial unit numbering system)

Sistem nomor ini merupakan sintesis antara sistem seri dan sistem unit. Setiap pasien berkunjung ke rumah sakit, kepadanya diberikan satu nomor baru, tetapi


(32)

rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru.

Satu rumah sakit biasanya membuat satu bank nomor, nomor-nomor disusun dalam satu buku induk atau buku register yang mana diberikan kepada satu orang yang khusus menangani distribusi nomor.

2.3.2.4. Sistem Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien. Karena apabila seorang pasien lupa membawa kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan, maka harus dibuat selengkapnya dan jelas. Dalam KIUP memuat data identitas pasien harus dibuat terperinci dan lengkap antara lain :

a) Nama lengkap i) Status Perkawinan b) Nomor rekam medis j) Tempat/tanggal lahir c) Alamat k) Pekerjaan

d) Nama ibu l) Orang yang dihubungi bila terjadi sesuatu e) Nama Ayah m) Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama f) Agama

g) Jenis Kelamin h) Umur

Ukuran kartu indeks pasien yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm, sedangkan untuk rumah sakit yang sangat banyak pasien rawat jalannya dianjurkan menggunakan ukuran 4,25 x 7,5 cm. Kegunaan Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP) adalah kunci untuk menemukan berkas rekam medis seorang pasien.


(33)

Pencatatan disini dimaksudkan pendokumentasian segala informasi medis seorang pasien ke dalam rekam medis. Pada dasarnya pendokumentasian memuat data, yang akan menjadi bahan informasi. Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok yaitu data sosial dan data medis. Data sosial didapatkan pada saat pasien mendaftarkan diri ketempat penerimaan pasien. Data medis baru diperoleh dari pasien, apabila pasien telah memasuki unit pelayanan kesehatan. Petugas di unit pelayanan adalah dokter dan ahli-ahli profesi kesehatan lainnya (termasuk penunjangnya seperti radiologi, laboratorium, dan lain-lain), serta unit perawatan. 2.3.2.6. Pengolahan Data Medis

Semua bentuk catatan, baik hasil rekapitulasi harian maupun lembaran-lembaran formulir rekam medis merupakan bahan yang perlu diolah, untuk selanjutnya dipakai sebagai bahan laporan rumah sakit. Sebelum dilakukan pengolahan, berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi maupun jumlahnya. Rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit, sedangkan formulir rekam medis diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas.

Kegiatan pengolahan yang dilakukan yaitu : 1. Perakitan (Assembling) Rekam Medis

a. Perakitan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan

Perakitan rekam medis pasien rawat jalan meliputi : ­ Pembatas Poliklinik

­ Lembar dokumen pengantar ­ Lembaran Poliklinik


(34)

­ Hasil pemeriksaan penunjang ­ Salinan Resep

b. Perakitan Rekam Medis Pasien Rawat Inap

­ Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Anak ­ Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Bedah ­ Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Kebidanan ­ Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Bayi Lahir 2. Koding (Coding)

Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data.

Membuat kode atas diagnosis penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang berlaku, pembedahan berdasarkan koding dimaksudkan agar mempermudah pengelompokan penyakit, operasi yang dapat dituangkan dalam bentuk kode. Tenaga medis (dokter) harus mengisi diagnosis pasien dengan lengkap dan jelas sehingga petugas rekam medis dapat memberi kode sesuai dengan petujuk/arahan yang ada pada buku ICD-10.

3. Indeksing

Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat kedalam indeks-indeks. Jenis indeks yang dibuat adalah indeks pasien, indeks penyakit (diagnosis) dan indeks operasi, indeks obat-obatan, indeks dokter dan indeks kematian. Semua hasil pengelolaan dari rekam medis dipersiapkan untuk membuat laporan serta statistik rumah sakit.


(35)

Sebelum menentukan suatu sistem penyimpanan menurut nomor yang akan di pakai terlebih dahulu mengetahui bentuk pengurusan penyimpanan yang ada dalam pengelolaan rekam medis.

1. Cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis

Ada dua cara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :

a. Sentralisasi

Sentralisasi diartikan penyimpanan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan – catatan kunjungan poliklinik, maupun catatan – catatan selama seorang pasien di rawat.

b. Desentralisasi

Dengan cara desentralisasi, terjadi pemisahan antara rekam medis poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Rekam medis poliklinik di simpan di suatu tempat penyimpanan, sedangkan rekam medis penderita dirawat di simpan di bagian pencatatan medis.

2. Sistem penyimpanan menurut nomor

Sistem penyimpanan menurut nomor yang sering dipraktekkan yaitu : a. Sistem Nomor Langsung (Straight Numerical)

Penyimpanan dengan sistem nomor langsung (straight numerical filling system) adalah penyimpanan rekam medis dalam rak penyimpanan secara berurut sesuai dengan urutan nomornya.


(36)

Penyimpanan dengan angka akhir lazim disebut “terminal digit filling system”. Disini digunakan nomor-nomor dengan 6 angka, yang dikelompokkan menjadi 3 kelompok masing-masing terdiri dari 2 angka. Angka yang pertama adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kanan, angka kedua adalah kelompok 2 angka yang terletak di tengah dan angka ketiga adalah kelompok 2 angka yang terletak paling kiri.

c. Sistem Angka Tengah (Middle Digit)

Disini penyimpanan rekam medis diurutkan dengan pasangan angka-angka sama halnya dengan sistem angka akhir, namun angka pertama, angka kedua, dan angka ketiga berbeda letaknya dengan sistem angka akhir. Dalam hal ini angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka yang pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua dan pasangan angka paling kanan menjadi angka ketiga.

2.3.2.8. Petunjuk Penyimpanan

Pada deretan map-map rekam medis yang disimpan di rak harus diberikan tanda petunjuk guna mempercepat pekerjaan menyimpan dan menemukan rekam medis. Jumlah petunjuk tergantung dari rata-rata tebalnya sebagian besar map-map rekam medis tersebut. Untuk map-map rekam medis yang tebalnya sedang diberi petunjuk setiap 50 map. Makin tebal map-map rekam medis makin banyak petunjuk yang harus dibuat. Rekam medis yang aktif lebih banyak memerlukan petunjuk daripada rekam medis-rekam medis yang tidak aktif.


(37)

Permintaan-permintaan rutin terhadap rekam medis yang datang dari poliklinik, dari dokter yang melakukan riset harus diajukan ke bagian rekam medis, setiap hari pada jam yang telah ditentukan. Poliklinik yang meminta rekam medis untuk melayani pasien perjanjian yang datang pada hari tertentu petugas membuat (mengisi)”Kartu Permintaan”. Petugas harus menulis dengan benar dan jelas nama pasien dan nomor rekam medisnya. Untuk permintaan-permintaan langsung dari dokter, dari bagian administrasi, surat permintaan dapat diisi langsung oleh petugas bagian rekam medis sendiri.

Permintaan-permintaan rekam medis yang tidak rutin, seperti untuk pertolongan gawat darurat harus dipenuhi segera mungkin. Permintaan lewat telepon dapat juga dilayani dari petugas bagian rekam medis harus mengisi surat permintaan.

Petugas dari bagian lain yang meminta, harus datang sendiri untuk mengambil rekam medis yang diminta ke bagian rekam medis. Surat permintaan biasanya berbentuk satu formulir yang berisi nama pasien dan nomor rekam medisnya, nama poloklinik atau nama orang yang meminta, tanggal rekam medis itu diperlukan. 2.3.2.10. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif

Hanya sedikit bagian rekam medis yang mempunyai ruangan penyimpanan rekam medis yang cukup luas. Sebagian besar bagian rekam medis selalu menghadapi masalah kurangnya ruang penyimpanan. Satu rencana yang pasti tentang pengelolaan rekam medis yang tidak aktif harus ditetapkan sehingga selalu tersedia tempat penyimpanan untuk rekam medis yang baru.

Dari segi praktisnya dapat dikatakan patokan utama untuk menentukan rekam medis aktif atau tidak aktif adalah besarnya ruangan yang tersedia untuk menyimpan


(38)

rekam medis yang baru. Suatu rumah sakit menentukan 5 tahun adalah batas umur untuk rekam medis aktif sedangkan dirumah sakit lain rekam medis yang berumur 2 tahun sudah dinyatakan tidak aktif, dikarenakan sangat terbatasnya ruangan penyimpanan. Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakir rekam medis tersebut sudah tidak dipergunakan lagi. Apabila ternyata sudah tidak tersedia lagi tempat penyimpanan rekam medis aktif, harus dilaksanakan kegiatan menyisihkan rekam medis yang tidak aktif secara sistematik seirama dengan pertambahan jumlah rekam medis yang baru. Rekam medis yang tidak aktif dapat disimpan di ruangan lain atau di buat Microfilm.

2.3.3. Kelengkapan Rekam Medis

2.3.3.1. Pengisian Formulir Rekam Medis

Sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis, yang merupakan prinsip-prinsip dasar dalam mengisi dan mencatat identitas serta data pasien, informasi yang diperoleh saat itu harus digunakan sebagai dasar perencanaan pengobatan dan perawatan yang harus diberikan kepada pasien.

Pengisian formulir rekam medis harus dilakukan secara lengkap dan langsung pada waktunya serta tidak ditunda-tunda karena mutu pelayanan yang diberikan rumah sakit antara lain akan tercermin pada berkas rekam medisnya (Sembiring, 2003).


(39)

2.4. Alur Penelitian Penyelenggaraan Rekam Medis menurut ­ Permenkes 269/Menkes/Per/III/2008 ­ Undang-Undang No.44

tahun 2009 tentang Rumah Sakit

­ Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit

Sumber Daya

­ Sumber Daya Manusia ­ Sarana dan Prasarana ­ Prosedur Kerja (SOP) ­ Fasilitas Fisik Ruang

Penyimpanan

Proses Pengelolaan Rekam Medis ­ Penerimaan Pasien

­ Sistem Penamaan ­ Sistem Penomoran ­ Sistem KIUP

­ Pengolahan Data Medis ­ Penyimpanan Rekam Medis ­ Pengambilan Kembali Rekam

Medis

­ Perencanaan Rekam Medis Yang Tidak Aktif

Kelengkapan Pengisian Formulir Rekam Medis

Sistem Penyelenggaraan Rekam Medis di

Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga


(40)

BAB III

METODE PENELITIAN 3.1. Jenis Penelitian

Jenis penelitian survei yang bersifat deskriptif bertujuan untuk mendeskripsikan tentang sistem penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga tahun 2010.

3.2. Lokasi Penelitian

Penelitian ini dilaksanakan di Rumah Sakit Umum Dr. F . L.Tobing Sibolga. 3.3. Populasi dan Sampel

3.3.1. Populasi

Populasi di dalam penelitian ini adalah : 1. Sumber daya rekam medis.

2. Proses penyelenggaraan rekam medis.

3. Berkas rekam medis dari bulan Januari-Juni tahun 2010 sebanyak 1961 berkas.

3.3.2. Sampel

Tehnik pengambilan sampel adalah Simple Random Sampling. Besarnya sampel ditentukan dengan rumus (Gaspersz, 1991) :

n =

N.Z 2 P(1-P)

N.G 2 + Z 2P(1-P)


(41)

Dimana : n = Besar sampel N = Besar populasi

Z = 1,96 (dengan derajat kepercayaan 95%)

G = Galat pendugaan atau kesalahan maksimum yang diinginkan peneliti,10% (0,1)

P = Proporsi rekam medis yang diisi lengkap 0,6 (hasil survei awal) Sehingga:

n =

1961 (1,962)(0,6) (1-0,6) 1961(0,12) + (1,962)(0,6)(1-0,6) = 88,05

Untuk penelitian ini dibutuhkan sampel minimal sebanyak 88 berkas rekam medis.

3.4. Metode Pengumpulan Data 3.4.1. Data Primer

Data primer diperoleh dengan cara pengamatan langsung terhadap proses pelaksanaan rekam medis, wawancara (berpedoman pada daftar pertanyaan) dengan kepala bagian rekam medis (1 orang) dan petugas rekam medis (6 orang), serta observasi berkas rekam medis untuk melihat kelengkapan rekam medis.

3.4.2. Data Sekunder

Data sekunder yang dikumpulkan adalah data-data yang berkaitan dengan sistem penyelenggaraan rekam medis yang diperoleh dari sub bagian rekam medis Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga.


(42)

3.5. Defenisi Operasional

1. Rekam Medis adalah catatan segala informasi yang terperinci mengenai seorang pasien yang akan dijadikan dasar di dalam menentukan tindakan lebih lanjut dalam upaya pelayanan maupun tindakan medik lainnya yang diberikan kepada seorang pasien yang datang ke Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga. 2. Sumber Daya adalah suatu proses yang diperlukan untuk kelangsungan pelayanan

di rumah sakit baik kualitas maupun kuantitas yang meliputi sumber daya manusia, sarana dan prasarana, prosedur kerja dan fasilitas fisik ruang penyimpanan di ruang rekam medis Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga.

3. Pengelolaan Rekam Medis adalah suatu kegiatan yang dimulai dari diterimanya pasien di rumah sakit, sistem penamaan, sistem penomoran, sistem KIUP, pengolahan data medis, penyimpanan rekam medis, pengambilan rekam medis sampai pada perencanaan rekam medis yang tidak aktif untuk mencapai tujuan dari pelayanan kesehatan Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga.

4. Kelengkapan Pengisian Formulir Rekam Medis adalah terisi atau tidak terisinya identitas pasien, ringkasan pada waktu pasien masuk, pemeriksaan fisik, grafik suhu nadi, catatan bidan/perawat, catatan perkembangan, ringkasan keluar dalam formulir rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga.


(43)

3.6. Aspek Pengukuran

Melihat kesesuaian penyelenggaraan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga dengan penyelenggaraan rekam medis yang berpedoman pada Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis, Undang-Undang No.44 tahun 2009 tentang Rumah Sakit dan Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis Rumah Sakit.

3.7. Teknik Analisis Data

Analisis data dilakukan secara manual dan disajikan dalam bentuk tabel frekuensi dan narasi untuk kemudian dibahas.


(44)

BAB IV

HASIL PENELITIAN

4.1. Gambaran Umum Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga

4.1.1. Sejarah Perkembangan Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga Sejarah singkat tentang asal mula terbentuknya Rumah Sakit Umum Dr. F.L.Tobing Sibolga sampai saat ini belum terdokumentasikan secara lengkap. Rumah Sakit Umum Dr.F.L.Tobing dulunya bernama Rumah Sakit Sibolga yang pada awalnya terletak di jalan Thamrin Sibolga. Nama rumah sakit ini berasal dari nama seorang pahlawan kemerdekaan yang juga pernah menjadi pimpinan Rumah Sakit Sibolga. Dr.Ferdinan Lumban Tobing bekerja pada Rumah Sakit Sibolga dari tahun 1937-1944. Pada tanggal 16 Maret 1942, Dr.Ferdinan Lumban Tobing diangkat menjadi pimpinan Rumah Sakit Umum.

Pada masa pendudukan Jepang, sekutu mendirikan rumah sakit yang letaknya berdampingan dengan Rumah Sakit Sibolga. Hal ini mendorong Dr.Ferdinan Lumban Tobing memindahkan rumah sakit ke Sibolga Julu yang letaknya dekat dengan Gereja HKBP. Hingga akhirnya Jepang mengalami kekalahan, Rumah Sakit Sibolga pun kembali dipindahkan ke jalan Thamrin. Kegigihan perjuangan Dr.Ferdinan Lumban Tobing menjadi latar belakang diangkatnya beliau sebagai Residen Tapanuli, sedangkan pimpinan rumah sakit diserahkan kepada Dr. Condar Nainggolan sampai tahun 1946.

Seiring berjalannya waktu, Rumah Sakit Sibolga pun banyak mengalami perkembangan. Dari perluasan gedung yang menjadi sarana penunjang pelayanan


(45)

kesehatan hingga nama dan status rumah sakit tersebut. Perubahan nama Rumah Sakit Sibolga menjadi Rumah Sakit Umum Dr.Ferdinan Lumban Tobing terjadi pada tahun 1982-1987 saat kepemimpinan rumah sakit dipegang oleh Dr. Aschwin P.B.Matondang.

Sesuai dengan Surat Keputusan Bersama Bupati Kepala Daerah Tk.II Tapanuli Tengah dan Walikota Madya Sibolga sebagai Kepala Daerah Tk.II Sibolga yang diketahui/disetujui oleh Pembantu Gubernur Sumatera Utara Wilayah I No. 445/11a/1992, maka pada tanggal 1 April 1992 kepemilikan Rumah Sakit Umum Dr. F.L.Tobing Sibolga diserahkan dari Pemerintah Tk.II Tapanuli Tengah ke Pemerintah Kota Madya Tk.II Sibolga karena Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga terletak di daerah Kota Madya Sibolga.

Peningkatan SDM yang tersedia di rumah sakit juga memicu Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga melakukan usaha peningkatan pelayanan kesehatan yang tampak pada kenaikan tipe rumah sakit D ke C pada tahun 1990-1994 saat pimpinan dipegang oleh Dr. A. Syukur Pane. Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga yang secara administratif dan operasional langsung di bawah naungan pemerintah kota Sibolga banyak mengalami perubahan sejak 5 tahun terakhir (2005-2009) baik dari kepemimpinan maupun peningkatan fasilitas sarana dan prasarana, peningkatan jumlah tenaga paramedis, medis, umum dan spesialistik. Sampai saat ini Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga sudah selesai mengikuti ujian akreditasi Rumah Sakit dan dinyatakan lulus untuk 5 Pelayanan, dan sekarang telah dinyatakan naik kelas ke kelas B Non Pendidikan sesuai dengan SK Menkes RI Nomor 344/ Menkes/SK/V/2009 tanggal 07 Mei 2009.


(46)

Berdasarkan Perda Kota Sibolga Nomor 2 Tahun 2002 tentang Pembentukan Susunan Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga disebutkan bahwa Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga menjadi lembaga teknis daerah dalam bentuk badan. Rumah Sakit Umum ini merupakan unsur pelayanan pemerintah Kota dipimpin oleh seorang Kepala dengan sebutan Direktur yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Walikota melalui Sekretaris Daerah.

Saat ini luas bangunan rumah sakit ± 12.138 m2 dengan jumlah tempat tidur 112 per Desember 2009 dan rencana penambahan tempat tidur pada tahun 2010 sebanyak 60 tempat tidur tetapi belum direalisasikan. Dalam 5 tahun terakhir ini rumah sakit telah berusaha membenahi diri dalam berbagai aspek, baik dalam kualitas dan kuantitas. Berbagai hal yang menjadi perhatian antara lain, ketenagaan, proses administrasi dan manajemen, peralatan kesehatan, sarana fisik dan lain-lain.

a. Visi

Dengan tetap mengacu pada visi Kota Sibolga, maka Rumah Sakit Umum Dr. F.L.Tobing Sibolga menetapkan visinya sebagai berikut :

“Menjadi Rujukan Pelayanan Kesehatan di Wilayah Pantai Barat Sumatera Utara”.

b. Misi

Untuk mewujudkan Visi perlu dijabarkan menjadi beberapa misi yang merupakan sesuatu yang harus dilaksanakan oleh Instansi Pemerintah agar tujuan organisasi dapat terlaksana dan berhasil dengan baik. Misi merupakan pernyataan yang membawa organisasi kepada status fokus.


(47)

Misi Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga :

1. Meningkatkan pelayanan yang berkualiatas dan berorientasi kepada kepuasan pelanggan (customer satisfaction)

2. Meningkatkan sarana dan prasarana rumah sakit

3. Meningkatkan pengelolaan sumber daya manusia rumah sakit yang baik 4. Menyelenggarakan pengelolaan manajemen yang tertib administrasi

5. Meningkatkan peran rumah sakit sebagai tempat pendidikan, pelatihan, dan penelitian ilmu pengetahuan di bidang kesehatan

6. Meningkatkan kesejahteraan karyawan

Dari pernyataan Misi tersebut di atas diharapkan Visi Rumah Sakit Umum Dr. F.L.Tobing Sibolga dapat diwujudkan oleh segenap jajaran rumah sakit dengn memanfaatkan seluruh potensi sumber daya yang ada secara optimal.

4.1.2. Struktur, Tugas Pokok dan Fungsi Organisasi

Berdasarkan Peraturan daerah Kota Sibolga Nomor 2 tahun 2002 tentang pembentukan susunan organisasi dan tata kerja Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga dipimpin oleh seorang Direktur.

Adapun tugas pokok dan fungsi Rumah Sakit Umum Dr. F. L.Tobing Sibolga adalah :

1. Tugas Pokok RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga

a. Melaksanakan upaya kesehatan secara berdayaguna dan berhasilguna dengan mengutamakan upaya penyembuhan, pemulihan yang dilakukan secara serasi, terpadu dengan upaya peningkatan dan pencegahan serta melaksanakan upaya rujukan.


(48)

b. Melaksanakan pelayanan yang bermutu sesuai dengan standar pelayanan rumah sakit.

c. Evaluasi pelaksanaan dan pelaporan. 2. Fungsi RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga

a. Menyelenggarakan pelayanan medis

b. Menyelenggarakan pelayanan penunjang medis dan non medis c. Menyelenggarakan pelayanan dan asuhan keperawatan

d. Menyelenggarakan pelayanan rujukan

e. Menyelenggarakan pendidikan, pelatihan, penelitian, dan pengembangan di bidang kesehatan


(49)

4.1.3. Sumber Daya

4.1.3.1.Sumber Daya Manusia

RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga didukung oleh 242 orang Sumber Daya Manusia (SDM) yang terdiri berbagai variasi latar belakang pendidikan dan golongan, sebagai berikut :

Tabel 4.1

Jenis dan Jumlah Tenaga Kerja di RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga Tahun 2010

No. Jenis Tenaga Jumlah

1 Dokter Ahli Penyakit Dalam 2

2 Dokter Ahli Anak 2

3 Dokter Ahli Bedah 1

4 Dokter Ahli Obgyn 2

5 Dokter Ahli Mata 1

6 Dokter Ahli THT 1

7 Dokter Ahli Neurologi 1

8 Dokter Ahli Paru 1

9 Dokter Ahli Jiwa 1

10 Dokter Ahli Patologi Klinik 1

11 Dokter Ahli Kulit & Kelamin 1

12 Dokter Ahli Radiologi 1

13 Dokter Ahli Anastesi 1

14 Dokter Umum 15

15 Dokter Gigi 2

16 Sarjana Keperawatan 5

17 Bidan (D4, D3, D1) 28

18 Perawat (D4, D3) 52

19 SPK/SPRA 44

20 Apoteker 3

21 Akademi Farmasi 2

22 Akademi Gizi 2

23 SKM 3

24 AKL 1

25 Akademi Fisioterapi 5


(50)

Tabel 4.1 (Lanjutan)

27 DIII Refraksi Optision 2

28 Sarjana Ekonomi 1

29 DIII Administrasi Rumah Sakit 1

30 SMU/SMK 10

31 SD 3

32 Lain-lain (SAA, SPRG, APRO) 15

Jumlah 242 Data : Profil RSU Dr. F.L Tobing, 2010

Jumlah pegawai di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga adalah 242 orang. Dari tabel terlihat bahwa Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga telah memiliki 14 (empat belas) bidang spesialis dengan jumlah dokter rata-rata 1 orang, disamping itu terjadi penambahan jumlah tenaga kerja PNS karena adanya yang pindah dan melanjutkan pendidikan.

4.1.3.2.Sarana dan Prasarana

RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga memiliki sarana dan prasarana yang bertujuan untuk menunjang berlangsungnya kegiatan pelayanan kesehatan. Sarana tersebut sebagai berikut :

1. Ruangan Perkantoran

RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga memiliki ruang perkantoran sebagai pusat kegiatan administrasi perkantoran rumah sakit yang terletak di lantai 2. Sedangkan ruangan bagian rekam medis dan informasi terletak di lantai 1 dekat loket penerimaan pasien. Aktivitas di kantor dimulai dari pukul 08.00 s/d 16.00 WIB begitu juga dengan loket penerimaan pasien.


(51)

2. Instalasi Rawat Jalan

Instalasi rawat jalan adalah sarana pelayanan kesehatan yang terdiri dari beberapa macam poliklinik antara lain : Poliklinik Bedah, Penyakit Dalam, Anak, Obgyn, THT, Neurologi, Paru, Kesehatan Jiwa, Mata, Umum, Gigi dan Mulut, Kulit-Kelamin, VCT, DM.

3. Instalasi Rawat Inap

Instalasi rawat inap adalah sarana pelayanan kesehatan bagi pasien yang membutuhkan perawatan intensif. Instalasi ini terdirri dari berbagai jenis ruangan, antara lain :

Tabel 4.2

Jenis Ruangan dan Jumlah Tempat tidur di RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga Tahun 2010

No. Jenis Ruangan Jumlah Tempat tidur

1 VIP 7 Tempat Tidur

2 Kelas I :

Melur / Penyakit Dalam 9 Tempat Tidur

Melati / Kebidanan 2 Tempat Tidur

Mawar / Anak 3 Tempat Tidur

3 Kelas II :

Flamboyan : Perinatologi 18 Tempat Tidur

4 Kelas III :

Mawar / Anak 15 Tempat Tidur

Melati / Kebidanan 12 Tempat Tidur

Melur / Penyakit Dalam 14 Tempat Tidur

Anggrek (Zaal) 19 Tempat Tidur

5 ICU 4 Tempat Tidur

6 RR (Recovery Room) 6 Tempat Tidur

7 VK 3 Tempat Tidur


(52)

Kapasitas tempat tidur di rumah sakit ini akan bertambah sebanyak 60 tempat tidur dengan adanya pembangunan gedung baru. Dengan rincian VIP 6 tempat tidur, Kelas Utama 6 tempat tidur, Kelas I 12 tempat tidur, Kelas III 36 tempat tidur.

4. Instalasi Penunjang

Instalasi penunjang yang terdapat di RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga, yaitu : instalasi gawat darurat, instalasi bedah sentral, instalasi farmasi, instalasi radiologi, instalasi patologi klinik, instalasi gizi, pengendalian askes, instalasi fisioterapi, instalasi pemeliharaan rumah sakit, perpustakaan, ambulance, lobby, dan mushola.

5. Ruang Tunggu – Ruang Layanan Terpadu

Ruang tunggu/Lobby merupakan sarana yang disediakan bagi para kerabat pasien yang berkunjung dan juga bagi para calon pasien yang sedang melakukan pendaftaran pada loket. Letak ruang tunggu berada satu area dengan ruang layanan terpadu dengan tujuan untuk memudahkan akses antara pelanggan dengan petugas rumah sakit.

6. Alat Penunjang Diagnosa

Alat penunjang diagnosa yang terdapat di RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga, yaitu : radiologi, laboratorium, USG, fisioterapi, treadmill, endoscopy, laparascopy. 4.1.3.3.Prosedur Kerja (SOP)

Prosedur kerja di bagian rekam medis telah disusun dalam buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Dr. F. L. Tobing Sibolga. Buku ini merupakan pedoman bagi Pimpinan Rumah Sakit, Komite/Panitia Rekam Medis serta


(53)

semua petugas yang ada kaitannya dengan rekam medis dalam tata cara pelaksanaan penyelenggaraan rekam medis di rumah sakit.

Dengan sudah diterbitkannya buku ini, maka setiap petugas kesehatan di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga harus melaksanakan penyelenggaraan rekam medis sesuai dengan pedoman dan ketentuan-ketentuan yang tercantum pada petunjuk prosedur pengelolaan rekam medis tersebut. Untuk setiap prosedur kerja di RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga dibuat tabel SOP nya seperti berikut:

Tabel 4.3

Prosedur Kerja (SOP) di RSU Dr. F. L.Tobing Sibolga Tahun 2010

RSU Dr. F.L. TOBING

SIBOLGA

JUDUL SOP REKAM MEDIS

Pengertian Tujuan Kebijakan Petugas Prosedur

Dokumen terkait Unit terkait

Sumber : Buku Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit Dr. F. L. Tobing Sibolga, 2009

Prosedur tetap rekam medis yang ada di buku tersebut adalah pengkodean penyakit, penulisan baku nama pasien, sistem identifikasi berkas rekam medis, penyediaan sampul rekam medis, peminjaman berkas rekam medis, kartu indeks


(54)

utama pasien (KIUP), penyimpanan rekam medis, pemusnahan rekam medis in aktif, pengumpulan dan pengelolaan data, pelaksanaan informed consent pasien rawat inap, informed consent tindakan medis invasif, sistem penggunaan simbol diagnosa/ tindakan. Untuk setiap item dibuat dalam tabel yang berbeda.

4.1.3.4.Fasilitas Fisik Ruang Penyimpanan

Fasilitas fisik ruang penyimpanan berkas rekam medis di RSU Dr. F.L.Tobing Sibolga masih belum memadai, dilihat dari besar ruangan yang berukuran 12 m2 dan jumlah rak yang terbuat dari kayu sebanyak 6 rak besar yang disekat-sekat. Tiap sekat rak berisi 100 berkas rekam medis dan masih banyaknya penumpukan berkas yang belum tersusun di ruangan tersebut.

4.2. Pelaksanaan Struktur Organisasi Rekam Medis 4.2.1. Struktur Organisasi Bagian Rekam Medis

Bagian rekam medis adalah salah satu unit kerja dalam organisasi Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga yang bertugas mengatur perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan rekam medis. Bagian rekam medis dipimpin oleh seorang Kepala Bagian Rekam Medis dan Informasi.

Di dalam melaksanakan tugasnya Kepala Bagian Rekam Medis dan Informasi berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Wakil Direktur Umum dan Keuangan.

Bagian rekam medis dan informasi terdiri dari : 1. Informasi penjelasan dan penyuluhan

2. Pengolahan dan penyimpanan rekam medis 3. Registrasi dan analisis


(55)

4. Assembling dan filling 5. Laporan dan administrasi

Bagian rekam medis dan informasi mempunyai falsafah, tujuan dan motto : Falsafah : Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga menyelenggarakan sistem

pencatatan dan pelaporan Rekam Medis terpadu dan berkesinambungan dengan data terpercaya.

Tujuan :

a. Terwujudnya peningkatan sistem pencatatan dan loket/informasi b. Terwujudnya pembuatan/pengiriman laporan tepat waktu

c. Terwujudnya sarana dan prasarana rekam medis d. Terjuwudnya peningkatan sumber daya rekam medis e. Terwujudnya kesejahteraan staf rekam medis

f. Terciptanya kecepatan dan ketepatan data dengan sistem informasi rumah sakit

Motto : Akurat dan Terpercaya

4.2.2. Ketenagaan Bagian Rekam Medis

Petugas rekam medis Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga pada saat sekarang ini berjumlah 7 (tujuh) orang dengan jenis pendidikan yang berbeda-beda yaitu Dokter Gigi, SKM, D-IV Kebidanan, D-III Kimia Analis, D-III Kebidanan 2 orang dan SMA. Dan yang sudah mengikuti pendidikan dan latihan di bidang rekam medis berjumlah 3 orang, sedangkan 4 orang belum pernah. Dengan rincian 1 orang di bagian penerimaan pasien, 1 orang di bagian pelaporan, 3 orang di bagian pengolahan, 1 orang di bagian penyimpanan dan 1 orang di bagian pencatatan.


(56)

4.3. Proses Pengelolaan Rekam Medis 4.3.1. Penerimaan Pasien

Loket penerimaan pasien dibuka mulai jam kerja 08.00 s/d 16.00 WIB. Selain dari waktu setiap pasien yang akan berobat ditangani melalui bagian UGD. Sarana yang ada di loket bagian penerimaan pasien sebuah komputer baru untuk menyimpan data identitas pasien.

4.3.1.1. Penerimaan Pasien Baru Rawat Jalan

Pasien datang ke loket penerimaan untuk mendaftar, data identitas pasien akan diisikan pada formulir RM 2 Ringkasan Riwayat Poliklinik. Data pada ringkasan riwayat poliklinik berisi nama, umur, No.KTP, alamat, telepon, jenis kelamin, agama, pendidikan, pekerjaan,dan rujukan dari (Lampiran 14). Kartu berobat untuk pasien (Lampiran 15) dibuat berdasarkan data identitas yang tercatat pada RM 2. Selanjutnya petugas mencatat identitas pasien dan poliklinik yang akan dituju ke buku register penerimaan pasien. Kemudian pasien menuju poliklinik yang dimaksud dengan membawa sendiri berkas rekam medisnya. Setelah pasien selesai berobat berkas rekam medisnya dibawa oleh perawat dari poliklinik yang bersangkutan ke bagian rekam medis.


(57)

4.3.1.2. Penerimaan Pasien Lama Rawat Jalan a. Pasien membawa kartu berobat

Petugas penerimaan pasien melihat nomor rekam medis (RM) pada kartu berobat yang dibawa pasien. Kemudian ia meminta petugas pengambil RM untuk mengambil berkas rekam medis (nomor RM yang akan diambil disampaikan secara lisan) di ruang penyimpanan yang berjarak sekitar 5m dari loket penerimaan pasien. Setelah diambil, berkas rekam medis diserahkan ke petugas loket kemudian diberi kepada pasien untuk dibawa menuju poliklinik yang dimaksud. Setelah pasien selesai berobat berkas rekam medisnya dibawa oleh perawat dari poliklinik yang bersangkutan ke bagian rekam medis.

b. Pasien tidak membawa kartu berobat

Untuk pasien yang tidak membawa kartu berobatnya petugas penerimaan pasien mencari nomor rekam medisnya dari data pasien di komputer. Setelah dapat nomor rekam medisnya, kemudian ia meminta petugas pengambil RM untuk mengambil berkas rekam medis (nomor RM yang akan diambil disampaikan secara lisan) di ruang penyimpanan yang berjarak sekitar 5m dari loket penerimaan pasien. Setelah diambil, berkas rekam medis diserahkan ke petugas loket kemudian diberi kepada pasien untuk dibawa menuju poliklinik yang dimaksud. Setelah pasien selesai berobat berkas rekam medisnya dibawa oleh perawat dari poliklinik yang bersangkutan ke bagian rekam medis.


(58)

4.3.1.3. Penerimaan Pasien Baru Rawat Inap a. Pasien Baru Rawat Inap dari Poli

Untuk pasien yang akan rawat inap petugas poliklinik mengambil berkas RM dari bagian rekam medis dan mengantarkannya ke ruang perawatan di mana pasien dirawat. Pengambilan formulir RM dicatat (tanggal pengambilan formulir RM, nama yang mengambil, dan tanda tangan) dalam buku ekspedisi pengambilan berkas RM. Petugas yang menerima pasien rawat inap mencatat ke dalam buku register penerimaan pasien rawat inap serta menyiapkan dan mengisi data identitas pasien pada RM 8 Ringkasan Masuk dan Keluar (Lampiran 16).

b. Pasien Baru Rawat Inap Kiriman / Rujukan dari

Untuk pasien yang akan rawat inap dari rujukan, petugas penerimaan pasien memeriksa surat rujukan dan mencatat identitas pasien yang akan dirawat serta memberikan nomor rekam medisnya. Kemudian ia meminta petugas pengambil RM untuk memberitahu ke bagian rekam medis dan meminta formulir rekam medis untuk pasien rawat inap. Setelah itu petugas loket menghubungi perawat ruangan yang akan dituju kemudian perawat tersebut membawanya ke ruang perawatan di mana pasien akan dirawat. Petugas yang menerima pasien rawat inap mencatat ke dalam buku register penerimaan pasien rawat inap serta menyiapkan dan mengisi data identitas pasien pada RM 8 Ringkasan Masuk dan Keluar (Lampiran 16).


(59)

c. Pasien Lama Rawat Inap dari Poli

Untuk pasien lama yang akan rawat inap, petugas poliklinik mengambil berkas RM dari bagian rekam medis dan mengantarkannya ke ruang perawatan di mana pasien dirawat. Berkas RM yang diambil dicatat (tanggal pengambilan formulir RM, nama yang mengambil, dan tanda tangan) dalam buku ekspedisi pengambilan berkas RM. Petugas yang menerima pasien rawat inap mencatat ke dalam buku register penerimaan pasien rawat inap serta menyiapkan dan mengisi data identitas pasien pada RM 8 Ringkasan Masuk dan Keluar (Lampiran 16). d. Pasien Lama Rawat Inap Kiriman / Rujukan dari

Untuk pasien lama yang akan rawat inap dari rujukan, petugas penerimaan pasien memeriksa surat rujukannya. Kemudian ia meminta petugas pengambil RM untuk mengambil berkas rekam medis (nomor RM yang akan diambil disampaikan secara lisan) di ruang penyimpanan yang berjarak sekitar 5m dari loket penerimaan pasien. Setelah itu petugas loket menghubungi perawat ruangan yang akan dituju kemudian perawat tersebut membawanya ke ruang perawatan di mana pasien akan dirawat. Petugas yang menerima pasien rawat inap mencatat ke dalam buku register penerimaan pasien rawat inap serta menyiapkan dan mengisi data identitas pasien pada RM 8 Ringkasan Masuk dan Keluar (Lampiran 16). 4.3.1.4. Penerimaan Pasien UGD

Pasien datang ke tempat penerimaan pasien gawat darurat. Penerimaan pasien di UGD dibuka selama 24 jam, berbeda dengan prosedur penerimaan rawat jalan biasa kalau di UGD pasien ditolong terlebih dahulu baru penyelesaian administrasinya. Bagian UGD memiliki stok nomor rekam medis yang dberikan oleh


(60)

bagian penerimaan pasien rawat jalan sebanyak 100 nomor yang berurutan (misal : 00-01-00 s/d 00-01-99). Setiap petugas jaga yang di UGD dan petugas yang di bagian penerimaan pasien rawat jalan saling berkoordinasi dalam hal pemberian nomor RM serta stok nomor RM yang ada.

4.3.2. Sistem Penamaan

Bentuk penulisan nama pasien di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga, yaitu nama pasien di tulis sesuai ejaan yang di sempurnakan, terdiri dari dua kata, memakai nama asli pasien walaupun bersuami yaitu tanpa memakai Ny atau Nn, contoh : Halimah Hutauruk, Murni Batubara. Memakai marga yang ditulis dibelakang nama pasien. Namun terkadang petugas lupa menuliskan marga pasien. Contoh : Halimah Hutauruk menjadi Halimah saja.

4.3.3. Sistem Penomoran

Penomoran rekam medis yang dipakai di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga adalah cara unit (Unit Numbering System), dimana setiap pasien hanya mempunyai satu nomor rekam medis yang dipakai untuk setiap kali berobat, baik rawat jalan maupun rawat inap.

Adapun prosedur pelaksanaannya adalah :

a. Setiap pasien baru yang pertama kali berobat diberikan nomor baru yang terdiri dari 6 (enam) angka, contoh 01-00. Pasien baru berikutnya diberi nomor 00-01-01 dan seterusnya. Begitu juga di bagian UGD diberikan stok nomor sebanyak 100 nomor RM yang berurutan (misal : 00-01-00 s/d 00-01-99) oleh bagian penerimaan pasien rawat jalan dari loket penerimaan pasien.


(61)

b. Pasien baru yang datang melalui loket penerimaan pasien mungkin bisa mendapatkan nomor RM yang lebih besar dari pasien yang datang melalui UGD meskipun ia datang lebih cepat dari pasien yang datang melalui UGD tersebut, dan sebaliknya.

c. Setiap nomor rekam medis yang digunakan di catat pada buku register penomoran, agar tidak terjadi penomoran ganda pada pasien berikutnya.

4.3.4. Sistem Kartu Indeks Utama Pasien (KIUP)

Sistem KIUP tidak ada di Rumah Sakit Umum Dr. F. L. Tobing Sibolga karena telah diganti dalam bentuk file data pasien baik untuk rawat jalan maupun rawat inap yang disimpan di komputer baru yang ada di bagian loket penerimaan pasien.

4.3.5. Pengolahan Data Medis

Kegiatan yang dilakukan oleh petugas pengolahan data yaitu, assembling, coding, indeksing, menghitung indikator rumah sakit dan menyiapkan laporan untuk ke Dinas Kesehatan Kota Sibolga dan membuat surat keterangan.

Petugas assembling bertugas memeriksa kelengkapan dan susunan berkas rekam medis yang masuk ke bagian rekam medis. Jika ada lembaran yang belum lengkap maka berkas tersebut di kembalikan ke ruangan untuk dilengkapi. Setelah dilengkapi dan disusun, berkas tersebut diserahkan ke petugas pembuat kode. Petugas pembuat kode penyakit menggunakan buku ICD X sebagai pedoman untuk menentukan kode penyakit berdasarkan diagnosa yang tertulis. Kemudian diindeks berdasarkan kode dan nama penyakit dan dicatat dalam buku tulis 100 lembar. Masing-masing penyakit ditulis dalam lembaran yang berbeda.


(1)

Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga sudah sesuai dengan Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Lampiran 8).

5.2.8. Perencanaan Terhadap Rekam Medis Yang Tidak Aktif

Pada umumnya rekam medis dinyatakan tidak aktif apabila selama 5 tahun terakhir rekam medis tersebut sudah tidak dipergunakan lagi, dan hal ini sesuai dengan Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit (Lampiran 7 dan Lampiran 8) .

Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga menentukan rekam medis tidak aktif dan dimusnahkan setelah 5 tahun dari tanggal terakhir setelah pasien berobat. 5.3. Kelengkapan Pengisian Formulir Rekam Medis

Sebagaimana yang telah ditetapkan dalam Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis yang merupakan prinsip-prinsip dasar dalam mengisi dan mencatat identitas serta data pasien, informasi yang diperoleh saat itu harus digunakan sebagai dasar perencanaan pengobatan dan perawatan yang harus diberikan kepada pasien.

Pengisian rekam medis harus dilakukan secara lengkap dan langsung pada waktunya serta tidak ditunda-tunda karena mutu pelayanan yang diberikan rumah sakit antara lain akan tercermin pada rekam medisnya.

Apabila kita tinjau pada Tabel 4.3 mengenai pengisian identitas pasien yang ada tidak diisi yaitu pada alamat, jenis kelamin, status, agama, pekerjaan dan rujukan dari/nama pengirim pasien. Hal ini terjadi karena petugas lupa mengisinya.


(2)

Dalam hal pengisian ringkasan pada waktu pasien masuk pada Tabel 4.4 terlihat banyak data yang tidak diisi. Ketidaklengkapan dalam pengisian ringkasan pada waktu pasien masuk disebabkan dokter yang bertugas yang merasa telah mengisinya padahal sebenarnya belum mereka isi dan seharusnya petugas rekam medis juga harus mengingatkan dokter untuk melengkapi formulir rekam medis pasien yang dirawatnya. Padahal sesuai dengan ketentuan dokter bertanggungjawab atas pengisian formulir rekam medis pasien.

Ditinjau pada Tabel 4.5 menunjukkan bagian yang tidak terisi tentang pengisian catatan dan instruksi dokter, grafik suhu nadi, catatan bidan/perawat, dan ringkasan keluar, padahal pengisian sangat perlu untuk dapat melihat perkembangan penyakit dan menilai kemajuan perawatan serta pengobatan yang telah diberikan kepada seorang pasien, dan data tersebut sangat diperlukan dalam rangka perawatan lanjutan si pasien apabila ia kembali dirawat.


(3)

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1. Kesimpulan

1. Pada dasarnya pengelolaan rekam medis dalam sistem penamaan, pengembalian kembali rekam medis, perencanaan rekam medis yang tidak aktif dan penerimaan pasien di Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga sudah sesuai dengan Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Petunjuk Pelaksanaan Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit.

2. Dalam melaksanakan pengelolaan rekam medis di Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga masih ditemukan kendala yaitu jumlah tenaga yang masih kurang dan belum ada yang latar belakang pendidikannya rekam medis, fasilitas ruangan yang kecil dan sempit yang digunakan untuk pengelolaan rekam medis, jumlah rak penyimpanan yang masih kurang.

3. Pelaksanaan pengisian formulir rekam medis rawat inap di Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga masih banyak yang tidak diisi yaitu pada identitas pasien (rujukan dari dan pekerjaan), ringkasan pada waktu pasien masuk, catatan bidan/perawat, grafik suhu nadi, catatan dan instruksi dokter, serta ringkasan keluar pasien.

4. Sistem penomoran rekam medis untuk rawat inap dan rawat jalan di Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga adalah sistem unit.

5. Sistem KIUP tidak ada di Rumah Sakit Umum Dr. F.L. Tobing Sibolga, sudah diganti dalam bentuk file data pasien baik untuk rawat jalan maupun rawat inap.


(4)

6. Kendala yang dihadapi dalam mengerjakan pelaporan adalah data (sensus harian) yang diperoleh kurang tepat waktu dari ruangan rawat inap maupun poliklinik rawat jalan, sehingga pelaporan tidak dapat diselesaikan sesuai dengan waktu yang ditetapkan.

7. Kendala yang dihadapi oleh petugas pembuat kode adalah ketidaklengkapan diagnosa dan tulisan pada rekam medis sering dijumpai tidak jelas.

8. Kendala yang dihadapi petugas penyimpanan adalah rak penyimpanan berkas rekam medis kurang memadai sehingga penyusunan sering terkendala dan pencetakan lembar formulir rekam medis untuk pasien sering terlambat.

6.2.Saran

1. Penambahan beberapa orang tenaga rekam medis yang berlatar belakang pendidikan dari rekam medis dan meningkatkan keterampilan/keahlian dari tenaga rekam medis terutama dalam pengolahan data medis, dengan jalan mengikuti pendidikan/pelatihan di bidang pengolahan data rekam medis.

2. Melengkapi fasilitas yang belum memadai dengan cara penambahan ruangan untuk penyimpanan berkas rekam medis dan penambahan jumlah rak satu buah untuk rekam medis yang tidak aktif sebelum dimusnahkan supaya tidak terjadi penumpukan berkas di tempat penyimpanan berkas rekam medis.

3. Pimpinan rumah sakit mengadakan pertemuan dengan seluruh petugas kesehatan baik dokter, perawat serta petugas kesehatan lainnya yang terkait dalam pengisian formulir rekam medis untuk mensosialisasikan tentang pencatatan/pengisian formulir rekam medis secara lengkap dan benar sesuai dengan Permenkes No. 269/Menkes/Per/III/tahun 2008 tentang Rekam Medis dan Petunjuk Pelaksanaan


(5)

Penyelenggaraan Rekam Medis di Rumah Sakit dan mengingat bahwa pengisian rekam medis dengan lengkap dan benar adalah merupakan suatu keharusan dan dapat meningkatkan mutu pelayanan.


(6)

DAFTAR PUSTAKA

Apkies, Iris (2000), Rekam Medis http://www.apkies.com/Iris.html, diakses 23 Juli 2010

Departemen kesehatan R.I., 1997. Pedoman Pengelolaan Rekam Medis Rumah Sakit di Indonesia, Revisi I, Jakarta: Direktorat Jenderal Pelayanan Medik Departemen kesehatan R.I., 2004. Pedoman Penyusunan Perencanaan SDM

Kesehatan di Tingkat Provinsi, Kab/Kota serta Rumah Sakit, Jakarta: Direktorat Jendral Pelayanan Medik

Gaspersz, Vincent, 1991, Teknik Penarikan Contoh untuk Penelitian Survei, Bandung: Tarsito

Peraturan Menteri Kesehatan R.I. Nomor 269/Menkes/Per/III/2008. Tentang Rekam Medis (Medical Record)

Rumah Sakit FL.Tobing, 2009, Profil Rumah Sakit FL.Tobing. Sibolga

Sanjoyo, R. 2008, Sistem Informasi Kesehatan. D3 Rekam Medis FMIPA UGM http://www.yoyoke.web.ugm.ac.id/download/qualityassurance.pdf., Diakses 23 Juli 2010

Sembiring, Nurhayati. 2003, Gambaran Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Rantau Prapat Tahun 2003, Skripsi FKM USU, Medan

Undang-Undang R.I. Nomor 36 tahun 2009. Tentang Kesehatan Undang-Undang R.I. Nomor 44 tahun 2009. Tentang Rumah Sakit

Wijono, Djoko. 1997, Manajemen Mutu Pelayanan Kesehatan. Vol 2. Airlangga University Press

Zulhenry. 2008, Gambaran Sistem Pengelolaan Rekam Medis Di Rumah Sakit Lancang Kuning Pekanbaru Tahun 2008, Skripsi STIKES Hangtuah, Pekanbaru