rekam medisnya yang terdahulu digabungkan dan disimpan dibawah nomor yang paling baru.
Satu rumah sakit biasanya membuat satu bank nomor, nomor-nomor disusun dalam satu buku induk atau buku register yang mana diberikan kepada satu orang
yang khusus menangani distribusi nomor.
2.3.2.4. Sistem Pembuatan Kartu Indeks Utama Pasien KIUP
Kartu indeks utama pasien adalah salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien. Karena apabila seorang pasien lupa membawa
kartu berobat maka KIUP akan membantu untuk mencarikan data pasien yang diperlukan. Karena KIUP merupakan sumber data yang selamanya harus disimpan,
maka harus dibuat selengkapnya dan jelas. Dalam KIUP memuat data identitas pasien harus dibuat terperinci dan lengkap antara lain :
a Nama lengkap i Status Perkawinan
b Nomor rekam medis j Tempattanggal lahir
c Alamat k Pekerjaan
d Nama ibu l Orang yang dihubungi bila terjadi sesuatu
e Nama Ayah m Tanggal kunjungan poliklinik yang pertama
f Agama g Jenis Kelamin
h Umur Ukuran kartu indeks pasien yang dianjurkan adalah 12,5 x 7,5 cm, sedangkan
untuk rumah sakit yang sangat banyak pasien rawat jalannya dianjurkan menggunakan ukuran 4,25 x 7,5 cm. Kegunaan Kartu Indeks Utama Pasien KIUP
adalah kunci untuk menemukan berkas rekam medis seorang pasien.
2.3.2.5. Pencatatan recording
Universitas Sumatera Utara
Pencatatan disini dimaksudkan pendokumentasian segala informasi medis seorang pasien ke dalam rekam medis. Pada dasarnya pendokumentasian memuat
data, yang akan menjadi bahan informasi. Data pasien dapat dikelompokkan ke dalam dua kelompok yaitu data sosial dan data medis. Data sosial didapatkan pada saat
pasien mendaftarkan diri ketempat penerimaan pasien. Data medis baru diperoleh dari pasien, apabila pasien telah memasuki unit pelayanan kesehatan. Petugas di unit
pelayanan adalah dokter dan ahli-ahli profesi kesehatan lainnya termasuk penunjangnya seperti radiologi, laboratorium, dan lain-lain, serta unit perawatan.
2.3.2.6. Pengolahan Data Medis
Semua bentuk catatan, baik hasil rekapitulasi harian maupun lembaran- lembaran formulir rekam medis merupakan bahan yang perlu diolah, untuk
selanjutnya dipakai sebagai bahan laporan rumah sakit. Sebelum dilakukan pengolahan, berkas-berkas rekam medis tersebut diteliti kelengkapannya baik isi
maupun jumlahnya. Rekapitulasi dari sensus harian diolah untuk menyiapkan laporan yang menyangkut kegiatan rumah sakit, sedangkan formulir rekam medis diolah
untuk menyiapkan laporan yang menyangkut morbiditas dan mortalitas. Kegiatan pengolahan yang dilakukan yaitu :
1. Perakitan Assembling Rekam Medis
a. Perakitan Rekam Medis Pasien Rawat Jalan
Perakitan rekam medis pasien rawat jalan meliputi :
Pembatas Poliklinik
Lembar dokumen pengantar
Lembaran Poliklinik
Universitas Sumatera Utara
Hasil pemeriksaan penunjang
Salinan Resep b.
Perakitan Rekam Medis Pasien Rawat Inap
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Anak
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Bedah
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Kebidanan
Perakitan rekam medis pasien rawat inap untuk kasus Bayi Lahir 2.
Koding Coding Koding adalah pemberian penetapan kode dengan menggunakan huruf atau angka
atau kombinasi huruf dalam angka yang mewakili komponen data. Membuat kode atas diagnosis penyakit berdasarkan klasifikasi penyakit yang
berlaku, pembedahan berdasarkan koding dimaksudkan agar mempermudah pengelompokan penyakit, operasi yang dapat dituangkan dalam bentuk kode.
Tenaga medis dokter harus mengisi diagnosis pasien dengan lengkap dan jelas sehingga petugas rekam medis dapat memberi kode sesuai dengan petujukarahan
yang ada pada buku ICD-10. 3.
Indeksing Indeksing adalah membuat tabulasi sesuai dengan kode yang sudah dibuat
kedalam indeks-indeks. Jenis indeks yang dibuat adalah indeks pasien, indeks penyakit diagnosis dan indeks operasi, indeks obat-obatan, indeks dokter dan
indeks kematian. Semua hasil pengelolaan dari rekam medis dipersiapkan untuk membuat laporan serta statistik rumah sakit.
2.3.2.7. Penyimpanan Rekam Medis
