Struktur Organisasi Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

untuk mencapai suatu sasaran secara baik. Struktur organisasi dapat dinyatakan dalam bentuk grafik.

2.5.1. Struktur Organisasi

Gambar struktur organisasi PT. Kimia Farma Persero, Tbk Plant Medan dapat dilihat pada Gambar 2.1. berikut: PLANT MANAGER PERENCANAAN PRODUKSI DAN PENGENDALIAN INVENTORI KEUANGAN AKUNTANSI ADMINISTRASI DAN PERSONALIA TEKNIK DAN PEMELIHARAAN PENYIMPANAN GUDANG PENGADAAN PENGENDALIAN DATA DAN INFORMASI UMUM DAN RUMAH TANGGA PENGEMASAN PEMASTIAN MUTU PENUNJANG PROSES PRODUKSI PEMASTIAN MUTU PROSES PRODUKSI PENGENDALIAN MUTU PENGENDALIAN PRODUKSI DAN INVENTORI KRIM TABLET DAN KAPSUL PERENCANAAN PRODUKSI DAN INVENTORI PRODUKSI = HUBUNGAN LINI = HUBUNGAN FUNGSIONAL KETERANGAN MANAGER ASISTEN MANAGER SUPERVISOR Gambar 2.1. Struktur Organisasi PT. Kimia Farma Persero Tbk Plant Medan Berdasarkan keterangan diatas maka hubungan kerja dalam organisasi perusahaan PT. Kimia Farma Persero, Tbk Plant Medan adalah hubungan campuran lini fungsional. Hal ini ditunjukkan dengan adanya hubungan lini pada pelimpahan wewenang dan tanggung jawab manajer pabrik kepada asisten manajer sehingga terbentuk departemen produksi, PPIC, dan pengendalian mutu. Universitas Sumatera Utara Hubungan fungsional dijumpai pada hubungan antara sesama karyawan dengan bagian personalia, keuangan, pembelian, teknik dan pemeliharaan dan umum.

2.5.1. Pembagian Tugas dan Tanggung Jawab

Untuk menjalankan suatu organisasi diperlukan personil yang menduduki jabatan tertentu di dalam organisasi tersebut. Adapun uraian tugas, wewenang dan tanggung jawab pada masing–masing jabatan dalam struktur organisasi adalah sebagai berikut : 1. Plant Manager a. Menyusun rencana dan program kerja perusahaan yang menyangkut perencanaan dan pengawasan produksi, kegiatan pemasaran anggaran perusahaan dan ekspansi perusahaan baik dalam jangka panjang maupun jangka pendek. b. Bertanggung jawab ke dalam dan ke luar perusahaan. 2. Production Planning and Inventory Control PPIC a. Melakukan perencanaan keperluan bahan baku, bahan pengemas sesuai pesanan pemasaran dan stock produk jadi yang ada di Unit Logistik Sentral. b. Menjaga kontinuitas produk yang ada di Unit Logistik Sentral serta melakukan pemantauan pelaksanaan proses produksi. c. Pengendalian stock bahan baku, bahan pengemas dan produk jadi yang ada di gudang penyimpanan, sesuai batas-batas tertentu sehingga dicapai tingkat stock yang optimal. Universitas Sumatera Utara d. Pengendalian pemantauan lead time proses produksi, penggunaan bahan baku dan bahan pengemas, serta melakukan pengiriman produk jadi yang dihasilkan. e. Melakukan penyelesaian proses informasi yang diperlukan sesauai dengan batas waktu yang ditentukan. f. Melakukan efisiensi penggunaan sarana dan prasarana yang ada di jajaran PPIC dan melakukan Cost Reduction dalam semua aspek pelaksanaan tugas. g. Menglola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di lingkungan Asisten Manager PPIC 3. Perencanaan Produksi dan Inventory a. melakukan perencanaan dan pemantauan ke[erluan bahan baku, bahan pengemas yang diperlukan untuk proses produksi sesuai rencana proses produksi. b. Pendataan kebutuhan bahan baku dan gahan pengemas berdasarkan pesanan obat jadi dan persdiaan bahan baku dan bahan pengemas serta produk antara dan produk ruahan. c. Pemantauan dan evaluasi harga Pokok Produksi berdasarkan obat jadi berdasarkan harga bahan baku dan bahan pengemas d. Melakukan penyelesaian proses informasi yang diperlukan sesuai dengan batas waktu yan ditentukan. Universitas Sumatera Utara e. Melakukan efisiensi penggunaan sarana dan prasarana yang ada di jajaran Supervisor Perencanaan Bahan dan melakukan cost reductiondalam semua aspek pelaksanaa tugas. 4. Pengendalian Produksi dan Inventory a. Melaksanakan dan pemantauan rencana dan jadwal produksi serta pemantauan pesanan obat jadi, penyediaan bahan baku dan bahan penggemas, pendistribusian dan pengiriman obat jadi. b. Pemantauan penyiapan dan pelaksanaan produksi obat sesuai dengan pesanan pending order c. Perhitungan realisasi pengiriman dan jumlah nilai rupiah barang yang akan diasuransikan. d. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan Seksi Pengendalian Produksi. e. Melakukan penyelesaian proses informasi yang diperlukan sesuai dengan batas waktu yang ditentukan. f. Melakukan efisiensi penggunaan sarana da prasarana yang ada di jajaran Supervisor Pengendalian Produksi. g. Melaksanakan program Cost Reduction dijajaran Supervisor Pengendalian Produksi. h. Mengelola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di jajaran Supervisor Pengendalian Produksi. 5. Produksi a. Merencanakan, menata, melaksanakan dan mengawasi penyajian rencana kebutuhan, jadwal produksi. Universitas Sumatera Utara b. Mengawasi kegiatan produksi, penerimaan bahan serta hasil produksi dari mulai produk antara, produk ruahan sampai obat jadi. c. Pemeliharaan dan penggunaan sarana dan prasarana yang diperlukan o;eh Plant Medan baik untuk kegiatan prouksi maupun kegiatan yang lainnya. d. Mengelola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di lingkungan Asisten Manager. 6. Supervisor TabletKapsul a. Mengatur agar obat di produksi menurut prosedur pembuatan yang telah ditentukan CPOB sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh PPIC. b. Pemantauan, pengambilan, penimbanganpengukuran bahan baku pada formulir catatan Pengolahan Batch produksi tabletkapsul yang sesuai dengan CPOB. c. Pemantauan kegiatan produksi Tabletkapsul sesuai dengan CPOB serta menjaga kebersihan alat maupun tempat kerja dan menjamin peralatan yang akan digunakan dalam keadaan bersih dan siap pakai. d. Mengatur tugas para operator secara efektif, efisien dan menangani kesukaran teknis pembuatan obat. e. Mengatur ketertibandisiplin bawahan serta menjaga suasana kerja yang baik. f. Pemantauan penyimpanan sementara bat setengah jadi dan penyerahan obat setengah jadi ke Seksi Pengemasan. g. Memeriksa dan mengisi dengan benar catatan Pengolahan Batch dan penyajian laporan hasil produksi tabletkapsul. Universitas Sumatera Utara h. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi tbletkapsul. i. Penyelenggaraan administrasi dilingkungan seksi tabletkapsul. j. Pengusulan dan penerapan Rencana Kerja di lingkungan seksi tabletkapsul. k. Pengusulan Investasi dan Rehabilitasi sarana kerja di lingkungan seksi tabletkapsul. l. Penggunaan dan pemeliharaan Inventaris perusahaan dilingkungan seksi tabletkapsul. m. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil. 7. Supervisor KrimSalep. a. Mengatur agar obat diproduksi menurut prosedur pembutan yang telah ditentukan CPOB sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh PPIC. b. Pemantauan, pengambilan, penimbangan pengukuran bahan baku, pada formulir Catatan Pengolahan Batch produksi krimobat luar yang sesuai dengan CPOB. c. Pemantauan kegiatan produksi krimobat luar sesuai dengan CPOB seta menjaga kebersihan alat maupun tempat kerja dan menjamin peralatan yang akan digunakan dalam keadaan bersih dan siap pakai. d. Mengatur tugas para operator secara efektif dan efisien dan menangani kesukaran teknis pembuatan obat. e. Mengatur ketertibandisiplin bawahan serta menjaga suasana kerja yang baik. Universitas Sumatera Utara f. Pemantauan penyimpanan sementara obat setengah jadi dan penyerahan obat setengah jadi ke Seksi Pengemasan. g. Memeriksa dan mengisi dengan benar Catatan Pengolahan Batch dan penyajian laporan harian hasil produksi krimobat luar. h. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi krimobat luar. i. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi krimobat luar. j. Pengusulan dan penerapan Rencana kerja di lingkungan seksi krimobat luar. k. Pengusulan Investasi dan rehabilitasi sarana kerja di lingkungan seksi krimobat luar. l. Penggunaan dan pemeliharaan inventaris peruasahaan di lingkungan seksi krimobat luar. m. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil. 8. Supervisor Pengemasan a. Mengatur agar obat dikemas menurut prosedur pengemasan yang telah ditentukan CPOB dan sesuai dengan jadwal yang dikeluarkan oleh PPIC. b. Pemantauan penerimaan produk ruahan, penerimaan dan penandaan bahan kemasan sesuai dengan formulir catatan pengemasan batch yang telah ditentukan oleh CPOB. c. Pemantauan kegiatan pengemasan primer dan sekunder sesuai dengan CPOB serta kebersihan alat maupun tempat kerja di lingkungan seksi pengemasan. Universitas Sumatera Utara d. Pemantauan penyimpanan sementara obat jadi di gudang karantina dan penyerahan obat jadi ke gudang obat jadi. e. Memeriksa dan mengisi dengan benar catatan pengemasan batch dan penyajian laporan hasil pengemasan. f. Mengatur tugas operatorpelaksana secara efektif, efisien dan menanganikesukaran teknis pengemasan obat. g. Mengatur ketertibandisiplin bawahan serta menjaga suasana kerja yang baik. h. Pengusulan pengadaan, pengembangan dan pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi pengemasan. i. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pengemasan. 9. Pengendalian Mutu a. Merencanakan, menata, melaksanakan dan mengawasi pelaksanaan pemeriksaan bahan baku,bahan pengemas, produk antara, prodk ruahan dan produk jadi serta melaksanakan pemeriksaan selama proses produksi. b. Pemantauan pemanfaatan dan pemeliharaan sarana pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan pemeriksaan produk dalam proses. c. Pemantauan dan pemeliharaan kondisi lingkungan pabrik dan melaksanakan pemantauan baku mutu air limbah yang dihasilkan plant medan. d. Melaksanakan semua ketentuan GMP atau CPOB terkini dalam melakukan tugas pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas, produk Universitas Sumatera Utara antara, produk ruahandan produk jadi serta pemeriksaan selama proses produksi. e. Mengelola pelaksanaan kebijakan perencanaan tenaga kerja dan pembinaan SDM di lingkungan Asisten Manager Pengendalian Produksi. 10. Pemastian Mutu Proses Produksi. a. Pemantauan pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses yang harus diperiksa. b. Pemantauan pendataan dan inventarisasi bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses. c. Penyiapan laporan hasil pemantauan kegiatan pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses. d. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pemeriksaan bahan baku dan IPC. e. Penyusunan konsep surat menyurat yang meliputi kegiatan pemeriksaan bahan baku, bahan pengemas dan produk dalam proses. 11. Pemastian Mutu Penunjang Proses Produksi a. Pemantauan pemeriksaan bahan jadi, pemeriksaan mikrobologi dan pemeriksaan limbah. b. Pemantauan pendataan dan inventarisasi obat jadi yang harus diperiksa. c. Pemantauan pemanfaatan sarana pemeriksaan obat jadi, pemeriksaan mikrobiologi dan limbah. d. Penyiapan laporan hasil pemantauan kegiatan pemeriksaan obat jadi, pemerikasaan mikrobiologi dan limbah. Universitas Sumatera Utara 12. Supervisor Pemeliharaan dan energi. a. Pemantauan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan produksi, sarana laboratorium, tata usaha, PPIC, gudang serta kelengkapannya. b. Membantu pemantauan pemanfaatan sarana untuk pemeliharaan dan perbaikan sarana produksi dan energi, sarana laboratorium, tata usaha, PPIC serta lingkungan dan kelengkapannya. c. Penyajian laporan hasil pemantauan kegiatan pemeliharaan dan perbaikan instalasi energi sarana produksi, sarana laboratorium, tata usaha, PPIC, serta lingkungan dan kelengkapannya. d. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi. e. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi. f. Pengusulan dan penggunaan rencana kerja dan anggaran perusahaan RKAP di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi. g. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai dilingkungan seksi pemeliharaan dan energi. h. Penggunaan dan pemeliharaan inventaris perusahaan di lingkungan seksi pemeliharaan dan energi. i. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil. 13. Supervisor Penyimpanan a. Pemnatauan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran bahan baku obat, bahan pengemas dan obat jadi. Universitas Sumatera Utara b. Penyusunan laporan permohonan periksa atas barang yang diterima sesuai dengan permintaan bahan. c. Pengawasan penimbangan dan pengeluaran bahan sesuai dengan surat perintah pengeluaran bahan. d. Merencanakan penyusunan dan penempatan bahan baku obat, bahan pengemas dan obat jadi sesuai dengan kapasitas gudang. e. Pemantauan persediaan bahan baku, bahan pengemas dan obat jadi serta pendataan kartu APG. f. Menolak barang yang tidak sesuai kualitas dan kuantitas secara visual dan membuat berita acara. g. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai di lingkungan seksi pergudangan. h. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan seksi pergudangan. i. Pengusulan dan penerapan rencana kerja di lingkungan seksi pergudangan. j. Pengusulan investasi dan rehabilitasi sarana kerja di lingkungan seksi pergudangan k. Penggunaan dan pemeliharaan inventaris perusahaan dilingkungan seksi pergudangan. l. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil. 14. Supervisor Pengadaan a. Menerima BPPB Bon Permintaan Pembelian Bahan BakuBahan Kemasan dari supervisor PPIC, setelah ditandatangani tanda terimanya menyerahkan kembali arsipnya kepada supervisor PPIC. Universitas Sumatera Utara b. Membuat penawaran harga kepada beberapa supplier untuk mengetahui harga, melalui telepon maupun surat yang di fax. c. Setelah menerima harga, maka harga terendah dari supplier yang digunakan untuk membuat harga peasanan bahan bakubahan kemasan. d. Membuat surat pesanan bahan bakubahan kemasan. e. Sebelum mengirimkan surat pesanan terlebih dahulu mencatatnya ke buku ekspedisi. f. Menelpon supplier kembali apakah mereka menerima surat pesanan atau belum, apakah mereka sanggup melayani dan kapan mengirimkan bahan bakukemasan yang dipesan tersebut. g. Setelah barang diterima mengecek kembali melalui BM Barang Masuk apakah barang yang dikirim sesuai dengan surat pesanan, baik jenis maupun jumlahnya, ataupun kalau keadaan barang tidak memenuhi syarat setelah diperiksa h. Mengecek faktur yang diberikan oleh supplier, apakah harga sesuai dengan penawaranperjanjian seperti yang tertera di surat pesanan. i. Setelah menerima faktur mencatat harganya diblanko BM Barang Masuk dan mencatat BM tersebut ke buku besar catatan pengadaan j. Faktur yang belum datang sampai akhir bulan, menelponnya untk mengirimkan faktur segera guna kebutuhan laporan akutansi pada setiap bulannya. k. Penyelenggaraan kegiatan lain yang ditugaskan secara insidentil. Universitas Sumatera Utara 15. Supervisor Akutansi a. Penerapan peraturaninstruksi sistem prosedur akutansi yang diterapkan perusahaan. b. Pencatatan pengeluaranpenerimaan kas, bank dengan sarana jurnal kasBank yang menghasilkan output Buku Harian Kas Dan Bank. c. Pencatatan barang masuk dengan sarana Nomor Barang Masuk di jurnal menghasilkan Buku Penerimaan Barang. d. Pencatatan pembelian Barang dengan sarana faktur-faktur yang diterima dari leveransir di jurnal yang menghasilkan Buku Penjualan. e. Pencatatan Penjualan Barang dengan sarana Faktur Penjualan NPI di jurnal yang menghasilkan Buku Penjualan. f. Pencatatan Nota Debet ND dan Nota Kedit CN yang dibebankan atau diperhitungkan dari kantor pusat dan UnitOutlet lain dengan sarana di jurnal yang menghasilkan Buku Memorial Buku Tambahan. g. Pengolahan dan penyusunan hasil perhitungan Harga Pokok Penjualan HPP dari hasil produksi. h. Pengolahan dan penyusunan laporan keuangan antara lain : 1. Neraca 2. Rugi laba 3. Alokasi Biaya 4. Cash Flow i. Daftar aktiva dan penyusutannya. j. Rincian-rincian rekening. Universitas Sumatera Utara k. Pengusulan pengadaan, pengembangan, pembinaan serta pelaksanaan penilaian pegawai di lingkungan Seksi Akuntansi. l. Penyelenggaraan administrasi di lingkungan Seksi Akuntansi. m. Pengusulan dan penerapan Rencana Kerja di lingkungan seksi Akuntansi. n. Pengusulan investasi dan rehabilitasi sarana kerja dilingkungan akuntansi. 16. Supervisor Keuangan. a. Penyusunan Rencana Anggaran Keuangan Perusahaan untuk masa periode satu tahun dan mem-breakdown Anggaran Keuangan perusahaan PT.Kimia Farma Persero, Tbk Plant Medan yang sudah disetujui RUPS. b. Pemeriksaan kebenaran bukti-bukti pendukung pengeluaran , penerimaan kas bank dari pihak intern maupun ekstern sebelum pihak tersebut diberikan kepada kasir. c. Pengaturan anggaran perusahaan dengan cara memberi kode rekening biaya terhadap bukti pendukung biaya pengeluaran kas dan bank sebelum diberikan kepada kasiragar biaya-biaya operasional perusahaan tidak melebihi anggaran keuangan setiap bulannya. d. Pencatatan bukti-bukti pengeluaran dan penerimaan menjadi bukti kas dan bank harian. e. Pemeriksaan buku harian kas bank yang dibuat oleh Bagian Akuntansi. f. Pemeriksaan kebenaran NPI penjualan serta Faktur Pajak Keluaran yang dibuat oleh bagian penjualan maupun Buku Penjualan yang dibuat oleh bagian Penjualan yang dibuat oleh bagian penjualan. g. Pelaksanaan laporan surat Setoran Pajak PPN Kepres 56. Universitas Sumatera Utara 17. Supervisor UmumRT dan Personalia. a. Pemantauan dan penyusunan daftar komposisi pegawai serta kedisiplinan pegawai berdasarkan data absensi, menyiapkan data tegoran tertulis bagi pegawai yang melanggar disiplin dan Peraturan Perusahaan. b. Pemantauan dan Penyusunan daftar gaji, pendapatan lainnya pemotongan dan pelaporan IP, ISP, iuran Jamsostek, perhitungan seta pelaporan pajak penghasilan pegawai. c. Penyusunan dan pemeliharaan arsip data kepegawaian, daftar pembayaran gaji serta pendapatan lainnya. d. Penyiapan kartu pegawai dan pendataan kehadiran pegawai serta konduite pegawai. e. Menyiapkan usulan pegawai yang akan diusulkan untuk kenaikan golongan, promosi jabatan dan mutasi pegawai.

2.5.2. Jumlah Tenaga Kerja dan Jam Kerja