c. Praktek yang sehat dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit
organisasi. Pembagian tanggung jawab fungsional dan sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang telah ditetapkan tidak akan terlaksana dengan baik
jika tidak diciptakan cara-cara yang umumnya ditempuh oleh perusahaan dalam menciptakan praktek yang sehat adalah :
1 Penggunaan formulir bernomor urut tercatat yang pemakaiannya harus
dipertanggungjawabkan oleh yang berwenang. 2
Pemeriksaan mendadak surprise audit 3
Setiap stransaksi tidak boleh dilaksanakan dari awal sampai akhir oleh satu orang atau satu unit organisasi, tanpa ada campur tangan dari orang
atau organisasi lain. 4
Perputaran jabatan job rotation 5
Keharusan pengambilan cuti bagi karyawan yang berhak. 6
Setiap priodik diadakan pencocokan fisik kekayaan dengan catatannya. d.
Karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggungjawabnya. Diantara empat unsur pokok pengawasan intern tersebut di atas, unsur mutu
karyawan merupakan unsur pengawasan intern paling penting. Karyawan yang jujur dan ahli dalam bidang yang menjadi tanggungjawabnya akan dapat
melaksanakan pekerjaannya dengan efisien dan efektif, meskipun hanya sedikit unsur sistem pengawasan intern yang mendukungnya. Jika perusahaan
memiliki karyawan yang kompeten dan jujur, unsur pengawasan intern yang lain dapat dikurangi sampai batas minimum dan perusahaan tetap
mampu menghasilkan pertanggungjawaban keuangan yang dapat diandalkan.
Di lain pihak, meskipun tiga unsur pengawasan intern yang lain cukup kuat, namun jika dilaksanakan oleh karyawan yang tidak kompeten dan tidak jujur,
empat tujuan sistem pengawasan intern seperti yang telah diuraikan diatas tidak akan tercapai.
Pada Fakultas Ekonomi unsur-unsur pengawasan internal yang ada antara lain mencakup Struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional
secara tegas, sistem wewenang dan prosedur pencatatan yang memberikan perlindungan yang cukup terhadap kekayaan, utang, pendapatan, dan biaya
praktek yang tegas dalam melaksanakan tugas dan fungsi setiap unit organisasi dan karyawan yang mutunya sesuai dengan tanggung jawabnya.
4. Prosedur pengeluaran kas yang baik
Adapun prosedur pengeluaran kas yang baik adalah : a.
Memisahkan tanggungjawab untuk pencatatan pengeluaran kas, penulisan cek, pengiriman cek dan pencatatan.
b. Melaksanakan semua pengeluaran kas dalam bentuk cek kecuali dana kas
internal kas kecil. c.
Apabila dana kas kecil diterapkan perlu dikembangkan pengendalian yang ketat dan prosedur otorisasi untuk penggunaannya.
d. Menyimpan dan menandatangani cek hanya apabila disertai dokumen dan
verifikasi yang memadai. e.
Mengawasi semua fungsi pengeluaran kas pencatatan.
B. Pengawasan intern pengeluaran kas
Pengeluaran kas yang telah dikeluarkan untuk bagian Kepegawaian harus diawasi. Untuk itu Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara perlu
memperhatikan beberapa hal berikut :
1. Semua kas yang telah dibayar harus dicatat dalam suatu daftar menurut waktu
pengeluarannya. 2.
Tanggal daftar pengeluaran kas harus sama dengan tanggal pengeluaran yang dicatat dalam buku kas.
3. Nama dari penerima harus sama dengan nama yang dicatat dalam buku kas.
4. Jumlahnya nilai nominal dari cek yang telah dikeluarkan dalam setahun.
5. Jumlah uang yang tertulis di daftar pengeluaran kas harus sama dengan jumlah
uang yang dicatat dalam buku kas. 6.
Semua daftar pengeluaran kas harus ditandatangani oleh pihak yang bersangkutan.
7. Harus diperhatikan dengan teliti apakah ada pemalsuan tandatangan yang
bersangkutan.
C. Prosedur Pengeluaran Kas
Pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian umumnya bertujuan untuk membiayai seluruh kegiatan pada Bagian Kepegawaian seperti pengeluaran kas
untuk biaya pendidikan,penelitian,pengabdian pada masyarakat, dan pembinaan Kemahasiswaan Semua transaksi pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian
yang jumlahnya relatif besar harus menggunakan cek kecuali untuk pengisian dana kas kecil yang menggunakan uang tunai. Untuk pengeluaran kas pada
Bagian Kepegawaian mengharuskan otorisasi, pengesahan dan persetujuan. Dimana otorisasi dilakukan oleh pihak kepala Keuangan dan disahkan oleh bagian
Bendahara untuk selanjutnya pencatatan pengeluaran kas tersebut dilakukan oleh bagian pembukuan . Setiap penulisan cek yang salah harus dibuat tanda “batal”
dan tidak dibuang.
Untuk lebih jelasnya bagaimana pengeluaran kas pada Bagian
Kepegawaian. Berikut penjelasan yang dapat dilihat berikut ini :
1. Bagian Keuangan menerima anggaran belanja pegawai atau pengeluaran
kas untuk bagian Kepegawaian dari Kasubag Kepegawaian yang dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung yang kemudian diarsipkan oleh
Bagian Keuangan . 2.
Bagian Keuangan membuat Bukti Kas Keluar BKK rangkap dua sesuai dengan anggaran belanja pegawai disertai dokumen-dokumen pendukung dari
Kepegawaian . -
Bukti Kas Keluar 1 untuk Keuangan -
Bukti Kas Keluar 2 diserahkan ke bagian pembukuan 3.
Dokumen pendukung dan bukti kas keluar diserahkan kebagian Keuangan 4.
Bagian Keuangan memeriksa dan mempersiapkan dokumen pengeluaran kas seluruh belanja kepegawaian sesuai dengan dokumen-dokumen pendukung
dan bukti kas keluar. 5.
Setelah dientry, , dokumen pendukung dan bukti kas keluar diserahkan ke Bendahara untuk dicek kebenarannya. Jika Bendahara menyetujuinya,
maka anggaran belanja pegawai disertai dokumen pendukung, bukti kas keluar tersebut ditandatanganinya.
