Prosedur pengeluaran kas yang baik

Bagian Kepegawaian mengharuskan otorisasi, pengesahan dan persetujuan. Dimana otorisasi dilakukan oleh pihak kepala Keuangan dan disahkan oleh bagian Bendahara untuk selanjutnya pencatatan pengeluaran kas tersebut dilakukan oleh bagian pembukuan . Setiap penulisan cek yang salah harus dibuat tanda “batal” dan tidak dibuang. Untuk lebih jelasnya bagaimana pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian. Berikut penjelasan yang dapat dilihat berikut ini : 1. Bagian Keuangan menerima anggaran belanja pegawai atau pengeluaran kas untuk bagian Kepegawaian dari Kasubag Kepegawaian yang dilengkapi dengan dokumen-dokumen pendukung yang kemudian diarsipkan oleh Bagian Keuangan . 2. Bagian Keuangan membuat Bukti Kas Keluar BKK rangkap dua sesuai dengan anggaran belanja pegawai disertai dokumen-dokumen pendukung dari Kepegawaian . - Bukti Kas Keluar 1 untuk Keuangan - Bukti Kas Keluar 2 diserahkan ke bagian pembukuan 3. Dokumen pendukung dan bukti kas keluar diserahkan kebagian Keuangan 4. Bagian Keuangan memeriksa dan mempersiapkan dokumen pengeluaran kas seluruh belanja kepegawaian sesuai dengan dokumen-dokumen pendukung dan bukti kas keluar. 5. Setelah dientry, , dokumen pendukung dan bukti kas keluar diserahkan ke Bendahara untuk dicek kebenarannya. Jika Bendahara menyetujuinya, maka anggaran belanja pegawai disertai dokumen pendukung, bukti kas keluar tersebut ditandatanganinya. 6. Bendahara mengeluarkan cek atau giro sebesar jumlah uang yang tertera. 7. Lalu cek atau giro,dokumen pendukung, bukti kas keluar diserahkan kembali ke bagian Keuangan. 8. Bagian Keuangan dan Bendahara melakukan internal cek dengan melihat laporan bank atau rekening yang sesuai dengan pembukuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. 9. Setelah angggaran belanja pegawai di bukukan maka anggara tersebut harus diserahkan kepada Dekan Fakultas Ekonomi untuk di cek kebenarannya. Apabila Dekan menyetujuhi maka anggaran belanja Kepegawaian akan ditanda tangani oleh Dekan Fakultas Ekonomi. 10. Dan setiap tahunnya Internal Audit akan memeriksa Laporan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Analisa dan evaluasi unsur-unsur pengawasan intern

Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik, seorang manajer atau kepala Keuangan harus mengetahui unsur-unsur pengawasan intern tersebut. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. Beberapa unsur-unsur pengawasan intern tersebut adalah sebagai berikut : 1. Lingkungan Pengadilan 2. Penilaian Resiko 3. Prosedur Pengendalian 4. Pemantauan dan Monitoring 5. Informasi dan Komunikasi