6. Bendahara mengeluarkan cek atau giro sebesar jumlah uang yang tertera.
7. Lalu cek atau giro,dokumen pendukung, bukti kas keluar diserahkan kembali ke bagian Keuangan.
8. Bagian Keuangan dan Bendahara melakukan internal cek dengan melihat
laporan bank atau rekening yang sesuai dengan pembukuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
9. Setelah angggaran belanja pegawai di bukukan maka anggara tersebut
harus diserahkan kepada Dekan Fakultas Ekonomi untuk di cek kebenarannya. Apabila Dekan menyetujuhi maka anggaran belanja Kepegawaian akan ditanda
tangani oleh Dekan Fakultas Ekonomi. 10.
Dan setiap tahunnya Internal Audit akan memeriksa Laporan Keuangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
D. Analisa dan evaluasi unsur-unsur pengawasan intern
Untuk menjamin agar pengawasan intern dapat berjalan dengan baik, seorang manajer atau kepala Keuangan harus mengetahui unsur-unsur
pengawasan intern tersebut. Pengawasan intern yang memuaskan tidak hanya diperoleh dari suatu sistem yang dikoordinasi, tetapi juga dari prosedur yang dapat
dipercaya dengan biaya yang relatif rendah. Beberapa unsur-unsur pengawasan intern tersebut adalah sebagai
berikut : 1.
Lingkungan Pengadilan 2.
Penilaian Resiko 3.
Prosedur Pengendalian 4.
Pemantauan dan Monitoring 5.
Informasi dan Komunikasi
Lingkungan pengendalian menciptakan susunan pengendalian dalam suatu organisasi tentang pengendalian. Lingkungan pengendalian menerapkan
landasan untuk semua unsur pengawasan intern yang membentuk disiplin dan struktur.
Berbagai faktor yang membentuk lingkungan pengendalian dalam suatu perusahaan antara lain :
1. Nilai integritas dan etika
2. Komitmen terhadap kompetensi
3. Dewan komisaris dan komite audit
4. Filosofi dan gaya operasi manajemen
5. Struktur organisasi
6. Pembagian wewenang dan pembebanan tanggung jawab
7. Kebijakan dana praktek sumber daya manusia
Setiap pengeluaran kas pada bagian Kepegawaian yang menggunakan cek dan giro harus melalui prosedur dan terlebih dahulu diotorisasi oleh
bagian keuangan mengenai jumlahnya. Demikian pula halnya dengan pengeluaran kas atau penyetoran ke bank harus terlebih dahulu melalui
persetujuan dari bagian kepala Keuangan dan kepala Bendahara yang menjadi pengendali lingkungan memegang peranan penting dalam menilai
baik atau tidaknya suatu pengawasan intern, karena didalam pengendalian lingkungan tercakup tindakan, kebijaksanaan dan prosedur yang mencerminkan
sikap seluruh manajemen puncak.
E. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pengeluaran Kas
Pada setiap Organisasi atau Peguruan tinggi, prosedur pengeluaran kas merupakan suatu yang penting karena kas merupakan salah satu faktor utama
jalannya kegiatan perusahaan. Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Bagian keuangan dan Bendahara telah berjalan dengan baik. Dalam hal ini untuk
kegiatan pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian harus meminta persetujuan
pemegang kas atau pihak yang berwenang untuk mendapatkan otorisasi.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Bagian Keuangan dan
Bendahara adalah sebagai berikut :
1. Untuk membayar kas harus dapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang
berwenang. 2.
Pengeluaran kas sebaiknya melalui otorisasi yang jelas, karena pengawasan intern pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan lebih dari
satu orang dalam mengawasi kas organisasi dan otorisasi tersebut ditandatangani oleh orang yang berkompeten.
3. Diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembaran otorisasi dengan
orang yang berhak menandatanganinya. Berdasarkan uraian di atas, prosedur pengeluaran kas yang dilakukan
oleh bagian Keuangan dan Bendahara pada Bagian Kepegawaian dapat menghindari kesalahan, khususnya dalam hal pencatatan kas. Dengan menerapkan
prosedur yang telah ditentukan maka penyelewengan atas kas dapat dihindari. Demikian pula yang diterapkan oleh Bagian Keuangan dan Bendahara,
penyelewengan terhadap kas sangat sulit untuk dilakukan karena setiap pengeluaran kas harus atas Bagian Keuangan dan Bendahara.
