E. Analisa dan Evaluasi Prosedur Pengeluaran Kas
Pada setiap Organisasi atau Peguruan tinggi, prosedur pengeluaran kas merupakan suatu yang penting karena kas merupakan salah satu faktor utama
jalannya kegiatan perusahaan. Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Bagian keuangan dan Bendahara telah berjalan dengan baik. Dalam hal ini untuk
kegiatan pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian harus meminta persetujuan
pemegang kas atau pihak yang berwenang untuk mendapatkan otorisasi.
Prosedur pengeluaran kas yang dilakukan oleh Bagian Keuangan dan
Bendahara adalah sebagai berikut :
1. Untuk membayar kas harus dapat otorisasi terlebih dahulu oleh bagian yang
berwenang. 2.
Pengeluaran kas sebaiknya melalui otorisasi yang jelas, karena pengawasan intern pengeluaran kas yang baik menghendaki adanya keterlibatan lebih dari
satu orang dalam mengawasi kas organisasi dan otorisasi tersebut ditandatangani oleh orang yang berkompeten.
3. Diadakan pemisahan antara orang yang menyimpan lembaran otorisasi dengan
orang yang berhak menandatanganinya. Berdasarkan uraian di atas, prosedur pengeluaran kas yang dilakukan
oleh bagian Keuangan dan Bendahara pada Bagian Kepegawaian dapat menghindari kesalahan, khususnya dalam hal pencatatan kas. Dengan menerapkan
prosedur yang telah ditentukan maka penyelewengan atas kas dapat dihindari. Demikian pula yang diterapkan oleh Bagian Keuangan dan Bendahara,
penyelewengan terhadap kas sangat sulit untuk dilakukan karena setiap pengeluaran kas harus atas Bagian Keuangan dan Bendahara.
F. Analisa dan Evaluasi Pengawasan Intern Pengeluaran Kas
Pengawasan intern pengeluaran kas juga hampir sama halnya dengan pengawasan intern penerimaan kas. Supaya pengeluaran kas tersebut efektif
dan efisien maka sebelumnya dilakukannya pengeluaran kas, terlebih dahulu diadakan pemeriksaan terhadap bukti-bukti pengeluaran kas.
Pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian meliputi belanja pegawai untuk :
1. pendidikan digunakan untuk biaya kuliah dikelas,dosen pembimbing
skripsi, pengujian skripsi, seminarlokakarya, pelaksanaanaan Adminitrasi, Dosen wali, pengawas ujian, pengawasan PKL, tim penilai karya mengajar
dosen, penulisan karya ilmiah tim pengembagan program pendidikan, petugas pergelaran dan pameran, guru besar luar biasa.
2. penelititian digunakan untuk biaya pembina lembaga pengabdian,
pembimbing tim pengabdian, tim evaluasi penilai proposal, penyusunan proposal dan buku panduan, penulisan hasil pengabdian, perumusan hasil
pengabdian, U.P.P.M di fakultas 3.
pengabdian pada masyarakat digunakan untuk biaya pembimbing penalaran riset, pembimbing minat dan olahraga, pembimbing praktek
kegiatan mahasiswa, bimbingan dan konseling, bakti sosial mahasiswa, penyusunan buku petunjuk kegiatan mahasiswa,dan media komunikasi
mahasiswa.
4. pembinaan kemahasiswaan digunakan untuk biaya pembinapengelolaan,
tidak aktif pada program extention, senat akademikDPF, kegiatan analisis jabatan, pengelolahan Data S.M Sinas, dan evaluasi program, inisiatif unsur
akademikAdminitrasi S1 dan D3, panitia Adhoc, pembinaan Managemen pendidikan tinggi, honorariom tim internal audit USU, dan lemburkelebihan
jam kerja tenaga Adminitrasi. Setiap pengeluaran yang dilakukan harus mendapat persetujuan dari pihak
yang berwenang dalam hal ini pengeluaran kas pada Bagian Kepegawaian sudah cukup baik yang ditandai dengan :
1. Setiap pengeluaran yang terjadi harus disertai dengan bukti.
2. Keabsahan bukti transaksi harus diuji oleh pejabat penguji
3. Semua daftar pengeluaran kas baik debet maupun kredit yang terdapat dalam
Buku Kas Umum ditutup setiap bulannya untuk mengetahui saldo kas dan ditandatangani oleh Bendahara dan Kepala Keuangan selaku kuasa pengguna
anggaran. 4.
Setiap cek yang keluar harus ditandatangani pejabat yang berwenang. 5.
Setiap tahun buku kas yang berisikan berbagai tpengeluaran kas diperiksa oleh audit internal.
Dengan adanya pengawasan intern pengeluaran kas dipastikan semua pengeluaran kas yang terjadi telah mendapat persetujuan dari yang berwenang dan
telah dibukukan dengan benar, sehingga kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap kas sangat kecil.