3 Pengawasan material
Pengawasan material ialah untuk mengetahui apakah barang-barang yang disediakan sesuai dengan rencana pengadaannya. Pengawasan
material ini harus disertai standar barang yang telah ditentukan.
D. Ciri-ciri Pengawasan Yang Efektif
Pelaksanaan pengawasan yang efektif merupakan salah satu refleksi dari efektivitas majerial seorang pemimpin. Oleh karena itu, tidaklah mengherankan
bahwa setiap orang yang menduduki jabatan paling tinggi ke jabatan paling rendah selalu menginginkan baginya tersedia suatu sistem informasi yang handal
agar pelaksanaan berbagai kegiatan yang menjadi tanggu jawabnya benar-benar terlaksana sesuai dengan hal-hal yang telah ditetapkan dalam rencana. Bahkan
dilihat dari segi pengawasan, sebagian besar kegiatan yang diselenggarakan oleh berbagai satuan kerja penunjang dalam organisasi sebenarnya dilakukan dalam
rangka penyediaan informasi, seperti informasi keuangan, informasi kepegawaian, informasi logistik, dan informasi ketatausahaan sebagai bahan untuk
memperlancar jalannya pengawasan.
Siagian 2007:175 mengatakan pengawasan akan berlangsung dengan efektif apabila memiliki ciri-ciri sebagai berikut :
1. Pengawasan harus merefleksikan sifat dari berbagai kegiatan yang
diselenggarakan.
Universitas Sumatera Utara
Yang dimaksud ialah bahwa teknik pengawasan harus sesuai, antara lain penemuan informasi tentang siapa yang melakukan pengawasan dan
kegiatan apa yang menjadi sasaran pengawasan tersebut. 2.
Pengawasan harus segera memberikan petunjuk tentang kemungkinan adanya deviasi dari rencana.
Pengawasan harus mampu mendeteksi deviasi atau penyimpangan yang mungkin terjadi sebelum penyimpangan itu menjadi kenyataan. Usaha
deteksi seperti itu harus dilakukan sedini mungkin dan informasi tentang hasil deteksi itu harus segera tiba di tangan pimpinan yang secara funsional
bertanggung jawab
agar ia
segera dapat
mengambil tindakan
pencegahannya. 3.
Pengawasan harus menunjukkan pengecualian pada titik-titik strategis. Seorang pimpinan harus mampu menentukan kegiatan apa yang perlu
dilakukannya sendiri dan kegiatan apa pula yang sebaiknya didelegasikan kepada orang lain.
4. Objektivitas dalam melakukan pengawasan.
Salah satu komponen yang harus jelas terlihat dalam rencana ialah standar prestasi kerja yang diharapkan dipenuhi oleh para pelaksana operasional.
Standar demikian harus jelas terlihat bukan saja dalam prosedur dan mekanisme kerja, tetapi juga dalam rangkaian kriteria yang menggambarkan
persyaratan kuantitatif dan kualitatif dan sedapat mungkin dinyatakan secara tertulis. Dengan adanya criteria tersebut, maka pengawasan dapat dilakukan
dengan objektif.
Universitas Sumatera Utara
5. Keluwesan pengawasan.
Hal ini berarti bahwa pengawasan harus tetap bisa berlangsung meskipun organisasi menghadapi perubahan karena timbulnya keadaan yang tidak
diduga sebelumnya atau bahkan juga apabila terjadi kegagalan. Pengawas harus segera melaporkan kegagalan atau perubahan tersebut. Dengan
demikian, penyesuaian-penyesuaian yang diperlukan dapat dilakukan dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan.
6. Efisiensi pelaksanaan pengawasan.
Pengawasan dilakukan supaya keseluruhan organisasi bekerja dengan tingkat efisiensi yang semakin tinggi. Hal ini berarti, setiap organisasi harus
menciptakan satu sistem pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan organisasi yang bersangkutan karena hanya dengan demikianlah efisiensi
pengawasan dapat ditingkatkan. 7.
Pengawasan mencari apa yang tidak beres. Teori pengawasan menonjolkan usaha peningkatan efisiensi dan efektivitas
dengan menyoroti sistem kerja yang berlaku bagi organisasi. Artinya, yang menjadi sorotan utama adalah usaha mencari dan menemukan apa yang
tidak beres dalam organisasi apalagi kalau terjadi penyimpangan dari rencana yang telah ditetapkan sebelumnya. Dalam hal ini, pengawasan yang
baik juga harus menemukan siapa yang salah dan factor-faktor apa yang menyebabkan terjadinya kesalahan tersebut.
8. Pengawasan harus bersifat membimbing.
Jika ditemukan apa yang tidak beres dan siapa yang salah serta telah diketahui pula faktor-faktor penyebabnya, seorang pimpinan harus berani
Universitas Sumatera Utara
mengambil tindakan yang dipandang paling tepat sehingga kesalahn yang diperbuat oeh bawahan tidak terulang kembali meskipun kecendrungan
berbuat kesalahan yang lain tidak dapat dihilangkan sama sekali mengingat sifat manusia yang tidak sempurnah itu. Bahkan pengenaan sanksi berupa
hukuman pun, bila diperlukan harus dilakukan sesuai dengan ketentuan- ketentuan yang berlaku. Hanya saja dalam pengenaan sanksi, harus bersifat
membimbing, mendidik, objektif, dan rasional sert didasarkan pada criteria yang dipahami dan diterima oleh ornag-orang yang bersangkutan. Dalam
hubungan ini harus ditekankan, bahwa tindakan pengenaan sanksi terhadap bawahan menuntut keteladanan pada diri pemimpin yang bersangkutan.
E. Langkah-langkah proses pengawasan
