C. Jenis dan Metode pengawasan
Jenis Pengawasan
Berbagai macam pendapat tentang jenis-jenis pengawasan. Terjadinya perbedaan pendapat tersebut, terutama karena perbedaan sudut pandang atau dasar
perbedaan jenis-jenis pengawasan itu. Ada tiga jenis pengawasan menurut Simbolon 2004:62 jenis pengawasan yaitu :
1. Pengawasan internal
Pengawasan internal adalah pengawasan yang dilakukan oleh unit pengawasan yang dibentuk dalam organisasi itu sendiri. Unit pengawasan
ini bertugas mengumpulkan segala data dan informasi yang diperlukan oleh organisasi. Data-data dan informasi ini diperlukan oleh pimpinan untuk
menilai kemajuan dan kemunduran dalam pelaksanaan pekerjaan. Contohnya: Pada Bagian Akademik pengawasan dilakukan oleh Pembantu
Dekan I selaku Pemimpin Bagian Akademik Fakultas Ekonomi Universitas Sumatre Utara.
2. Pengawasan eksternal
Pengawasan eksternal adalah pengawasan yang dilakukan dari luar organisasi itu. Pengawasan dari luar organisasi adalah pengawasan yang
bertindak atas nama atasan pimpinan organisasi itu, atau bertindak atas nama pimpinan organisasi itu karena permintaannya.
Contohnya: Dimana setiap Pegawai pada Bagian Akademik harus mengisi absen setiap hari sebelum melakukan aktifitas kerja.
Universitas Sumatera Utara
3. Pengawasan preventif
Pengawasan preventif adalah pengawasan yang dilakukan sebelum rencana itu dilaksanakan. Maksud dari pengawasan preventif ini ialah untuk
mencegah terjadinya kekeliruan kesalahan dalam pelaksanaan. Adapun dalam pengawasan preventif ini dapat dilakukan hal-hal berikut :
1. Menentukan peraturan-peraturan yang berhubungan dengan sistem
prosedur, hubungan, dan tata kerjanya. 2.
Membuat pedoman manual sesuai dengan peratura-peraturan yang telah ditetapkan.
3. Menentukan kedudukan, tugas, wewwnang,dan tanggung jawabnya.
4. Mengorganisasikan segala macam kegiatan, penempatan pegawai dan
pembagian pekerjaannya. 5.
Menentukan sistem koordinasi, pelaporan, dan pemeriksaan. 6.
Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pejabat yang menyimpang dari peraturan yang telah ditetapkan.
Contohnya: setiap pekerjaan yang dikerjakan oleh pegawai akademik harus diketahui oleh pimpinan akademik dengan melakukan pengontrolan atau
pengecekkan kembali guna mencegah terjadi kesalahan atau kekeliruan. 4.
Pengawasan represif Pengawasan represif adalah pengawasan yang dilakukan setelah adanya
pelaksanaan pekerjaan. Maksud diadakannya pengawasan represif ialah untuk menjamin kelangsungan pelaksanaan pekerjaan agar hasilnya sesuai
dengan rencana yang telah ditetapkan. Adapun pengawasan represif ini dapat menggunakan sistem-sistem pengawasan sebagai berikut :
Universitas Sumatera Utara
1. Sistem komperatif
a Mempelajari laporan-laporan kemajuan dari pelaksanaan pekerjaan,
dibandingkan dengan jadwal rencana pelaksanaan. b
Membandingkan laporan-laporan hasil pelaksanaan pekerjaan dengan rencana yang telah diputuskan sebelumnya.
c Mengadakan analisis terhadap perbedaaan-perbedaan tersebut,
termasuk faktor lingkungan yang mempengaruhinya. d
Memberikan penilaian terhadap hasil pelasanaan pekerjaan, termasuk para penanggung jawabnya.
e Mengambil
keputusan tata
usaha perbaikannya
atau penyempurnaannya.
2. Sistem verifikatif
a Menentukan ketentuan-ketentuan yang berhubungan dengan
prosedur pemeriksaan. b
Pemeriksaan tersebut harus dibuat laporan secara periodik atau secara khusus.
c Mempelajari laporan untuk mengetahui perkembangan dari hasil
pelaksanaannya. d
Mengadakan penilaian terhadap hasil pelaksanaannya. e
Memutuskan tindakan-tindakan perbaikan atau penyempurnaan.
3. Sistem inspeksi
Inspeksi adalah untuk mengecek kebenaran dari suatu laporan yang dibuat oleh para petugas pelaksanaannya. Dalam pemeriksaan di tempat
Universitas Sumatera Utara
on the spot inspection, instruksi-instruksi diberikan dalam rangka perbaikan dan penyempurnaan pekerjaan. Inspeksi dimaksudkan untuk
memberi penjelasan-penjelasan terhadap kebijaksanaan pimpinan. 4.
Sistem investigatif Sistem ini lebih menitikberatkan terhadap penyelidikan penelitian yang
lebih mendalam terhadap suatu masalah yang bersifat negatif. Penelitian ini didasarkan atas suatu masalah yang bersifat hipotesis
anggapan. Agar dapat memperoleh jawaban tersebut diperlukan data, menganalisis data, dan penelitian data tersebut. Berdasarkan hasil
penelitian tersebut, kemudian segera diambil keputusannya. Yang perlu diperhatikan di sini adalah validitas data tersebut dapat dipertanggung
jawabkan. Contohnya : Jika staf akademik mengalami atau menghadapi suatu masalah
terhadap pekerjaannya, staf tersebut memberitahukan masalah tersebut kepada pimpinan dan pimpinan bersedia membantu dan memberi solusi.
Metode pengawasan
a Pengawasan langsung
Pengawasan langsung ialah apabila pimpinan organisasi melakukan pemeriksaan langsung pada tempat pelaksanaan pekerjaan, baik dengan
sistem inpektif, verifikatif, maupun dengan investigatif. b
Pengawasan tidak langsung Pengawasan tidak langsung ialah apabila pimpinan organisasi melakukan
pemeriksaan pelaksanaan pekerjaan hanya melalui laporan-laporan yang masuk padanya. Kelemahan dari pengawasan tidak langsung ini tidak
Universitas Sumatera Utara
dapat segera mengetahui kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaannya, sehingga dapat menimbulkan kerugian yang lebih banyak.
c Pengawasan formal
Pengawasan formal ialah pengawasan yang secara formal dilakukan oleh unit pengawas yang bertindak atas nama pimpinan organisasinya atau
atasan dari pimpinan dari organisasi itu. d
Pengawasan informal Pengawasan informal ialah pengawasan yang tidak melalui saluran formal
atau prosedur yang telah ditentukan. Pengawasan informal ini biasanya dilakukan oleh para pejabat pimpinan dengan melalui kunjungan yang tidak
resmi pribadi. Hal ini dimaksud untuk menghindarkan kekakuan dalam hubungan antara atasan dan bawahan.
e Pengawasan administrasi
Pengawasan administrasi ialah pengawasan yang meliputi bidang keuangan, kepegawaian, dan material. Ketiga bidang pengawasan ini dapat
diuraikan sebagai berikut : 1
Pengawasan keuangan Pengawasan keuangan menyangkut tentang pos-pos anggaran
kepengurusan administratif dan kepengurusan kebendarahan. 2
Pengawasan kepegawaian Pengawasan kepegawaian menyangkut hal-hal yang berhubungan
dengan administrasi kepegawaian, yaitu perihal kebenaran prosedur penerimaan umur, pendidikan, atau keahlian, pengalaman, bakat, dan
sebagainya.
Universitas Sumatera Utara
3 Pengawasan material
Pengawasan material ialah untuk mengetahui apakah barang-barang yang disediakan sesuai dengan rencana pengadaannya. Pengawasan
material ini harus disertai standar barang yang telah ditentukan.
D. Ciri-ciri Pengawasan Yang Efektif
Kategori