1 Petugas arsip harus betul-betul orang yang dapat menyimpan rahasia. 2 Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip. Misalnya dapat
ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan oleh petugas atau unit kerja yang bersangkutan dengan penyelesaian surat itu.
3 Diberlakukan larangan bagi semua orang selain petugas arsip mengambil arsip dari tempatnya.
4 Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian
2.19. Penyusutan Arsip
Menurut Sugiarto 2005: 102, “penyusutan merupakan salah satu bagian
penting pengelolaan arsip yang meliputi pemindahan, penyerahan atau pemusnaha
”. Hal tersebut dipertegas lagi dalam Peraturan Pemerintah Nomor 87 Tahun 1999 ditegaskan bahwa
“kegiatan penyerahan dan pemusnahan dokumen perusahaan merupakan salah satu sarana yang penting untuk menyelamatkan dan
melestarikan bahan bukti resmi yang mempunyai nilai guna bagi kepentingan nasional dan untuk mengatur dokumen perusahaan yang tidak berguna,
mengurangi beban penyimpanan dan menghemat ruangan serta memungkinkan terkumpulnya dokumen perusahaan yang selekti
f”. Sebelum dilaksanakan penyusutan terlebih dahulu diadakan penilaian
terhadap berkas arsip. Setelah itu baru diadakan atau dilaksanakan penyusutan atau pemindahan arsip. Menurut Sedarmayanti 2003: 105-106, ada 2 macam
metode penyusutan, yaitu: 1. Metode berkala
Suatu metode penyusutan yang dilakukan dalam jangka waktu tertentu,
setelah masa penyimpanan yang telah ditentukan berakhir, maka arsip aktif isusutkan sekaligus pada periode tersebut.
Metode berkala dapat dibagi tiga, yaitu: a. Metode berkala 1 kali dalam jangka waktu tertentu.
b. Metode berkala 2 kali dalam jangka waktu tertentu. c. Metode berkala atas dasar waktu minimum-maksimum.
2. Metode berulang-ulang atau terus-menerus Suatu metode penyusutan yang dilakukan secara langsung, tanpa menunggu
periode tertentu. Untuk memusnahkan arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna dapat dilakukan dengan 3 cara antara lain:
a. Pembakaran Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah yang lazim dilakukan, karena
pelaksanaannya mudah. Tetapi apabila kertas arsip yang akan dimusnahkan itu 100 kg sampai 1000 kg maka pembakaran memerlukan waktu khusus dan sangat
berbahaya. b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah berwujud potongan-potongan kertas yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang bersangkutan. Apabila
potongan kertas yang berwujud “kawul kertas” dalam jumlah yang cukup banyak
dapat dijual untuk penyekat barang pecah belah atau barang-barang dari tembikar. Cara pemusnahan dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya
tidak harus selesai pada saat itu. Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus.
c. Penghancuran Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan
bahan kimia di atas tumpukan arsip. Cara ini agak berbahaya karena bahan kimia yang digunakan biasanya soda api dapat melukai kalau percikannya mengenai
badan. Pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan dengan cara yang lebih mudah meskipun biayanya agak mahal. Sekali tumpukan arsip dituangi bahan kimia,
maka terjadi reaksi penghancuran secara pelan-pelan tapi pasti.
2.20. Manajemen Kearsipan
