4. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip.
5. Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
2.8. Pengorganisasian Arsip
Menurut Sugiarto 2005: 22 ada beberapa pengorganisasian arsip dalam kantor yang sudah dikenal yaitu:
1. Sentralisasi yaitu sistem pengelolaan arsip yang dilakukan secara terpusat dalam suatu organisasi, atau dengan kata lain penyimpanan
arsip yang dipusatkan di satu unit kerja khusus yang lazim disebut Sentral Arsip.
2. Desentralisasi yaitu pengelolaan arsip yang dilakukan oleh setiap unit kerja dalam suatu organisasi.
3. Kombinasi sentralisasi dan desentralisasi yaitu arsip yang masih aktif dipergunakan atau disebut arsip aktif active file dikelola di unit kerja
masing-masing pengolah, dan arsip yang sudah kurang dipergunakan atau disebut arsip inaktif di kelola di Sentral Arsip.
Dalam penyimpanan arsip, dikenal 3 asas pengorganisasian, menurut Sedarmayanti 2003: 21 yaitu:
1. Asas Sentralisasi yaitu pelaksanaan pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu titik khusus yaitu pusat
penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan penyimpanan arsip. Asas ini biasanya digunakan oleh organisasi
yang tidak terlalu besar dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat khusus atau spesifik.
2. Asas Desentralisasi yaitu pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit dalam suatu organisasi. Asas ini
biasanya digunakan oleh organisasi yang besarkompleks kegiatannya dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi
yang khusus.
3. Asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi yaitu pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara asas sentralisasi
dan desentralisasi. Asas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada asas sentralisasi atau asas desentralisasi. Misal:
untuk arsip yang bersifat umum dibutuhkan oleh semua unit, disimpan pada pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya
khusus disimpan di masing-masing unit.
Pendapat beberapa ahli yang tercantum di atas dapat disimpulkan pengorganisasian arsip meliputi beberapa yaitu asas sentralisasi, asas
desentralisasi dan asas gabungan antara sentralisasi dan desentralisasi.
2.9. Peralatan dan Perlengkapan Arsip
