b. Pengorganisasian Organizing Fungsi manajemen berkaitan dengan penentuan dan pengelompokan
tugas ke dalam departemen, serta alokasi sumber daya ke dalam departemen.
c. Kepemimpinan Leading Fungsi manajemen menggunakan pengaruh untuk memberikan
motivasi kepada karyawan sehingga mencapai tujuan organisasi. d. Pengendalian Controlling
Fungsi manajemen berkaitan dengan pengawasan aktivitas karyawan, pertahanan organisasi pada jalur pemenuhan tujuan, dan pengoreksian
bila diperlukan.
Menurut Hasibuan 2004: 40, fungsi manajemen adalah sebagai berikut: a. Perencanaan Planning
Perencanaan adalah proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif
yang ada.
b. Pengorganisasian Organizing Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan
pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini,
menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan
melakukan aktivitasaktivitas tersebut.
c. Pengarahan actuating Pengarahan adalah mengarahkan semua bawahan, agar mau bekerja
sama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan. d. Pengendalian Controlling
Menurut Harold Koontz dalam Hasibuan 2004: 41, pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan,
agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan dapat terselenggara.
Pendapat beberapa ahli diatas fungsi manajemen dapat di simpulkan menjadi empat yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
yang semuanya saling membantu dalam proses manajemen suatu organisai.
2.3. Pengertian Arsip
Arsip merupakan bagian yang penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat
menunjang kemajuan lembaga tersebut. Menurut Sugiarto 2005: 3 istilah arsip berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata
“arche, kemudian berubah menjadi archea dan selanjutnya mengalami perubahan kembali menjadi archeon. Archea
artinya dokumen atau catatan mengenai permasalahan ”.
Selain dari pengertian di atas, arsip dapat diartikan pula sebagai “suatu
badan agency yang melakukan segala kegiatan pencatatan, penanganan, penyimpanan dan pemeliharaan surat-suratwarkat-warkat yang mempunyai arti
penting baik ke dalam maupun ke luar, baik yang menyangkut soal-soal pemerintahan maupun non pemerintahan, dengan menerapkan kebijaksanaan dan
sistem tertentu yang dapat dipertanggungjawabkan ”, Barthos 2013: 2.
Arsip adalah suatu tanda bukti, dokumen, atau warkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat, atau bangsa.
Kearsipan adalah segala kegiatan yang berkenaan dengan pengurusan arsip-arsip, baik arsip dinas maupun arsip pribadi, dari mulai penerimaan, pencatatan,
pengiriman, penyingkiran maupun pemusnahan surat menyurat atau berbagai macam warkat lainnya. Dibawah ini beberapa pendapat para ahli mengenai
definisi arsip : 1. Menurut Undang
– undang No. 43 tahun 2009 Pasal 1 ayat 3 tentang ketentuan
–ketentuan Pokok kearsipan adalah : arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan
teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi
politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan
kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara. Dengan kata lain arsip merupakan suatu bukti pertanggungjawaban dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa dan bernegara sehingga arsip perlu di kelola dan dimanfaatkan dengan baik agar keselamatan dan keamanan arsip tersebut bisa
terjamin. 2. Menurut Gie 2000: 20 yaitu arsip sebagai kumpulan warkat-warkat yang
disimpan secara teratur, berencana karena mempunyai sesuatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali. Menurut Wursanto
1991: 13 “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara teratur
berencana karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat cepat ditemukan kembali
”. 3. Rahmadeni 2012: 15 menjelaskan bahwa arsip merupakan informasi
terekam pada media tertentu dan keberadaannya lahir dari fungsi atau instansi. Informasi di dalam arsip merupakan informasi yang sangat penting bagi
kelancaran jalannya instansi, terutama dalam mendukung kelancaran administrasi dan manajemen suatu instansi yaitu sebagai sumber informasi.
2.4. Pengertian Kearsipan
