2 Arsip vital, yaitu arsip yang bersifat permanen, disimpan untuk selama- lamanya, misalnya akte, ijazah, buku induk mahasiswa, dsb.
2.16. Persyaratan Petugas Kearsipan
Seorang petugas kearsipan harus memiliki beberapa persyaratan agar dapat mengurus arsip secara profesional sebagai arsiparis. Petugas untuk mengurusi
arsip dengan baik menurut Mulyono, dkk. 2011: 39-40 antara lain sebagai berikut:
1. Keterampilan merupakan persyaratan yang harus dimiliki oleh arsiparis, ini dimaksutkan agar ia cekatan dalam menempatkan dan menemukan
kembali arsip. 2. Ketelitian dimaksudkan bahwa petugas kearsipan harus memiliki
tingkat kecermatan yang memadai sehingga dapat membedakan secara pasti kata yang sepintas sama tetapi sebenarnya tidak sama.
3. Kerapian adalah suatu sikap pandang tentang keteraturan, keberesan, ketertiban dan keapikan. Seorang arsiparis perlu memiliki sifat
kerapian berarti segala sesuatu disikapi dengan keteraturan, ketertiban dan keapikan.
Kecerdasan tidak selalu identik dengan pendidikan tinggi. Cerdas berarti memiliki tingkat pemahaman yang memadahi sesuai dengan porsi dan tugas pekerjaannya.
2.17. Tugas Bagian Arsip dan Masalah dalam Pengelolaan Arsip
Secara umum tugas pokok unit kearsipan menurut Sedarmayanti 2003: 19 adalah
1. Menerima Warkat; 2. Mencatat warkat;
3. Mendistribusikan warkat; 4. Menyimpan, menata, dan menemukan kembali arsip dengan sistem
tertentu; 5. Memberikan pelayanan kepada pihak-pihak yang memerlukan arsip;
6. Mengadakan perawatan dan pemeliharaan arsip; 7. Mengadakan atau merencanakan penyusutan dan lain-lain.
Lebih lanjut lagi Choiriyah 2007: 6 menyatakan bahwa unit kearsipan mempunyai tugas pokok:
1. Mengatur arsip di instansinya masing-masing dengan sebaik baiknya;
2. Menyimpan arsip sedemikian rupa sehingga teratur dan mudah ditemukan;
3. Memeliharamerawat arsip dengan sebaik-baiknya; 4. Menyelamatkan arsip dari bahaya kemusnahan;
5. Meningkatkan mutu pelayanan serta mutu pelaksanaan kearsipan.
Abubakar 1997: 32 menyatakan bahwa “tugas pokok unit kearsipan
adalah: 1. Pengurusan dan pengendalian surat;
2. Membuat pola klasifikasi kearsipan dan kode; 3. Mengindeks dan menunjuk silang;
4. Penyimpan berkas; 5. Penemuan kembali;
6. Pemeliharaan dan pengamanan arsip; 7. Penyusutan arsip
”. Pengelolaan arsip bukan perkara mudah. Kendala dalam pengelolaan arsip
yang pada umumnya dihadapi oleh kantor menurut Nawawi 2010: 6-7, adalah : 1. Kurangnya Pengertian terhadap Pentingnya Arsip
Dengan belum atau kurang dipahaminya pengertian terhadap pentingnya arsip, mengakibatkan berfungsinya arsip sebagai pusat
ingatan organisasi tidak tercapai, dan akhirnya tugas-tugas di bidang kearsipan dipandang rendah.
2. Kualifikasi Persyaratan Pegawai Tidak Dipenuhi Hal ini terbukti adanya penempatan pegawai yang diserahi tugas
tanggung jawab mengelolaarsip tidak didasarkan pada persyaratan yang diperlukan, bahkan banyak yang beranggapan cukup dipenuhi
dengan pegawai berpendidikan sekolah dasar. Unit kearsipan juga menjadi tempat buangan bagi pegawai-pegawai yang di pindahkan dari
unit lainnya, serta disamping itu masih ada anggapan, bahwa siapapun dapat mengerjakan kearsipan. Pegawai kearsipan yang kurang cakap
dan kurang terbimbing secara teratur mengakibatkan tidak dapat mengimbangi dalam bidang kearsipan.
3. Volume Arsip Bertambahnya volume arsip secara terus menerus mengakibatkan
tempat dan peralatan yang tersedia tidak dapat menampung lagi. 4. Pedoman Pengelolaan Arsip
Belum dimilikinya pedoman tata kerja kearsipan yang diberlakukan secara buku di suatu kantor organisasi, sehingga masing-masing
petugas melaksanakan pekerjaan tidak ada keseragaman dan tidak ada tujuan yang jelas.
5. Pengelolaan Pinjam Pakai Belum dibakukannya atau dibudayakannya pedoman tentang tata cara
peminjaman arsip di masing-masing kantor, mengakibatkan setiap pegawai meminjam arsip, tanpa adanya peraturan yang jelas.
6. Jangka Waktu Peminjaman Penggunaan arsip oleh pengolah atau oleh pihak lain yang
membutuhkan dengan jangka waktu yang lama, dan bahan kadang-kadang tidak dikembalikan. Hal ini dapat menghambat pihak
lain yang juga membutuhkan arsip tersebut.
7. Dokumentasi Arsip Tidak dapat atau sulit ditemukannya kembali arsip dengan cepat dan
tepat bila diperlukan oleh pihak lain. Hal tersebut mungkin karena belum sempurnanya sistem atau karena petugas yang belum kurang
terampil.
8. Perencanaan Pengelolaan Arsip Belum dipikirkannya mengenai rencana untuk mengadakan
penyusutan arsip di unit operasional, maupun di kantor secara menyeluruh, mengakibatkan arsip semakin bertumpuk, campur aduk
dan tidak dapat tertampung lagi.
9. Pengawasan Adanya asrsip yang diterima dan dikirim oleh suatu unit, lepas dari
pengawasan karena unit pengawasan yang telah ditentukan tidak dapat berfungsi sebagaimana mestinya.
Menurut hasil penelitian terdahulu mengenai sistem pengelolaan arsip. Terdapat berbagai macam solusi untuk mengatasi hambatan-hambatan
yang terjadi pada sistem kearsipan yang ada, diantaranya adalah: a. Perlunya penyederhanaan sistem penyimpanan agar agar lebih
mudah dipahami oleh pegawai lain, atau bila sistem tersebut memang harus dipakai, perlu dibuat petunjuk tertulis tentang
pelaksanaannya.
b. Dibuat prosedur resmi peminjaman arsip, serta pencatatan atau penggunaan formulir peminjaman arsip, agar arsip yang dipinjam
dapat dikontrol serta dapat dilakukan penilaian arsip. c. Perlunya penambahan pegawai dan pemfokusan kegiatan
kearsipan oleh pegawai yang menanganinya. d. Pemeliharaan arsip perlu ditingkatkan dengan mempertimbangkan
penyebab kerusakan arsip. Seperti memberi obat anti serangga untuk mencegah kerusakan arsip karena serangga.
Diadakan bimbingan teknis mengenai pengelolaan arsip yang baik.
2.18. Pemeliharaan, Perawatan dan Pengamanan Arsip
