BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Pengertian Sistem
Menurut West Churchman dalam Krismiaji 2002: 1 “sebuah sistem dapat
didefinisikan sebagai rangkaian komponen yang dikoordinasikan untuk mencapai serangkaian tujuan
”. Sesuai dengan definisi tersebut, sebuah sistem memiliki tiga karakteristik, yaitu:
1. Komponen, atau sesuatu yang dapat dilihat, didengar, atau dirasakan; 2. Proses yaitu kegiatan untuk mengkoordinasikan komponen yang terlihat
dalam sebuah sistem; dan 3. Tujuan yaitu sasaran akhir yang dicapai dari kegiatan koordinasi
komponen tersebut. Meskipun proses dan tujuan sistem bersifat tidak kelihatan, namun kedua karakteristik tersebut juga merupakan elemen
penting, sama pentingnya dengan elemen yang kelihatan
Pendapat berbeda diungkapkan oleh Amsyah 2005: 9 sistem disini diartikan sebagai
“suatu mekanisme yang mengatur data dan informasi mulai dari pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, penemuan kembali, penyajian,
pendistribusian kepada para manajer atau pengambil keputusan ”.
Berdasarkan pendapat diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah sekumpulan komponen yang saling bekerja sama untuk mencapai suatu
tujuan. Jika salah satu komponen dari sistem tersebut tidak berjalan dengan baik, maka tujuan yang ingin dicapai tersebut juga tidak akan sesuai dengan yang
diinginkan.
9
2.2. Pengelolaan
“Pengelolaan adalah proses yang membantu merumuskan kebijakan dan tujuan yang memberikan pengawasan pada semua hal yang terlibat dalam
pelaksanaan dan pencapaian tujuan ”. Himpunan Kamus Besar Bahasa Indonesia
2003: 534. Pendapat lain mengatakan pengelolaan sendiri artinya “upaya untuk
mengatasi aktivitas berdasarkan konsep dan prinsip yang lebih efektif, efisien dan produktif dengan diawali dengan penentuan strategi dan perencanaa
n”. Rohani 2010: 2
Pengelolaan juga bisa diartikan manajemen, yaitu aktivitas kerja yang melibatkan koordinasi dan pengawasan terhadap pekerjaan orang lain, sehingga
pekerjaan tersebut dapat diselesaikan secara efisien dan efektif. Robbins dan Mary 2010: 7. Sedangkan, menurut Daft 2006: 6 menyatakan manajemen adalah
“pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efektif dan efisien melalui perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian sumber daya
organisasi. Dari pendapat diatas dapat disimpulkan pengolahan bisa disebut dengan manajemen yaitu suatu aktivitas dalam pekerjaan yang melibatkan
beberapa orang yang di koordinasikan dan diawasi oleh pimpinan, sehingga pekerjaan dapat terselesaikan dengan baik
”. 1. Fungsi Manajemen
Fungsi manajemen menurut Daft 2006: 7 mendefinisikan menjadi empat fungsi antara lain sebagai berikut:
a. Perencanaan Planning Fungsi manajemen yang berkaitan dengan menentukan tujuan untuk
kinerja organisasi di masa depan, memutuskan tugas, dan penggunaan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.
b. Pengorganisasian Organizing Fungsi manajemen berkaitan dengan penentuan dan pengelompokan
tugas ke dalam departemen, serta alokasi sumber daya ke dalam departemen.
c. Kepemimpinan Leading Fungsi manajemen menggunakan pengaruh untuk memberikan
motivasi kepada karyawan sehingga mencapai tujuan organisasi. d. Pengendalian Controlling
Fungsi manajemen berkaitan dengan pengawasan aktivitas karyawan, pertahanan organisasi pada jalur pemenuhan tujuan, dan pengoreksian
bila diperlukan.
Menurut Hasibuan 2004: 40, fungsi manajemen adalah sebagai berikut: a. Perencanaan Planning
Perencanaan adalah proses penentuan tujuan dan pedoman pelaksanaan dengan memilih yang terbaik dari alternatif-alternatif
yang ada.
b. Pengorganisasian Organizing Pengorganisasian adalah suatu proses penentuan, pengelompokan, dan
pengaturan bermacam-macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas ini,
menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang akan
melakukan aktivitasaktivitas tersebut.
c. Pengarahan actuating Pengarahan adalah mengarahkan semua bawahan, agar mau bekerja
sama dan bekerja efektif untuk mencapai tujuan. d. Pengendalian Controlling
Menurut Harold Koontz dalam Hasibuan 2004: 41, pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan,
agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan dapat terselenggara.
Pendapat beberapa ahli diatas fungsi manajemen dapat di simpulkan menjadi empat yaitu perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
yang semuanya saling membantu dalam proses manajemen suatu organisai.
2.3. Pengertian Arsip
Kategori