2.12. Fungsi Arsip
Arsip menurut fungsinya dapat dibedakan menjadi 2 dua yaitu arsip dinamis dan arsip statis. Menurut UU No. 43 tahun 2009 yang dimaksud dengan
arsip dinamis dan arsip aktif adalah sebagai berikut : 1. Arsip Dinamis, adalah arsip yang dipergunakan secara langsung dalam
proses perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsun dalam
penyelenggaraan Administrasi Negara.
2. Arsip Statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya
maupun penyelenggaraan sehari-hari Administrasi Negara.
Selanjutnya arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan menjadi arsip aktif, semi aktif dan arsip inaktif. Menurut Widjaja 1993:
101-102, pengertian arsip aktif, semi aktif dan in aktif adalah sebagai berikut : 1. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih dipergunakan terus menerus bagi
kelangsungan pekerjaan di lingkungan unit pengolah dari suatu organisasikantor.
2. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaanya sudah mulai menurun.
3. Arsip in-aktif, yaitui arsip yang tidak lagi dipergunakan secara terus menerus, atau frekuensi penggunaanya sudah jarang atau hanya
dipergunakan sebagi referensi saja.
Sehingga dari pengertian di atas dapat diberikan pengertian bahwa fungsi arsip dapat dibedakan menjadi 2 dua yaitu sebagai berikut :
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan dan pelaksanaan kegiatan yang senantiasa berubah nilai dan
fungsinya. 2. Arsip statis, adalah arsip yang tidak dipergunakan secara langsung dalam
penyelenggaraan kegiatan ketata usahaan.
2.13. Sistem Penyimpanan Arsip
Sugiarto 2005: 51, menyatakan bahwa sistem penyimpanan pada dokumen yang dipergunakan agar kemudahan kerja penyimpanan dapat
diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut sewaktu-waktu dibutuhkan. Pada umumnya
sistem penyimpanan yang dapat dipakai sebagai sistem penyimpanan yang standar adalah sebagai berikut:
1. Sistem abjad Sistem abjad adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
susunan abjad dari kata tangkap nama dokumen bersangkutan. Melalui sistem abjad ini. Dokumen disimpan berdasarkan ururtan
abjad, kata demi kata, huruf demi huruf. Nama dapat terdiri dari dua jenis, yaitu nama orang dan nama badan.
2. Sistem Geografis Sistem geografis adalah sistem penyimpanan dokumen yang
berdasarkan kepada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini sering disebut juga sistem lokasi atau sistem nama tempat.
3. Sistem Subjek Sistem subjek adalah sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan
kepada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen sering juga disebut perihal, pokok masalah, permasalahan, masalah, pokok surat,
atau subjek. Dengan kata lain sistem ini merupakan suatu sistem penyimpanan dokumen yang didasarkan pada isi dokumen dan
kepentingan dokumen.
4. Sistem Nomor Sistem penyimpanan dokumen yang berdasarkan kode nomor sebagai
pengganti dari nama-orang atau nama badan disebut sistem-nomor numeric filing system.
5. Sistem Kronologi Sistem penyimpanan kronologi merupakan sistem penyimpanan yang
didasarkan pada urutan waktu. Waktu disini dapat dijabarkan sebagai tanggal, bulan, tahun, dekade, ataupun abad.
6. Sistem Warna Penggunaan warna sebagai dasar penyimpanan dokumen sebenarnya
hanya penggunaan simbol atau tanda untuk mempermudah pengelompokan dan pencarian dokumen. Penggunaan tanda warna
sebagai dasar penyimpanan dokumen karena warna telah digunakan sebagai suatu identitas atau ciri khas tertentu.
Mulyono, Sularso dkk 2011: 14-32 memaparkan 5 macam sistem penyimpanan arsip yang digunakan oleh berbagai organisasi, baik pemerintah
maupun swasta, diantaranya: 1. Sistem Abjad
Penyimpanan arsip dengan sistem abjad digunakan oleh sebagian besar organisasi yang volume kegiatan kerjanya tidak begitu banyak.
Penyimpanan arsip berdasarkan abjad, berarti cara mengatur penyimpanan arsipnya diurutkan menurut urutan abjad, yaitu dari
huruf A samapi Z. Jadi, semua judul diindeks berdasarkan abjad dan selanjutnya penyimpanan arsip didasarkan atas kode abjad.
2. Sistem Pokok Soal Penyimpanan arsip dengan sistem pokok soal atau sistem perihal
sistem subyek adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan pokok soal
surat sebagai
penentu penyimpanan.
Untuk dapat
menyelenggarakan sistem ini perlu ditentukan lebih dahulu permasalahan yang dihadapi sehari-hari organisasi bersangkutan.
Masalah-masalah yang akan dijadikan sebagai kegiatan utama, kegiatan pembantu, dan kegiatan lanjutan harus ditentukan sebelum
menetapkan pokok soal yang digunakan sebagai penentu penyimpanan. Dengan demikian perlu disusun daftar indeks untuk permasalahan
organisasi tersebut.
3. Sistem Tanggal Kronologis Penyimpanan sistem tanggal kronologis adalah penyimpanan arsip
yang mendasarkan atas tanggal surat atau tanggal penerimaan surat. Untuk penyimpanan arsip yang berasal dari surat masuk, kata tangkap
untuk menentukan kode penyimpanan adalah tanggal masuknya surat hal ini dapat dilihat pada cap penerimaan surat. Kata tangkap yang
digunakan untuk menentukan kode penyimpanan arsip atas dasar surat keluar, yaitu tanggal yang tertera pada surat yang dikirim.
4. Sistem Nomor Terakhir Terminal Digit Penyimpanan arsip dengan sistem nomor terakhir terminal digit pada
umumnya digunakan oleh organisasi yang mempunyai kegiatan cukup luas organisasi besar serta volume terciptanya arsip cukup besar.
5. Sistem Klasifikasi Desimal Penyimpanan arsip sistem klasifikasi desimal dikenal sebagai sistem
desimal, sistem klasifikasi atau sistem “Dewey”. Sistem klasifikasi
adalah penyimpanan arsip yang mendasarkan nomor sebagai kode penyimpanan. Kedua sistem, yaitu sistem terminal digit dan sistem
klasifikasi adalah sistem penyimpanan berdasarkan nomor kode Numeric filing. Bedanya terletak pada pemberian nomor kode.
6. Sistem Wilayah Geographic Filing Penyimpanan arsip dengan sistem wilayah adalah penyimpanan yang
dikelompok-kelompokkan berdasar wilayah kerja dari organisasi yang
bersangkutan. Pembagian wilayah dapat dikelompokan atas dasar wilayah kerja antar pulau maupun antar propinsi.
2.14. Ciri-ciri Kearsipan yang Baik
Kategori