Menulis Surat Dinas

D. Menulis Surat Dinas

Setelah mempelajari materi pokok pembelajaran berikut ini kamu diharapkan dapat: z membedakan surat dinas dengan surat pribadi z menyebutkan bagian-bagian surat dinas z menulis surat dinas berkenaan dengan kegiatan sekolah dengan sistematika yang

tepat dan bahasa yang baku.

Dalam kehidupan sehari-hari, kita tidak dapat terlepas dari komunikasi. Komunikasi tidak selalu dapat berlangsung secara tatap muka. Komunikasi sering dilakukan secara tidak langsung, baik melalui telepon maupun lewat surat. Komunikasi lewat telepon memerlukan kemahiran dalam berbicara.

Perekonomia

Dalam berkomunikasi lewat surat diperlukan keterampilan menulis surat. Kemampuan menulis surat sangat berbeda dengan keterampilan berbicara sebab dalam menulis surat harus memperhatikan aspek-aspek tertentu dan kaidah- kaidah penulisan surat yang berlaku.

Kamu atau keluargamu tentu pernah menerima surat. Surat dapat berasal dari teman, saudara, kenalan, sekolah, kantor, lembaga, dan lain-lain. Jika dikelompokkan berdasarkan pengirimnya, surat dapat dibedakan menjadi dua, yaitu surat resmi dan surat tidak resmi, atau surat dinas dan surat pribadi. Dalam pembelajaran berikut ini, kamu akan mempelajari bagaimana caranya agar kamu mampu menulis surat dinas yang berkaitan dengan kegiatan sekolah.

1. Membedakan Surat Dinas dengan Surat Pribadi Kegiatan 1

Perhatikan contoh surat berikut ini! Contoh 1

Solo, 15 Agustus 2007 Menjumpai sahabatku

Di Bandung Salam rindu,

Halo Adi, bagaimana keadaanmu sekarang? Mudah-mudahan kau dan keluargamu sehat-sehat saja. Aku dan keluargaku di Solo juga sehat selalu.

Sudah lama kamu tidak memberi kabar kepadaku. Apa kau sudah lupa denganku? Aku harap tidak. Kapan kamu akan pergi ke Solo lagi?

Aku kangen dapat bermain bersamamu lagi seperti ketika kita masih di SD dulu. Aku sangat merindukan kedatanganmu.

Salam hormatku untuk kedua orang tuamu. Sahabatmu

Anjung

Bahasa Indonesia, Bahasa Kebanggaanku Kelas VIII SMP dan MTs

Contoh 2

ORGANISASI SISWA INTRA SEKOLAH (OSIS) SMP AHMAD DAHLAN SURAKARTA Jalan Saleh 14 Surakarta Telepon (0721) 721333 Kode Pos 57714

No : 02/I/OSIS/06 16 Januari 2008 Hal : Permohonan Izin Studi Banding

Yth. Kepala SMP Mulia Sejahtera Yogjakarta

Dengan hormat, Dengan ini kami beritahukan bahwa pengurus OSIS SMP Ahmad Dahlan Surakarta bermaksud mengadakan studi banding ke SMP Mulia Sejahtera Jogjakarta. Kegiatan ini rencananya akan kami laksanakan pada,

Hari : Senin Tanggal

13 Februari 2008

Waktu : Pukul 08.00 s.d. 13.00 WIB Jumlah peserta :

15 orang siswa dan 3 guru pembimbing Sehubungan dengan kegiatan tersebut, kami berharap Bapak/Ibu Kepala

Sekolah berkenan menerima kedatangan kami. Agar kegiatan yang kami rencanakan dapat berjalan sesuai dengan yang kami rencanakan, kami tunggu surat balasan Bapak/Ibu.

Atas perhatian dan kerja sama yang baik ini, kami ucapkan terima kasih. Ketua

OSIS SMP Ahmad Dahlan Surakarta Sekretaris ttd

ttd

Abrar Zaka Uamara Nuuha Zaky Aprianata

Mengetahui Kepala Sekolah

ttd Jabier Cakra Pradana, M.Pd. NIP 132187427

Tembusan: 1. Yth. Kepala Dinas Pendidikan Provinsi DIY 2. Yth. Kepala Dinas Pendidikan Kota Surakarta

Perekonomia

Adakah perbedaan antara surat pada contoh 1 dengan contoh 2? Bila kamu baca dengan cermat surat pada contoh 1 dan contoh 2 terasa sangat berbeda. Bahasa yang digunakan pada contoh 1 terasa lebih akrab, tidak resmi, santai, dan ragam yang digunakan ragam tidak baku. Surat pada contoh 2, bahasa yang digunakan adalah bahasa yang resmi dengan menggunakan ragam bahasa baku. Selain itu, unsur-unsur atau bagian- bagian yang terdapat dalam contoh 1 juga berbeda dengan yang terdapat dalam contoh 2.

Surat pada contoh 1 merupakan contoh surat pribadi, sedangkan contoh

2 merupakan contoh surat dinas.

Kegiatan 2

Agar kamu dapat membedakan antara surat pribadi dan surat dinas, lakukan kegiatan-kegiatan berikut ini!

1. Bentuklah kelompok diskusi yang terdiri atas 4 atau 5 orang.

2. Diskusikan dalam kelompokmu perbedaan antara surat pribadi dengan surat dinas dengan mencermati kedua contoh surat di atas!

3. Tuliskan hasil diskusi seperti kolom berikut ini!

No Bagian Surat

Contoh 1

Contoh 2

1 Kop Surat/ Kepala Surat

tidak ada

Ada

2 Tanggal Surat

3 Nomor Surat

4 Lampiran

5 Perihal

6 Alamat Surat

7 Salam Pembuka

8 Isi Surat (Pendahuluan, Isi, Penutup)

9 Salam Penutup

10 Pengirim

11 Tembusan

4. Berdasarkan hasil diskusi jelaskan perbedaan antara surat pribadi dan surat resmi!

5. Bagaimana ragam bahasa yang digunakan dalam surat pribadi dan dalam surat resmi?

Bahasa Indonesia, Bahasa Kebanggaanku Kelas VIII SMP dan MTs

2 Format Surat Resmi

Ada beberapa format surat resmi, yaitu:

a. Format lama setengah lurus (Contoh I)

b. Format baru setengah lurus (Contoh II)

c. Format baru lurus

(Contoh III)

Contoh I

Kepala Surat

Nomor : Tanggal Lampiran : Hal :

Yth. ………..

…..…… Alamat Salam pembuka

…………………………… paragraf ………………………………….. pembuka …………………………… ………………………………….. paragraf …………………………... isi surat ………………………………….. paragraf ………………………………….. penutup

Salam penutup

Jabatan

Tanda tangan Nama terang NIP (bila ada)

Tembusan :

Perekonomia

Contoh II

Kepala Surat

Nomor : Tanggal Lampiran : Hal :

Yth. ……….. …..……....... Alamat

Salam pembuka …………………………… paragraf ………………………………….. pembuka …………………………… ………………………………….. paragraf …………………………... isi surat ………………………………….. paragraf ………………………………….. penutup

Salam penutup Jabatan Tanda tangan Nama terang NIP (bila ada)

Tembusan :

Bahasa Indonesia, Bahasa Kebanggaanku Kelas VIII SMP dan MTs

Contoh III

Kepala Surat

Nomor : Tanggal Lampiran : Hal :

Yth. ……….. …..……....... Alamat

Salam pembuka …………………………… paragraf ………………………………….. pembuka …………………………… ………………………………….. paragraf …………………………... isi surat ………………………………….. paragraf ………………………………….. penutup

Salam penutup Jabatan Tanda tangan Nama terang NIP (bila ada)

Tembusan :

Perekonomia

3 Bagian-Bagian Surat Dinas

Dengan memperhatikan contoh-contoh di atas, kamu dapat menyimpulkan bagaimana cara menulis surat resmi, memahami ciri surat resmi, serta bagian-bagian surat resmi. Bagian-bagian surat resmi secara terperinci adalah sebagai berikut.

a. Kertas yang dipakai selalu kertas yang berkop atau berkepala surat

b. Tanggal surat yang ditulis adalah tanggal, bulan, dan tahun Hal ini berbeda dengan surat pribadi yang selalu mencantumkan nama

kota pengirim. Mengapa nama tidak dicantumkan? Tentu karena sudah ada dalam kop surat

c. Nomor surat adalah nomor urut surat, identitas lembaga/instansi, dan tahun surat

d. Lampiran bisa ada bisa juga tidak ada. Hal ini sesuai dengan keperluan surat

e. Perihal surat berisi isi singkat maksud surat yang dikirim

f. Alamat surat diawali dengan sapaan yang terhormat ….. bukan kepada yang terhormat ………

g. Salam pembuka bersifat tetap, yaitu Dengan hormat atau Salam pembuka yang bersifat khusus, seperti Salam Pramuka, Salam Sejahtera, atau Assalamu’alaikum Wr.Wb.

h. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu pembuka, isi surat, dan penutup

1) Paragraf pembuka Penulis menggunakan kata pengantar untuk menarik perhatian

penerima surat terhadap gagasan yang akan diutarakan dalam inti surat.

Pembuka surat itu bervariasi, antara lain :

a) Dengan ini saya beritahukan bahwa ….

b) Dengan sangat menyesal saya beritahukan bahwa …..

c) Bersama surat ini saya kirimkan ….

d) Sehubungan dengan surat Saudara tertanggal ….

e) Untuk mejawab pertanyaan Saudara dalam surat tertanggal …..

Bahasa Indonesia, Bahasa Kebanggaanku Kelas VIII SMP dan MTs

2) Isi surat

Isi surat harus langsung pada sasaran dan jangan bertele-tele

3) Paragraf penutup

Dengan adanya penutup berarti pembicaraan sudah selesai Jika ada yang terlupakan biasa juga ditambahkan (NOTE BENE =