Peranan Sim Dalam Kegiatan Manajemen

II. Peranan Sim Dalam Kegiatan Manajemen

Suatu SIM Manajemen yang baik harus mampu memberikan dukungan pada proses- proses berikut : (1) Proses perencanaan, (2) Proses pengendalian, (3) Proses pengambilan keputusan.

A. Manajemen Sebagai Suatu Sistem

1. Perencanaan Pada penganalisaan kegiatan perencanaan lebih lanjut, perencanaan harus melaksanakan lima tugas pokok sebagai berikut :

1. Menentukan tujuan

2. Mengetahui kejadian-kejadian dan kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan untuk

mencapai tujuan.

3. Menjelaskan sumber-sumber dan atau bakat-bakat yang diperlukan untuk melaksanakan

tiap kegiatan.

4. Menentukan lamanya tiap kegiatan.

5. Menentukan urutannya, apabila ada, kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan.

B. Dukungan SIM pada proses perencanaan Suatu rencana merupakan suatu arah tindakan yang telah ditetapkanlebih dahulu. Rencana adalah menggabungkan antara tujuan yang hendak dicapai dan kegiatan-kegiatan yang perlu dilaksanakan untuk mencapai tujuan tersebut.

Rencana pada suatu organisasi adalah tergantung pada individu-individu yang menjadikan organisasi tersebut. Proses perencanaan akan memerlukan suatu model perencanaan, data masukan, dan manipulasi model untuk menghasilkan keluaran berupa suatu rencana. Secara ringkas, dukungan SIM pada proses perencanaan ditunjukan table 4.1

Tabel. Dukungan SIM pada Proses Perencanaan

Kebutuhan

Dukungan Sistem Informasi

Model Dukungan analitik dalam pengembangan struktur dan persamaan Perencanaan

model.

Data historis untuk analisis hubungan, perkiraan dan perencanaan Suatu penggerak model perencanaan untuk dijalankan pada suatu komputer

Data Masukan Data historis ditambah analisis dan manipulasi data untuk membangkitkan data masukan yang berdasarkan data historis

Manipulasi Model Penggunaan komputer untuk menjalankan suatu model Manipulasi data lainnya berdasarkan teknik peramalan dan

ekstrapolasi

C. Dukungan Sistem Informasi pada proses pengendalian Dukungan yang diberikan pada proses pengendalian ini mencakup hal-hal sebagai berikut :

1. Analisis perbedaan prestasi dengan standar prestasi

2. Analisis lain yang membantu dalam pemahaman perbedaan

3. Arah tindakan yang akan memperbaiki prestasi pada masa mendatang Dukungan lain dari SIM dalam proses pengendalian adalah monitor yang terus menerus dari prestasi, bukan hanya pelaporan periodik saja. Monitor dapat dilakukan berdasarkan model perencanaan ditambah konsep batasan pengendalian. Dengan demikian maka kegiatan-kegiatan dalam organisasi dapat dimonitor secara terus-menerus dan penyimpangan-penyimpangan akan segera terdeteksi. Untuk seterusnya keputusan-keputusan baru dapat dibuat untuk mengembalikan proses ke dalam batasan pengendalian. Pengambilan Keputusan dalam SIM perlu beberapa pertimbangan antara lain;

1. Unsur-unsur pengambilan keputusan Proses yang teratur untuk mengambil keputusan mengandung empat unsur :

a) Model Menunjukan suatu gambaran masalah secara kuantitatif dan kualitatif

b) Kriteria Menunjukan tujuan dari masalah keputusan misalnya untuk mencapai jasa langganan yang maksimum.

c) Pembatas Ada faktor-faktor tambahan yang harus dipertimbangkan dalam pemecahan masalah keputusan.

d) Optimalisasi Apabila masalah keputusan telah diuraikan dengan sejelas-jelasnya (model). Maka manajer menentukan apa yang diperlukan (kriteria) dan apa yang diperbolehkan (pembatas). Pada titik ini pengambil keputusan siap untuk memilih penyelesaian yang terbaik atau optimum.

2. Jenis-jenis pengambilan keputusan Dalam arti luas ada dua jenis pengambilan keputusan, yakni :

a) Pengambilan keputusan yang terprogram Jenis pengambilan keputusan ini mengandung tanggapan otomatis terhadap kebijaksanaan- kebijaksanaan yang telah ditentukan sebelumnya. Semua masalah yang sifatnya berulang dan menjadi kebiasaan sehari-hari dengan parameter- parameter yang dirumuskan dengan baik memberi kemungkinan untuk pengambilan keputusan yang diprogramkan.

b) Pengambilan keputusan yang tidak terprogramkan Jenis pengambilan keputusan ini menunjukan proses yang berhubungan dengan masalah- masalah yang tidak jelas. Masalah-masalah tersebut biasanya kompleks, hanya sebagian parameter yang diketahui dan banyak parameter yang telah diketahui mempunyai banyak hal yang sifatnya mungkin, tidak pasti.

3. Tingkat-tingkat pengambilan keputusan

Untuk menggolongkan, kita membagi pengambilan keputusan itu ke dalam tiga tingkat :

a) Pengambilan keputusan tingkat strategis Keputusan strategis ditandai oleh banyak ketidakpastian dan berorientasikan masa depan. Keputusan ini menentukan rencana jangka panjang yang mempengaruhi seluruh organisasi.

b) Pengambilan keputusan tingkat taktis Pengambilan keputusan ini berhubungan dengan kegiatan jangka pendek dan penentuan sumber daya untuk mencapai tujuan. Sementara pengambilan keputusan strategis sebagian besar mengandung kegiatan perencanaan, pengambilan keputusan taktis

c) Pengambilan keputusan tingkat teknis Pada tingkat ini standar-standar ditentukan dan hasil keputusan sifatnya menentukan. Pengambilan keputusan teknis adalah suatu proses untuk menjamin agar tugas-tugas khusus dapat dilaksanakan dengan cara yang efektif dan efisien.

4. Dukungan Sistem Informasi pada pengambilan keputusan Dukungan SIM pada proses pengambilan keputusan meliputi tiga tahapan, yaitu :

a) Penelusuran untuk pemahaman masalah, terdiri atas :

1) Usaha-usaha penyelidikan lingkungan yang memancing keputusan

2) Pengakuan adanya masalah

b) Desain untuk penciptaan pemecahan masalah, meliputi usaha-usaha :

1) Penemuan alternatif-alternatif pemecahan masalah

2) Pengembangan alternatif-alternatif pemecahan masalah analisis arah tindakan yang mungkin.

c) Pemilihan untuk pengujian kelayakan pemecahan masalah adalah melibatkan seleksi arah

tindakan dan pelaksanaannya