Pertukaran Sistem Manual Ke Sistem Komputer

III. Pertukaran Sistem Manual Ke Sistem Komputer

A. Konversi Sistem Manual ke Sistem Komputer Dalam rangka memperdalam pengertian tentang sistem informasi manajemen ( S I M ) yang menggunakan komputer, pembelanjaran selanjutnya tentang peralihan dari sistem manual ke sistem komputer, langkah-langkah yang diambil dalam konversi ini adalah langah persiapan-persiapan meliputi: (1) Uraian atau penjelasan sistemnya (secara keseluruhan), (2) Dokumen-dokumen Input, (3) Dokumen-dokumen Output, (4) Desain arsip, (5) Program logikanya (detail), (6) Program komputer, (7) Verifikasi system, (8) Dokumentasi.

1. Uraian Sistem Uraian sistem pada dasarnya merupakan suatu pernyataan tentang input, output, operasi pengolahan data serta arsip utama yang diperlukan. Tujuannya adalah untuk memperlihatkan arus informasi yang logis dan operasi-operasi logis yang perlu dilakukan untuk menjalankan desain khusus yang dipilih. Uraian sistem ini berbentuk tertulis dan berupa gambar diagram.

a. Uraian tertulis Uraian secara tertulis ini menjelaskan bagaimana sistem itu bekerja. Dalam uraian ini harus dicantumkan apa inputnya, outputnya, arsipnya, dan operasinya. Penjelasan itu harus cukup terperinci, agar para pemakainya dan para teknisi komputernya memahami operasi dari sistemnya, dan dapat menggunakan penjelasan ini sebagai titik tolak untuk membuat desain yang lebih terperinci.

b. Uraian berupa gambar Sebuah gambar atau ilustrasi memungkinkan kita untuk menyimpulkan uraian tertulis dari sistem secara drastik. Bentuk simbolis ini mempermudah analisa cepat dari pekerjaan yang harus dilaksanakan, dan memberikan gambaran menyeluruh secara visual dari seluruh operasi.

2. Dokumen Input Setelah uraian sistem selesai dibuat, perlu diperinci bagaimana informasinya harus dicatat dalam bentuk yang dapat diterima oleh komputer. Pertimbangan dalam penentuan format ini meliputi volume dari informasi, frekwensi, ketepatan dan keperluan verifikasinya, serta penanganan dari informasi tersebut. Kadang-kadang informasi itu harus diterima dalam

3. Dokumen Output Pertimbangan-pertimbangan mengenai output hampir tidak ada bedanya dengan input, hanya formatnya saja yang harus dirancang lebih cermat karena ini merupakan tujuan dari seluruh operasi ini. Manajemen khususnya hanya memerlukan dokumen output ini, dan karena sifat yang kritis ini, maka desainnya harus dilakukan dengan baik.

4. Desain Arsip Logika yang diperlukan untuk mengendalikan arus data di dalam sistem merupakan bagian dari desain sistem, dan arus ini sebaliknya bergantung pada desain dari arsip-arsip datanya, kedua langkah ini berkaitan sangat erat dan seharusnya dipertimbangkan bersamaan dengan pertimbangan antar jenis peralatan, kepastian penyimpanan, media input dan output, dan format.

5. Logika Program Meskipun ada berbagai cara dalam penyusunan logika dan mendokumentasikan program logika ini, kita akan menggunakan bagan arus, karena hal ini sudah mendominasi secara historis serta mudah untuk membuat dan memahaminya. Bagan arus program ini merupakan logika dari penyusunan program ( programmer ) mengenai ilustrasi selangkah demi selangkah bagaimana program komputer melaksanakan pekerjaannya. Ini adalah “cetak biru” dari suatu program, dan digunakan untuk mengumpulkan dan menyusun fakta-fakta agar dapat diteliti di atas kertas untuk menguraikan masalah, logika, dan pemecahannya, dan untuk menangani masalah dengan langkah-langkah yang sistematis.

6. Verifikasi Sistem Setelah program disusun dan digunakan dalam proses pemakaian, maka program tersebut disimpan dalam memory dalam bentuk binary atau bentuk yang “dapat dibaca mesin” dan siap untuk mengolah input dari terminal, menyesuaikan catatan dalam arsip

induk dalam disk, dan mencetak laporan yang diperlukan. Komputer akan melaksanakan instruksi-instruksi dari program tersebut menurut urutannya, sampai programnya berhenti. Supaya langkah ini tidak dianggap remeh, perlu diperhatikan bahwa kemungkinan dari sebuah program bekerja semestinya pada penggunaan pertama kalinya, adalah nihil.

7. Dokumentasi Dokumen yang diperlukan terdiri dari tiga jenis :

a. Bagi mereka yang menyediakan inputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai jenis input apa yang diperlukan, dan catatan mengenai input manakah yang tidak dapat diterima.

b. Bagi mereka yang menjalankan dan memelihara sistemnya, diperlukan semua dokumentasi teknis yang dihasilkan selama proses pengembangan sistem ini.

c. Bagi mereka yang menggunakan outputnya, diperlukan sebuah gambaran menyeluruh yang sederhana dari sistemnya, serta uraian yang jelas mengenai makna output tersebut, dan catatan tentang keterbatasannya.

B. Perancangan SIM Secara Umum Berbasis Komputer

1. Perancangan model Perancangan model SIM dapat dibedakan menjadi dua, yaitu :

1) Pembuatan model logik ( logical model ) Model logik digunakan untuk menjelaskan secara logik kepada pemakai tentang bagaimana fungsi-fungsi dalam SIM akan bekerja. Model logik dapat digunakan dengan menggunakan Diagram Arus Data/DAD (Data Flow Diagram/DFD)

2) Pembuatan model fisik sistem ( physical model ) Model fisik digunakan untuk menjelaskan kepada pemakai tentang bagaimana sistem secara fisik akan diterapkan. Bagan alir sistem ( system flowchart ) merupakan alat yang tepat untuk menunjukan simbol fisik yang digunakan, seperti terminal, media penyimpan, laporan dan sebagainya. Bagan alir data merupakan alat berbentuk grafis yang digunakan untuk menggambarkan aliran pemroses dalam SIM berbasis komputer.

2. Perancangan Basis Data untuk SIM Perancangan basis data secara umum dilakukan dengan menentukan kebutuhan- kebutuhan file-file dalam basis data berdasarkan DAD sistem baru yang telah dibuat dan kemudian menentukan parameter file dalam basis data. Beberapa hal penting yang perlu diperhatikan dalam rancangan basis data adalah :

a. Minimalisasi kerangkapan data ( data redundacy )

b. Dihindari terjadinya inkonsistensi data ( inconsistency data )

c. Data-data dalam basis data harus dapat digunakan secara bersama-sama ( share ability )

d. Standarisasi data untuk menyeimbangkan perbedaan kebutuhan data para pemakai

e. Pembatasan kewenangan ( privacy ) dan keamanan data ( data security )

f. Menjamin integritas data ( data integrity )

g. Menghindari terjadinya data terisolasi ( data isolation )

h. Berorientasi pada data ( data oriented ) dan bukan pada program ( program oriented )

i. Data dapat digunakan oleh pemakai-pemakai yang berbeda atau beberapa program aplikasi tanpa perlu mengubah basis data j. Data dapat berkembang dengan mudah baik volume maupun strukturnya k. Data yang ada dapat memenuhi kebutuhan sistem-sistem secara mudah l. Data dapat digunakan dengan cara yang berbeda-beda m. Independensi data ( data independenc ), baik secara logik maupun secara fisik n. Dihindari terjadinya penyimpangan ( anomaly ) dalam basis data