down, diberitahukan ke House Keeping, tamu minta menu restoran, diteruskan ke Food and Beverage, tamu meminta wake up call, ditindak
lanjuti ke operator, dan seterusnya.
4.4 Proses Check-out
Proses check-out di Hotel Pardede Internasional Medan sangatlah penting, untuk memberikan last impression yang baik dan memuaskan kepada tamu. Kesan
yang baik dan memuaskan akan memberikan dampak positif kepada tamu sehingga tamu akan berkenan untuk datang kembali lagi ke hotel.
Adapun persiapan-persiapan yang dilakukan oleh staff Front Office Department dalam menghandel tamu check-out:
a. Bell Captain
Bell captain siap di tempat, terutama yang berhubungan dengan pennugasan bellboy yang akan membantu membawakan barang tamu untuk membawakan barang-
barang mereka sampai tamu selesai membayar. Bellboy juga harus mengantarkan barang bawaan tamu sampai memasukkannya ke bagasi kendaraan.
b. Resepsionis
Resepsionis membuat sendiri catatan tersendiri di Front Desk, dengan maksud agar kamar tersebut dapat dijual kembali setelah melalui proses pembersihan
sehingga berstatus ready to sell. Tugas lainnya adalah mengisi guest history card. Di formulir itu dicantumkan semua kesukaan dan ketidaksukaan tamu, termasuk
kebiasaan khususnya. Data yang lengkap tentang tamu akan memudahkan hotel untuk memberikan layanan yang prima bila tamu tersebut datang kembali ke hotel.
c. Front Office Cashier
Front Office Cashier menyiapkan semua bilangan untuk transaksi yang dilakukan oleh tamu selama menginap di hotel sebelum tamu meninggalkan hotel.
d. Housekeeper
Begitu tanda tamu chek-out di klik, bila sudah terkomputerisasi atau ada pemberitahuan, pihak Housekeeping harus mengubah status kamar menjadi vacant
dirty. Kamar tersebut langsung segera dibersihkan dan bilamana telah selesai dibersihkan langsung diberi tahu ke Front Office.
4.5 Check-out Untuk Tamu IndividuPerorangan
Adapun penanganan check-out untuk tamu perorangan di Hotel Pardede Internasional Medan adalah sebagai berikut:
• Sebagian besar tamu yang check-out menelpon Front Desk untuk
memberitahukan bahwa ia akan segera check-out. •
Resepsionis mencatat nomor kamar dan memeriksanya ke sistem komputer. Lalu memberitahukan kepada bellboy dan memintanya untuk ke kamar
tamu yang akan check-out, dan front office cashier segera menyiapkan segala bill tamu. Disamping itu resepsionis juga memberitahu
housekeeping, room service dan telepon operator agar segera mengirim transaksi yang dilakukan tamu tersebut ke Front Desk.
• Bellboy menuju ke kamar tamu dan memberi greeting kepada tamu.
• Lalu bellboy mengambil barang-barang tamu dan menyusunnya di trolley, dan
memeriksa kembali isi kamar apakah ada barang yang tertinggal atau tidak, dan memeriksa barang-barang milik hotel apakah ada barang yang rusak
atau hilang dan juga memeriksa mini bar apakah ada yang digunakan atau tidak dan melaporkannya dengan menelpon Front Office.
• Sebelum meninggalkan kamar, bellboy tidak lupa mematikan TV,AC dan
mencabut key card dan secara otomatis seluruh alat elektrik yang ada di kamar itu akan mati, kemudian bellboy membawa tamu ke Front Desk.
• Pada saat tamu tiba di Front Desk, tidak lupa resepsionis memberikan
greeting dan senyum ramah dan menyebut nomor kamar dan nama tamu. •
Front Office Cashier akan membuat bill tamu tersebut dengan memosting di dalam mesin pencetak bill dan menyerahkan tanda lunas pembayaran untuk
diteliti oleh tamu. •
Lalu tamu memeriksa bill, bila sesuai dengan transaksi yang telah dilakukannya, maka tamu segera membayarnya
• Setelah tamu menyelesaikan pembayaran kunci pada resepsionis dan
resepsionis menyapa dengan sopan dan tersenyum ramah sambil menerima kunci tersebut.
• Resepsionis mengucapkan terimakasih atas kunjungan tamu dan
menyampaikan harapannya bahwa dilain waktu tamu tersebut berkenan kelmbali lagi dan juga mengucapkan selamat jalan.
• Bellboy mengantar tamu tersebut ke luar hotel atau kendaraannya dan
memasukkan semua barang milik tamu ke bagasi kendaraan dan meminta tamu untuk mengecek kembali apakah masih ada barang yang yang
tertinggal atau tidak.
4.6 Check-out Untuk Tamu Rombongan
