Hal ini tidak saja berhubungan dengan kepribadian resepsionis yang bersih dan rapi, tetapi juga mencakup hal-hal yang ada disekitarnya, misalnya peralatan kerja
seperti alat-alat tulis harus tersusun rapi diatur pada tempatnya. Tamu akan merasa terkesan dan merasa puas dengan pelayanan yang diberikan oleh resepsionis yang
baik, rapi dan bersih. •
Penjual yang baik
Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel. Oleh karena itu,
kuasailah informasi tentang apa yang menjadi produksi hotel anda. •
Rasa Tanggung Jawab Resepsionis yang bertanggung jawab atas pekerjaaannya selalu berusaha
menyelesaikan tugasnya dengan baik dan tepat waktu tanpa harus selalu diawasi oleh atasannya.
2.5 Peranan dan Fungsi Resepsionis Hotel
Resepsionis hotel adalah petugas yang pertama sekali memberikan kesan pertama bagi tamu yang baru tiba di hotel. Hal ini sesuai dengan pekerjaannya yang
secara langsung memberikan pelayanan kepada setiap tamu yang tiba di hotel. Karena resepsionis hotel lebih banyak berkomunikasi dengan tamu dibandingkan manajemen
hotel, maka peranan resepsionis hotel terhadapa tamu sangat menonjol.
Dalam buku Front Office Operation 1992:15, Colin Dix dan Chrish Baird mengatakan bahwa seorang resepsionis hotel harus memerankan dirinya sesuai
dengan kata DRIPS, yaitu:
•
Diplomat sebagai seorang diplomat
Seorang resepsionis yang diplomatis harus mampu mengatakan sesuatu dengan cara lugas, efektif, efisien dan ramah sehingga tamu tidak merasakan kecewa
walaupun keinginanya tidak terpenuhi. Dengan demikian, tamu dapat memahami dan maklum dengan suatu keadaan melalui penjelasan resepsionis yang baik.
•
Record Keeper penyimpan data
Kantor depan merupakan pusat kegiatan hotel dan tamu. Semua data tamu, baik yang sedang tinggal di hotel maupun yang sudah meninggalkan hotel, semua
tersimpantercatat di kantor depan. Dengan demikian, resepsionis hanya mendistribusikan laporan-laporan tamu tersebut ke berbagai departemen yang ada
di hotel. •
Information Source sebagai sumber informasi
Oleh karena front office merupakan pusat kegiatan hotel, maka di mata tamu front office adalah wakil manajemen hotel secara keseluruhan. Untuk itu, seorang
resepsionis harus dapat memahami atau menguasai informasi yang diperlukan oleh para tamu dengan cara rajin membaca surat kabar, mendengarkan radio, nonton
televisi serta media massa lainnya.
•
Psychologist sebagai seorang psikolog
Seorang resepsionis harus selalu membiasakan diri untuk mengindentifikasikan perilaku para tamu. Hal ini bermanfaat bagi resepsionis untuk menetukan cara
yang terbaik untuk berhubungan dengan tamu. Reaksi yang resepsionis berikan kepada tamu dalam berbagai situasi juga berdampak pada kesan tamu.
•
Sales Person sebagai seorang penjual
Tugas pokok seorang resepsionis, selain menyambut tamu yang tiba, adalah kemampuannya menjual kamar dan fasilitas lainnya dalam hotel.
Sedangkan fungsi resepsionis dalam pengoperasionalan hotel adalah: 1.
Menjual produk hotel dengan cara melakukan tehnik penjualan 2.
Mempromosikan produk dan fasilitas hotel 3.
Mempertahankan pengetahuan tentang produk dan pelayanan yang ada di hotel seperti harga dan fasilitas promosi, harga khusus dan lain-lain
4. Menjalin hubungan yang baik dengan tamu serta mengantisipasi kebutuhan tamu
5. Mencatat dan memproses pemesanan yang dilakukan dengan berbagai macam
media 6.
Menerima pemesanan kamar yang ada dalam daftar tunggu waiting list 7.
Memproses perubahan pemesanan kamar 8.
Mencatat metode pembayaran yang sudah di atur khusus untuk tamu rombongan dan konvensi
9. Melakukan tindakan pencegahan untuk menghindari tamu no show
10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang
menginginkan pembayaran kredit 11.
Membuat laporan reservasi 12.
Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.
2.6 Uraian Tugas Job Description Resepsionis Hotel
