10. Meminta persetujuan FOM atau finance manager untuk pemesanan kamar yang
menginginkan pembayaran kredit 11.
Membuat laporan reservasi 12.
Mengarsip data pemesanan kamar secara akurat.
2.6 Uraian Tugas Job Description Resepsionis Hotel
Uraian tugas job description pada sebuah hotel tidak lain adalah sebagai perincian, atau gambaran yang luas tentang lingkup pekerjaan, tujuan, dan tanggung
jawab yang erat kaitannya dengan jabatan seseorang dalam sebuah hotel tersebut. Selanjutnya, berdasarkan uraian tugas tersebut dapat dibuat Job Specification
atau sering disebut sebagai Person Specification, di mana dibutuhkan persyaratan keahlian atau kekhususan dan perangaipersonality tertentu untuk menjalankan suatu
pekerjaan. Adapaun keterangan-keterangan yang diperlukan dalam menyusun Job Description, antara lain adalah sebagi berikut: pelaksanaan tugas, peralatan yang
dipakai, bahan-bahan yang digunakan dalam tugas, rangkaian dan hubungan pekerjaan dengan pekerjaan yang terdekat, penjelasan tentang atasan dan bawahan
langsung, golongan dalam jabatan maupun penghasilan. Berkaitan dengan Job Description, Michael L. Kasavana 1992:64
menyatakan bahwa:
Job description is adetailed list identifying all key duties of a job as well as reporting relationship, additional responsibilities, working conditions and
necessary equipments and materials Job description adalah suatu daftar terperinci tentang semua tugas utama dari suatu pekerjaan yang juga
menyangkut hal-hal, seperti sistem hubungan dan pelaporan kerja, tugas- tugas tamnbahan, kondisi pekerjaan, bahan, dan peralatan-peralatan yang
dibutuhkan.
Sedangkan Winardi, dalam bukunya Manajemen Personalia, menjelaskan uraian tugas job description adalah sebagai berikut:
“Uraian tentang pekerjaan job description menyajikan rangkaian tentang pekerjaan, titel pekerjaan dan peralatan yang dipergunakan”.
Dari kedua pengertian di atas dapat dikatakan bahwa: a.
Job description menguraikan tentang seluk beluk suatu jabatan.
b. Job description dibuatditulis dalam sebuah formulir.
c. Job description sangat besar manfaatnya bagi operasi sebuah hotel dan khususnya
kelancaran operasi di bagian-bagian dalam departemen. Selanjutnya dapat dilihat contoh job description seorang resepsionis hotel
menengah seperti di bawah ini:
Uraian Tugas Job Description
Jabatan : Resepsionis Hotel
Seksi : Penerima Tamu Reception Section
Departemen : Kantor Depan Hotel
Bertanggung Jawab ke : Pengawas Penerima Tamu Reception Supervisor
Tugas dan Tanggung Jawab: 1.
Menjaga akurasi rak kamar jika hotel beroperasi secara manual. 2.
Memeriksa baik pesanan kamara untuk yang akan tiba check-in hari ini dan kesiapan kamarnya. Hal ini dapat dilihat pada;
• Expected arrival list
• Today’s reservation rack atau
• Reservasi koresponden
Sebelumnya kamarnya diblok kamar harus terlebih dahulu ditetapkan room assigment.
3. Menghitung jumlah kamar yang tersedia masih atau tidaknya kamar yang akan
Dijual hari ini. Hal ini sering dilakukan apabila tingkat hunian kamar tinggi. 4.
Memberi persiapan tamu VIP. 5.
Membuat persiapan tamu rombongan. 6.
Menerima tamu perorangan yang datang secara walk-in guest. 7.
Menerima tamu perorangan dengan reservation. 8.
Menerima tamu VIP. 9.
Menerima tamu rombongan. 10. Menyusun laporan rincian penjualan kamar.
11. Menyusun laporan rekapitulasi penjualan kamar. 12. Menyusun laporan tamu menginap guest in the house list
13. Menyusun laporan tamu diharapkan berangkat expected departure list. 14. Menanggapi tamu yang check-out.
15. Menangani pindah kamar room change 16. Menangani keluhan tamu guest complaints.
Catatan: 1.
Nomor 1 sampai 6 mempersiapkan penjualan kamar. 2.
Nomor 7 sampai 9 melaksanakan penjualan kamar. 3.
Nomor 10 sampai 16 melaporkan penjualan kamar.
BAB III GAMBARAN UMUM TENTANG HOTEL PARDEDE INTERNASIONAL
MEDAN
3.1 Sejarah Singkat Hotel Pardede Internasional Medan
Hotel Pardede Internasional Medan yang berlokasi di Jl. Ir. H. Juanda No.14 Medan secara resmi mulai beroperasi pada tanggal 18 Maret 1971dengan
berklarifikasi hotel berbintang 3 tiga. Hotel Pardede Internasional Medan ini merupakan salah satu Pardede
International Hotel Group PIGH yang pembangunannya dirintis dan dibiayai oleh keluarga TD. PARDEDE.
Hotel-hotel yang tergabung dalam Pardede International Group Medan PIGH antara lain:
a. Danau Toba International Hotel, diresmikan pada tanggal 1 Mei 1970
b. Mini Hotel Danau Toba Medan, diresmikan pada tanggal 16 Oktober 1970
c. Pardede International Hotel Medan, diresmikan pada tanggal 18 Mei 1971
d. Danau Toba International Cottage
e. New Belawan International Hotel, diresmikan pada 18 September 1972
f. John’s Pardede International Hotel di Jakarta, diresmikan pada tanggal 10 Juni
1973 g.
Hotel Danau Toba International Medan, diresmikan pada tanggal 10 Juni 1973
