• Bellboy menaruh barang di luggage rack, meletakkan kunci di panel.
• Seorang bellboy yang baik harus bisa menerangkan terlebih dahulu segala
fasilitas yang ada di kamar termasuk beberapa pelayanan yang bisa diberikan untuk tamu selama menginap.
• Sebelum pergi, sekali lagi menjelaskan bahwa kunci ada di panel dan satu lagi
di card holder amplop kunci, diserahkan ke tamu. •
Kembali ke bellboy station, mengisi errand card dan menyerahkannya ke captain
• Resepsionis mengubah status kamar dari vacant clean ke occupied, dan
pesan itu harus dikirim ke semua departemen terkait, misalnya housekeeping, reservation, sales office, dan GM office. Jika hotel telah
menggunakan sistem komputerisasi yang canggih, maka sudah ada informasi akan langsung tersebar ke semua departemen secara otomatis
dalam detik yang sama.
4.3 Menerima Tamu VIP
Menerima tamu penting yang biasa disebut dengan singkatan VIP Very Important Person dilakukan sedikit berbeda dengan penerimaan tamu yang biasa.
Tamu VIP adalah orang yang dianggap penting oleh pihak hotel, antara lain kepala negara, menteri, pimpinan perusahaan pelanggan, owner hotel. Penerimaan tamu VIP
akan dilakukan secepat mungkin. Bila tamu sudah melakukan pemesanan sebelumnya
maka registration form sudah disiapkan terlebih dahulu. Data diambil dari hasil koresponden saat pemesanan kamar, atau bisa juga diperoleh dari ajudan tamu
tersebut. Biasanya pimpinan pemerintahan akan mengutus ajudannya terlebih dahulu untuk melakukan pemesanan kamar. Dengan demikian maka tamu hanya akan tanda
tangan saja ketika sampai di Counter Front Desk. Registrasi bisa juga dilakukan di kamar tamu tersebut, jika tamu datang maka bisa
langsung ke kamar, tanpa ke counter depan terlebih dahulu. Adapun urutan secara terinci adalah sebagai berikut:
Guest card dan key card sudah siap sebelum tamu datang •
Mencocokkan nama tamu dengan data di reservasi •
Memastikan welcome card dan fruit basket sudah ada di kamar, ada juga hotel yang memberikan coklat atau minuman spirit sebagai amenities untuk
VIP. •
Registrasi dilakukan di kamar dan kartu identitas passpor atau KTP dan ada jaminan dari protokolnya.
• Kupon sarapan, dan kupon lain sudah dijadikan satu di guest cad, kemudian
GRO diminta untuk mengantar tamu VIP sampai ke kamar, GRO memberikan guest card kemudian sambil menyebutkan nomor kamarnya.
• Mengucapkan selamat beristirahat dan magic words
• Jika GRO mengantar sampai ke kamar, maka GRO menunjukkan cara
membuka pintu dan mempersilahkan tamu masuk terlebih dahulu.
• Bellboy dan barang antar dan bukakan pintu tamu
• Setelah pintu dibuka GRO meletakkan kunci di panel power yang
memungkinkan semua electric power terbuka, bisa menyala dan berfungsi semua mulai dari lampu, TV, jam alarm, radio, AC dan perangkat
elektronik lainnya. •
Bellboy menata barang di luggage rack dengan rapi •
GRO menerangkan kegunaan beberapa peralatan, serta fasilitas yang tersedia di kamar.
• Memberi kesempatan tamu untu menanyakan yang kurang jelas, dan
menawarkan tamu jika ada hal lain yang perlu di kerjakaan GRO maupun bellboy.
• GRO kembali ke GRO dek dan mengisi keterangan bahwa tamu sudah check-
in. •
Bellboy kembali ke Concierge counter dan mengisi errand card, setelah selesai menyerahkannya ke bell captain sebagai laporan bahwa tugas
check- in telah dilakukanya. •
Resepsionis memastikan bahwa kamar tersebut statusnya sudah berubah dari vacant clean ke occupied, menyiapkan bill, memberi keterangan tentang
special request atau pesan khusus bagi tamu tersebut ke departemen terkait, misalnya: ada pesan atau surat, disampaikan ke concierge, meminta
tambahan air mineral, disampaikan ke housekeeping, tamu tidak mau turn
down, diberitahukan ke House Keeping, tamu minta menu restoran, diteruskan ke Food and Beverage, tamu meminta wake up call, ditindak
lanjuti ke operator, dan seterusnya.
4.4 Proses Check-out
