Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Reservationist sebagai petugas reservasi di Hotel memiliki tugas mencatat pemesanan kamar hotel oleh tamu. Dalam manajemen Front Office dan reservasi tidak hanya
mengangkat telepon dan mencatat pemesanan kamar, tetapi juga memberikan informasi, menjalin interaksi, dan memberikan rekomendasi dan upselling bahkan saran untuk memilih
yang terbaik suggestion. Berikut akan dijelaskan cara menerima dan memproses reservasi :
IV.1.1. Tamu Perorangan Individual Guest
Jika pemesanan kamar perorangan dilakukan melalui telepon, langkah yang harus dijalankan adalaah:
Melakukan Greeting
Menanyakan type dan jumlah kamar yang diminta atau dikehendaki tamu yang
memesan
Menanyakan tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
Melakukan check pada reservation chart, apakah masih ada kamar yang masih kosong
Menjelaskan harga kamar dan fasilitas-fasilitasnya Apabila tidak ada kamar yang
available, untuk sementara kamar di waiting listkan, dan diberitahukan secepatnya bila ada perubahan, pembatalan dan sebagainya
Menanyakan nama tamu yang akan menginap
Menanyakan informasi-informasi lain dari si pemesan, seperti nomor telepon,
alamatnya, pembayarannya. Dalam musim penuh high season usahakan mendapat deposit
Setelah data yang diperlukan di dapat semua, ulangi sekali lagi pesanan kamar
tersebut
Mengucapkan terima kasih atas pesanan kamar tersebut
Rosda Yanti Br. Silalahi : Peranan Reservationist Dalam Menerima Dan Memproses Reservasi Kamar Di Emerald Gardenia Internasional Hotel Medan, 2009.
USU Repository © 2009
Langkah selanjutnya adalah memproses pesanan kamar tersebut, seperti memasukkan ke dalam reservation plan, chartagenda dan sebagainya.
IV.1.2. Tamu Rombongan Group Guest
Untuk pemesanan kamar secara rombongan di hotel, biasanya terdiri dari 10 kamar ke atas. Maka reservationist akan mencatat nama rombongan dan contact person yang
bertanggung jawab atas rombongan tersebut ataupun pemimpin rombongan. Formulir pemesanan di isi oleh bagian reservasi dan harus ditandatangani oleh pemimpin rombongan.
Di dalam formulir ini dicantumkan persetujuan harga yang disepakati bersama dan fasilitas yang didapatkan tamu, termasuk makan pagi atau tidak dan sebagainya. Bagian reservasi juga
akan meminta data nama tamu rombongan guna penempatan mereka ke masing-masing kamar. Adapun data-data penting yang akan ditanyakan pada saat pemesanan kamar adalah:
Nama lengkap dari tamu yang akan menginap Rincian nama tamu rombongan yang
akan menginap
Nama lengkap si pemesan, alamat dan nomor telepon Biasanya yang ditulis adalah nama pemimpin rombongan
Tanggal kedatangan dan keberangkatan tamu
Jenis kamar dan jumlah yang dipesan
Harga kamar dan cara pembayaran
Jumlah orang yang akan menginap Jumlah tamu rombongan yang akan menginap
IV.2. Cara Melakukan Reservasi Kamar
